こんにちは。人事・経営に役立つメディア「タレントマネジメントラボ」を運営する「タレントパレット」事業部編集チームです。

「採用管理をエクセルで行う方法を知りたい」「採用活動を効率化したい」と考えている方は多いのではないでしょうか。採用担当者は、選考から内定までの流れの中で、さまざまな業務を遂行する必要があります。

業務に追われて、採用管理に注力する暇がないというケースは少なくありません。すべて紙媒体で管理していると、必要なデータを見つけるのに時間がかかったり、最新のものがわからなくなったりするリスクがあります。

そこで本記事では、エクセルで採用管理を行う方法を解説します。採用管理を効率化したいとお考えの方は、ぜひ参考にしてみてください。

エクセルで採用管理を行う2つの方法

ここでは、採用管理をエクセルで行う方法を以下の2つに分けて解説します。

• 自社で採用管理シートを作成する
• 採用管理シートのテンプレートを活用する

両方確認し、自社に適した管理方法を選びましょう。

自社で採用管理シートを作成する

採用管理をエクセルで行う場合、自社で一からシートを作る方法があります。作成の手間はかかりますが、項目の配置などを自由に決定可能です。自社で作成するシートには、以下のような項目を入れると進捗状況を確認しやすくなります。

• 名前
• 連絡先（電話番号やメールアドレス）
• 応募経路
• 募集職種
• 現在の選考段階（1次選考、2次選考、最終選考）
• 選考状況（日程に関する連絡の有無）
• 面接開催日時
• 面接担当者
• 合否
• 合否の連絡手段
• 採用日
• 配属先

シートを作成する際は、必要な項目だけを選ぶのがおすすめです。項目が増えるほど、管理に手間がかかります。必要な項目を把握できたら配置などを決定し、採用担当者が管理しやすいシートを作成しましょう。

採用管理シートのテンプレートを活用する

採用管理シートの無料のテンプレートを活用すれば、一から作成する必要がありません。ダウンロードしたテンプレートをカスタマイズすれば、自社の採用管理に利用可能です。項目を増やしたり、不要な部分を削除したりして、カスタマイズします。

インターネット上には、さまざまなデザインの無料テンプレートがあるので、自社に合うものを選びましょう。長期にわたって使用するテンプレートなので、吟味するようにしてください。カスタマイズに時間がかからないように、必要最低限の項目が記載してあるテンプレートを選び、後から付け足すのがおすすめです。すぐにでも利用したい方やシートの作成を簡略化したい方は、テンプレートの利用を検討しましょう。

エクセルで採用管理を行う3つのメリット

ここでは、エクセルで採用管理を行う3つのメリットを解説します。

• コストがかからない
• 応募者の情報を一覧化できる
• 分析ができる

メリットを把握した上で、エクセルで採用管理を行うか検討しましょう。

コストがかからない

エクセルを活用すれば、採用管理のコストを抑えられます。パソコンにOfficeソフトがダウンロードされていれば、導入費用や月額使用料などの追加コストはかかりません。

書類作成やデータ管理の業務で使用するので、エクセルを導入している会社は多いでしょう。そのため、社員に対して基本的な操作を教える手間も省けます。教育のコストがかからない点も、エクセルを活用するメリットです。

応募者の情報を一覧化できる

エクセルで採用管理すれば、データを一覧化できるので、チェックが容易になります。紙媒体で管理していると、履歴書や職務経歴書を一人ずつチェックしなければなりません。

一方でエクセルなら、一つのシートに多くの情報を記載できます。また関数を活用したりグラフを作成したりできるので、紙媒体よりも使い勝手が良いでしょう。採用管理の効率化を目指している方は、エクセルを利用するのがおすすめです。

分析ができる

入力したデータをもとに簡単にグラフを作成できる点も、エクセルを活用するメリットです。集計したデータをグラフにすると、視覚的にわかりやすくなります。エクセルを活用すれば、採用活動の評価などの分析もしやすくなるでしょう。

入力したデータをもとにグラフを作成することで、一目で情報を理解できるようになります。分析内容を今後に生かすことで、採用活動の取り組み方を改善できるでしょう。

エクセルで採用管理を行う3つのデメリット

ここでは、エクセルで採用管理を行うデメリットを3つ解説します。

• 複数人での編集が難しい
• 動作が重くなる可能性がある
• 入力ミスが発生する可能性がある

自社で活用するときに、許容できる範囲のデメリットかどうか確認しておきましょう。

複数人での編集が難しい

複数人で編集を行う場合、他の人の作業が終わるまで待つ必要があります。エクセルのデータは、共有すると複数人で閲覧できますが、同時編集はできない仕様です。そのため、情報をリアルタイムで共有できません。

情報の更新が後回しになり、更新漏れが起きてしまう可能性があります。また頻繁に更新を行いたくても、他の人が使っていると作業ができないので、不便に感じるでしょう。複数人で管理シートを共有する場合は「各々が使う時間を決めておく」などの、ルールを定める必要があります。

動作が重くなる可能性がある

エクセルのファイルに保存するデータが増えていくと、動作が遅くなる可能性があります。ファイルの読み込み時間が長くなったり、関数を使った際にデータが表示されるのが遅くなったりします。動作が遅いと作業がスムーズにできなくなり、ストレスになるでしょう。作業効率が悪くなるだけでなく、必要以上に時間を要して人的コストがかかる可能性もあります。

入力ミスが発生する可能性がある

エクセルで管理していると、設定していた数式を壊してしまったり、入力する箇所を間違えてしまったりする可能性があります。正しい数字が表示されないと、修正に手間がかかります。

複数人で管理する場合に、最新のファイルがわからなくなり、誤って編集したばかりのデータを削除してしまうこともあるでしょう。エクセルで採用管理を行うなら、以下のような対策が必要です。

• 数式が入っているセルを色付けして、触らないようにコメントしておく
• 更新した旨を知らせるチェックシートを作成する

ヒューマンエラーを未然に防げるように、自社で対策を考えましょう。

エクセルよりも効率的に採用管理したいならシステムの導入を検討しよう

エクセルよりも効率的に採用管理したいなら、システムの導入を検討しましょう。システムを活用すれば、エクセルよりもさらに採用活動を効率化・簡略化できます。例えば、以下のような採用にかかわる業務を効率化できます。

• 求人募集
• 選考
• 内定
• 入社

求人情報や応募者情報を管理したり、システム上で応募者とやり取りしたりすることも可能です。また、エクセルを使う場合のように採用管理シートを作成する必要もありません。システムの導入コストはかかるものの、手間をかけずに情報の一元管理ができます。

システムの導入を考えているなら、採用管理を搭載したタレントマネジメントシステムの導入をご検討ください。タレントマネジメントシステムとは、社員情報を一元管理し、能力を最大限に活かす人材配置や育成を行うシステムです。採用管理だけでなく、入社した後のスキルアップや人材配置まで支援してくれます。

システムを導入してデータ入力などの業務を効率化できれば、選考などの本質的な業務に注力できるでしょう。タレントマネジメントシステムについて詳しく知りたい方は、別記事「タレマネ」をあわせてご確認ください。

タレントパレット

採用管理システム導入する4つのメリット

ここでは、採用管理システムを導入する4つのメリットについて解説します。

• 採用活動を効率化できる
• 最新の情報を社内で共有できる
• 自動で計算や分析ができる
• メッセージの送り漏れがなくなる

採用にかかわる自社の課題を解決できる魅力的なメリットであれば、システムの導入を検討しましょう。

採用活動を効率化できる

管理をシステムに任せることで、採用活動の効率が高まります。応募者ごとの進捗情報やスケジュール管理を複数の担当者で共有が可能です。また、応募者に関するデータを入力したり、確認したりする手間も省けます。

採用業務を効率化したことにより、内定を出すまでにかかる時間を大幅に短縮できます。連絡の遅れによる内定辞退を防ぎやすくなるので、優秀な人材を確保できる可能性が高まるでしょう。

最新の情報を社内で共有できる

システムを導入すれば、採用に関わる最新情報を社内で共有可能です。紙媒体に比べると、エクセルの方が情報を見やすい状態で管理できます。しかし同時編集ができなかったり、入力ミスが起きる可能性が高かったりと、効率が良い管理方法とは言えません。情報共有がうまくいかないと、一定期間にわたり特定の担当者しかスケジュールを把握していないこともあります。

採用管理システムなら、リアルタイムで情報を社内で共有できます。採用担当者の負担が減り、選考などの重要な業務に注力できるでしょう。

自動で計算や分析ができる

採用管理システムは、集計や分析機能が搭載されているものが多いです。自動で計算されるので、数式や関数を覚える必要がありません。さらに、計算するための数式や関数を打ち込む作業も短縮できるでしょう。また、分析結果がグラフや表などで表示されるシステムもあります。自動かつ見やすい形で数値を確認できる点も、システムを導入するメリットです。

メッセージの送り漏れがなくなる

多くの採用管理システムには、メッセージの自動送信機能が搭載されています。そのため、応募者に対してメッセージを送り忘れるリスクを軽減できます。応募者が多いと、採用を担当する人数が増えてメッセージの送り忘れが起きやすくなるので要注意です。

採用管理システムで自動送信設定をしておけば、送り忘れが生じる心配を軽減できます。メッセージを送る作業がいらないため、採用担当者の負担も減ります。

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採用管理エクセルのまとめ

エクセルを活用して採用管理シートを作成すれば、業務を効率化できます。一から作成する暇がない場合は、無料のテンプレートを活用するのがおすすめです。最初から項目が入力されているので、簡単にシートを作成できます。自社に合ったシートにカスタマイズすれば、さらに使いやすくなるでしょう。

エクセルを活用すればコストがかからないため、導入のハードルが低いです。しかし、同時に編集できなかったり、入力ミスが起きる可能性が高かったりといったデメリットもあります。

採用管理をさらに効率化するなら、タレントマネジメントシステム「タレントパレット」の導入をご検討ください。タレントパレットでは、以下のような課題を解決できます。

• 活躍できる人材を採用したい
• 採用時の情報を入社後の人材配置に役立てたい
• 紙やエクセルでバラバラになっている情報を一元化したい

タレントパレットを導入すれば、無料で適性検査ができるなど、ITを使った採用力強化が実現できます。「採用のミスマッチを未然に防ぎたい」「採用業務を効率化したい」とお考えの方は、ぜひご検討ください。

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