労務管理・勤怠管理・人事管理の違い
労務管理と勤怠管理、人事管理はどのような違いがあるのでしょうか。ここでは、それぞれの管理業務の違いを解説します。
労務管理の重要性とは？就業規則・労働時間などを管理して業務改善を目指そう
労務管理とは
労務管理とは、労働に見合った賃金を支払い、福利厚生を充実させて社員が働きやすい職場環境を整備することです。労務は報酬を対価に労働力を提供する意味を持ちますが、労働に伴う業務全般を指す言葉として広く用いられています。労務管理は企業が労働基準法を遵守し、社員が安心安全に働ける環境を作って維持することが目的です。
勤怠管理とは
勤怠管理とは、社員の出退勤や休憩時間、出勤日数などの就業状況を管理することです。勤怠は、出退勤の時間や休日の日数、休憩時間などの勤務状況を指します。勤怠管理は労務管理の業務の1つで、社員を長時間労働させていないか、適切に休憩や休日を取れているかを把握し、社員の健康面の管理に役立てることが目的です。
人事管理とは
人事管理とは、自社の社員像に合った人材の採用や育成、ならびに社員の入退社の手続きを行うことです。人事は労務管理や勤怠管理と異なり、人と直接関わる業務を指します。人事管理は、社員がよいパフォーマンスを発揮できるような体制やルールを整備し、人的資本を企業の成長や目標達成につなげて企業を発展させることが目的です。
労務管理の業務
労務管理の主な業務内容は、就業規則の作成や入退者の手続きなどです。ここからは、労務管理の業務内容を解説します。
就業規則の作成
労務管理の業務内容の1つに、就業規則の作成や運用を行うことが挙げられます。就業規則とは、社員の労働時間や賃金などのルールをまとめたものです。労働基準法第89条では、常時10人以上の社員を雇用する場合は就業規則を作成し、行政官庁へ届出を行うことを義務付けています。就業規則の作成後は社内で周知させ、法改正時は修正が必要です。
※参考：e-Gov法令検索｜労働基準法
入退社の手続き
社員が入退社する際に必要な手続きは労務管理の業務に含まれます。入社時は雇用契約や保険の加入、給与の振込口座の登録などの手続きが必要です。退職時は保険の資格喪失や退職に伴う必要書類の発行、退職金の計算などの手続きが発生します。入退社で加入や脱退の手続きが必要になる主な保険は、健康保険や厚生年金保険、雇用保険などです。
安全・衛生管理
労務管理の業務の1つに挙げられるのが安全・衛生管理です。安全・衛生管理は、安全面や衛生面の観点から、社員の健康を守るために快適な職場環境を維持することを指します。社員の健康を維持するための主な取り組みは、定期健康診断やストレスチェックの実施などです。他には、ハラスメントの対策や対応も安全・衛生管理の業務に含まれます。
労働災害・労務トラブルの対応
労働災害（労災）とは、業務が原因でケガや病気をすることです。労務トラブルは各種ハラスメントをはじめ、労働時間や賃金に関するトラブルを指します。労働災害や労務トラブルが発生した場合、まずは現場の関係者からヒアリングして状況を把握することが重要です。状況を整理してから当事者の社員に対して適切な手続きを行います。
人事管理の業務
人事管理の主な業務は、人材の採用や育成、適材適所の配置などです。本章では、人事管理の主要な業務内容を解説します。
社員の採用
自社の社員像に合った人材を採用し、企業の経営に必要な労働力を確保することは、人事管理において重要な業務の1つです。人材の採用は大きく分けて、教育施設の卒業生を対象にした新卒採用と、社会人経験者を対象にした中途採用の2つがあります。いずれも年間の採用スケジュールを立て、計画に沿って書類選考や面接などを実施するのが一般的です。
配属の決定
人事管理には、社員の配属先を決める役割があります。社員のスキルや知識、適性を把握したうえで適材適所の人材配置を行うことが重要です。社員が自分のスキルや知識を業務に活かせられれば、社員のパフォーマンスを最大化しやすくなります。また、仕事へのやりがいを感じられる環境を与えることで、社員の定着率の向上も期待できるでしょう。
社員の育成
人事管理には職務や立場ごとに求められる知識や、スキルの獲得を目的とした人材育成を行う業務があります。人材育成の主な施策例は、OJTやOFF-JT、eラーニング、社内研修の実施などです。人事担当者は一方的に社員に学ばせようとするのではなく、社員が自発的に学びたくなるような体制や環境を整えましょう。
評価制度の整備
人事評価には、社員が適切な評価を受けられるように制度を整備する業務が含まれています。人事評価で用いられる一般的な指標はスキルや実績、勤務状況、職務遂行の能力、会社への貢献度などです。
既存の評価制度に不満を持つ社員がいると、周囲の社員のモチベーションや、パフォーマンスの低下につながる恐れがあります。適切な人事評価を行うには、公平で透明性のある評価制度の策定が必要です。
勤怠管理の業務
勤怠管理の主な業務内容は、社員の労働時間や残業時間、有給休暇の取得状況の管理です。それぞれの業務内容を解説します。
労働・残業時間の管理
勤怠管理において労働時間と残業時間の管理は重要な業務の1つです。社員の労働時間と残業時間を正確に把握していなければ、給与計算を間違える恐れがあります。勤怠管理を適切に行うには、社員の出退勤や休憩、時間外労働の時間を記録しましょう。また、労働時間が労働基準法に定められた範囲内であるかを確認することも必要です。
有給休暇の管理
社員の有給休暇の管理を行うことも勤怠管理の業務内容に含まれます。労働時間が適切であっても休暇の取得が不足すると、社員のパフォーマンスが下がって生産性が低下するだけでなく、ケガや病気の原因になりかねません。また、社員に付与される有給休暇の日数は勤続年数によって変動するため、1人ひとりの条件に合わせた日数を把握して適切に管理しましょう。
労務管理と勤怠管理の関係
労務管理を適切に行うためには、勤怠管理を正確に実施する必要があります。本章では、労務管理と勤怠管理の関係を確認しましょう。
コンプライアンス（法令遵守）のため
勤怠管理をしっかりと実施する理由は法令を遵守するためです。労働者を雇用する際は労働基準法に定められたルールを守り、適切な労働時間を雇用契約に反映させる必要があります。法外な長時間労働や残業は、労働基準監督署の指導や罰則の対象になりかねません。適切な勤怠管理を実施し、社員の労働時間を正確に把握できれば法令遵守のもとで労務管理を行えます。
給与を正しく支払うため
適切な勤怠管理を行うことは、労働力に見合った給与を社員へ支払うために有効です。勤怠管理のデータに間違いや例外があると給与計算を正確に行えず、社員に正しい給与を支払えません。また、給与計算では保険料や税金額の計算も必要です。残業が発生した場合、基本給以外の支払いが必要になり給与計算は複雑になります。
労務トラブルを予防するため
近年、労働者の過労死や労務トラブルの件数が増え、社会問題として取り上げられています。過労死の主な原因に挙げられるのは、法外な長時間労働を社員に強いることです。また、労務トラブルの発生は労働者による訴訟のリスクが高くなり、企業の社会的な信用力が低下する恐れがあります。労務トラブルを予防するためには適切な勤務管理を行い、社員の労働時間を適切に保ちましょう。
労務・人事・勤怠管理に関する共通の注意点
労務トラブルを予防するための主な対策として、情報管理の徹底や法令遵守などについて詳しく解説します。
情報管理を徹底する
労務トラブルを予防するには、労務管理と人事管理、勤怠管理で扱う社員の個人情報の管理を徹底することが重要です。正しい情報管理を徹底するためには社内で個人情報をどのように扱うかを決め、詳細を規定に定めておく必要があります。また、管理システムを用いて情報管理をする場合は高度なセキュリティ機能を導入し、不正アクセスや情報漏洩に備えましょう。
法令を理解し遵守する
労務管理と人事管理、勤怠管理に関係する法律には労働基準法や労働組合法、労働関係調整法、労働安全衛生法、労働契約法などがあります。法令違反が発覚した場合、罰則が科せられることも少なくありません。また、労働に関連する法律は社会情勢の変化に伴って改正が行われるため、その都度情報収集をして管理業務に反映させましょう。
常に改善点を探す
労務管理や人事管理、勤怠管理の担当者はマニュアル通りに業務を遂行するのではなく、改善点を探し続けることも重要です。業務フローを見直して効率化できる作業がないか検討することで、業務の負担を軽減できます。たとえば、前述した管理システムを導入することも業務改善につながる有効な手段です。
管理業務をシステム化するメリット
管理業務をシステム化すると、さまざまなメリットが得られます。どのようなメリットがあるのか確認しましょう。
勤務時間の管理が簡単になる
勤怠管理システムの導入により、勤務時間の管理を簡素化できます。勤怠管理システムは労働に関する法令に則した機能が搭載されており、労働時間の把握や給与の計算を正しく管理できるシステムです。
正確な勤怠管理を行えるため、給与計算や労働時間に関する法令を遵守しやすくなります。勤怠管理システムのなかでも、残業の防止や削減を可能にする機能がおすすめです。
自動化による効率性の向上
管理業務のシステム化により、人の手で行う作業を減らすことで社員の負担を軽減できます。タイムカードで社員の労働時間の管理を行う場合、カードに記録された時間を表計算ソフトに入力する手間が発生しますが、勤怠管理システムを導入すれば効率化を図ることが可能です。
たとえば、勤怠管理システムは出退勤の打刻時間のデータを自動的にパソコンへ送信でき、入力の手間を省けます。
打刻を正しく記録できる
タイムカードで労働時間を打刻する場合、打ち忘れや不正打刻のリスクがあり、正確な労働時間を記録できない恐れがあります。一方で、スマートフォンやタブレット、パソコンなどのデジタル端末を利用した打刻するシステムを導入すれば、打刻漏れを防ぐことが可能です。
勤怠管理システムのなかには顔や指紋、静脈による認証機能が搭載されており、不正打刻の防止に役立ちます。
複数拠点の管理が可能
管理システムを導入することで複数拠点での管理がしやすくなります。たとえば、社外での業務でもオフィス勤務と同様の管理が可能なため、リモートワークを導入する際の管理業務に便利です。管理システムは大きく分けてクラウド型とオンプレミス型の2つがあります。それぞれメリットとデメリットがあるため、自社に合った管理システムを選ぶことが大切です。
管理システムの主な機能
労務管理と人事管理、勤怠管理に用いられる管理システムは、製品やサービスごとに異なる機能が搭載されています。管理システムの主な機能は次のとおりです。
・勤怠管理
・人事管理
・給与管理
・入退社管理
・社員名簿、マイナンバー管理
・Web明細
・電子申請
・年末調整など
管理システムは、自社の課題の解決に役立つ機能を搭載したものを選びましょう。
管理システムを活用するポイント
管理システムを活用する際は自社に必要な機能が搭載されている、操作性が優れているなどのポイントを重視して選ぶことが大切です。
自社に必要な機能を洗い出す
管理システムを導入するにあたり、自社の課題を解決するために必要な機能を洗い出しましょう。あると便利な機能を検討するのではなく、自社が解決したい課題を基準に必要な機能を洗い出せば、不要な機能を搭載したシステムを選ばずに済みます。充実した機能があるシステムを選ぶと、その分高額な費用が発生するため、導入コストが予算内に収まるように検討しましょう。
操作性を重視する
労務管理と人事管理、勤怠管理はさまざまな法律を遵守する必要があり、業務の遂行も複雑になる傾向があります。導入する管理システムが操作しづらいとミスが発生し、業務が滞りかねません。マニュアルを見なくても直感的に操作できる管理システムを選ぶことで、ミスや労務トラブルの発生を避けられます。
自社に合う設計か確認する
管理システムは、勤務体系や就業規則に合わせて選ぶことが重要です。勤務体系や就業規則は企業ごとに異なり、管理システムに求める設計も変わります。管理システムを選ぶ際はお試しでの利用が可能な製品やサービスを選び、使用感を確かめてから契約するとよいでしょう。また、働き方改革や柔軟な働き方に対応できるシステムかどうかの確認も必要です。
セキュリティ・サポート体制をチェック
労務管理と人事管理、勤怠管理では社員の個人情報を扱うため、セキュリティ面を強化できる管理システムを選びましょう。そのなかでも、導入後も手厚いサポートが受けられるシステムを選べば、運用中にトラブルに見舞われても迅速に対応してもらえます。システムの契約前に、セキュリティとサポートが充実しているかを確認しておきましょう。
予算に合うものを選ぶ
管理システムは管理業務の効率化に有効ですが、導入と運用にコストがかかります。無駄なコストをかけないためには自社の課題と、システムを導入することで得られる効果を比較したうえで、適切な予算を設定しましょう。複数の管理システムを比較すれば、システムの導入にかかるコストの相場観を把握するのに役立ちます。
まとめ
労務管理と人事管理、勤怠管理は一見似ているようで担っている役割や業務範囲は異なります。とくに、労務管理と人事管理、勤怠管理は法令を遵守するうえで重要な役割を担う管理業務です。適切に管理できなければ労務トラブルを招く恐れがあります。管理業務を適切に行い効率化するなら、管理システムの導入がおすすめです。
タレントパレットは、採用や労務、評価などの人事に必要な機能が全て標準搭載されている人事管理システムです。人材データの分析結果を活用すれば、経営や人事戦略における高度な意思決定も行えます。タレントパレットの特徴や機能をご確認ください。