採用プロセスについて徹底解説｜よくある課題や改善方法・効果的にするポイントも紹介

2022.12.20

採用活動を行う際には、採用プロセスの熟考が重要です。採用プロセスが適切でないと、求める人材が集まらず、本採用につながりにくくなります。しかし、具体的にどのプロセスをどう改善すべきか、知りたい人は多いのではないでしょうか。
この記事では、採用プロセスの定義や課題の見つけ方、改善のコツなどを解説します。採用プロセスを改善する際の参考にしてください。

採用プロセスの意味

採用プロセスとは、採用活動における過程のことです。採用プロセスには、明確な基準がありません。通常は採用プランの立案から内定者のフォローまで、さまざまな項目が実行されます。採用者は事前に策定した自社の採用プロセスに則り、採用活動に従事することが一般的です。

採用プロセスが改善できると、人材雇用にかかるコストを削減できるだけでなく、自社に合った人材を獲得しやすくなります。

採用プロセスの一般的な工程

採用はどのように進められるのでしょうか。採用プロセスの一般的な工程を解説します。

採用計画の立案

まず、事業計画に基づく採用計画を立案します。採用計画では、募集する人材や募集人数、採用活動を行う時期、採用目的など、数値を用いて明確にしましょう。採用計画の項目を検討する際には、採用責任者だけでなく、人事担当者や面接官も一緒に行うと、より統一感のある採用計画書を作成できます。

求人募集

採用計画の立案ができたら、次は採用ターゲットの目に留まりやすい媒体を用いて、求人募集を行います。

人材を集める方法は、以下のとおり多種多様です。

・求人媒体への掲載

・人材紹介会社の利用

・ダイレクトスカウト

・リファラル採用　など

募集方法によって、効果が及ぶターゲット範囲やコストは異なります。採用活動にかけられる予算に見合った方法を検討するとよいでしょう。

情報発信

自社の存在を求職者に認知してもらうためには、採用に関連する情報発信が重要です。認知が広がれば、自社がどのような企業なのか、求職者に興味を抱いてもらうきっかけにできます。自社の特徴やビジョン、業務内容などさまざまな情報を発信することで、自社にマッチする応募者を募れる点も、情報発信の目的の1つです。

特に業務内容に関しては、求職者が「この企業で仕事をしてみたい」と思えるような、発信内容を心がけることが重要になります。「誰と・どのようなチームで・どのように仕事をするのか」、「勤めることでどのような結果を残せるのか」など、求職者が働く自分の姿をイメージしやすくなるような、情報提供が必要です。

昨今は、オンライン説明会が主流になりつつありますが、特に新卒採用では合同説明会なども行われるため、外部イベントの参加も効果的です。

書類選考・面談

応募があったら、書類や面接で選考試験を行います。選考試験で検討される点は、以下のとおりです。

・応募者が会社と同じ方向性を目指しているか

・応募者が求めるキャリアや働き方を、自社で提供できるか

・応募者が企業の求めるスキルや技術を持っているか　など

面接は採用後のミスマッチを防ぐために、採用担当者だけでなく現場の職員にも面接に参加してもらうと、さらに多角的な観点から採用の可否を検討できます。可能なら複数の面接機会を設け、候補者を判断しましょう。

新体制の定着

内定後は入職後を想定した新体制を構築し、職場環境を整えておくことが重要です。内定後のフォローがないと、内定辞退や早期離職の原因になります。入職前から新体制を定着させると、入社後のミスマッチを防ぎ、新入社員の定着率アップにつながるでしょう。

内定後は、先輩社員や内定者同士の交流会や、内定者によるアルバイトの実施など、人との直接的な交流を主体とした方法を用いたフォローアップが主流です。

採用プロセスによく見られる4つの課題

採用プロセスにはよく見られる課題があります。以下では代表的な4つの課題を解説します。

1.応募がない

応募がない場合、まずは説明会で応募者を募る必要があります。新卒採用の場合は、自社に特別関心がなくても説明会に参加しているケースが少なくありません。したがって、直接的に応募者の母数を増やす取り組みよりも、説明会そのものの参加者を増やす取り組みを行う方が、応募者を効率的に集められます。

参加者の中には、説明会の際のスタッフ対応が不適切だったことが原因で、応募につながらないケースもあるため、スタッフの細かな配慮や事前の打ち合わせなどが重要です。

2.自社の求める人材が集まらない

応募者が多く集まっても、自社の求める人材が応募しないために、選考通過者がいない場合があります。自社の求める人材が集まらない背景には、以下のような原因が考えられるでしょう。

・ターゲット層が不明瞭で、求職者に適切な求人情報が伝わっていない

・応募者への対応が不適切で、優秀な人材が応募を敬遠している

・そもそも選考基準に問題がある

自社の求める人材に応募してもらえるよう、募集媒体や募集内容の見直しが必要です。また、面接官の評価にばらつきが出ないよう、質問内容や評価基準の一貫性も求められます。

3.内定辞退者が多い

新卒応募者は複数の内定を持っていることが多いため、内定辞退は珍しくありません。内定辞退者が多く出ている企業は、内定者のアフターフォローやコミュニケーションが十分でない可能性があります。

内定辞退を防ぐには、内定者との接触機会を増やし、期待感や企業の情報などを伝えることで、質の高いコミュニケーションを取ることが重要です。

4.早期離職が多い

早期離職者が多い場合、応募者と企業の間でミスマッチが起きている可能性が高い傾向にあります。早期離職でよくある原因は、以下のとおりです。

・応募者が受け取る情報量が少なすぎた

・選考方法に間違いがあった

・入職後のフォローが足りなかった

早期離職者が多いと、採用コストが増え、現場や採用担当者の負担が大きくなります。

採用プロセスの見直す際のポイント

採用プロセスを見直す際には、どのようなポイントに着目すればよいのでしょうか。3つのポイントを以下で解説します。

採用コストが適切か見直す

採用コストとは、求人を出して人材を獲得するまでに要する費用のことです。具体的には、以下の計算式で算出されます。

採用にかかった費用÷採用人数＝採用単価

採用単価から1人あたりの採用コストを算出し、過去の採用コストと比較・分析することで、採用コストの現状を明らかにできます。結果をもとに、無駄なコストをかけすぎていないか、逆に必要なコストを削っていないかなど見直すことが重要です。なお、求人媒体に対する費用対効果に関しても、採用コストに見合っているか、測定・検討できます。