こんにちは。人事・経営に役立つメディア「タレントマネジメントラボ」を運営する「タレントパレット」事業部編集チームです。
本記事では、企業で関心の高い昇進試験について説明します。本記事を読めば、昇進試験では従業員だけでなく企業にもメリットがありますので、正しい手順から注意点まで詳しく解説します。
昇進とは？
昇進とは、役職が上がることを指す言葉です。無役から役付きになった、肩書が上がったときに用います。似た言葉に以下の3つがありますが、昇進との違いを解説します。
- 昇給：給料が上がること
- 昇格：職能資格制度を導入している企業で等級が上がること
- 昇級：俸給表上の級が上がること
職能資格制度とは？
企業では様々な評価制度が採用されており、昇進や昇級、昇格の判断基準として用いられています。その評価制度に用いられる制度の中で、近年企業で導入が進んでいるのが職能資格制度です。
職能資格制度とは給与体系の基準となる等級を定める制度で、「職務遂行能力」の高さによって従業員を評価します。職務遂行能力とは、業務をやり遂げる時に必要とされる能力を指し、その能力が高いほど高評価となるといった具合です。
日本独自の評価制度であり、国内の多くの企業で導入されています。
昇進試験とは？実施の目的は3つ
昇進試験とは、従業員が今よりも上の役職にステップアップできるだけの能力を有するかを見極める試験です。面接や適性試験などを経て、その合否により昇進の合否が決められます。企業がこの昇進試験を実施する目的は、以下の3つです。
- 人材育成
- キャリアアップの公平性を保つ
- 幹部候補の選定
主に給与アップの目的で試験に臨む従業員は多いでしょうが、企業が試験を実施する目的を理解すれば結果に好影響を与えかもしれません。
1:人材育成
昇進試験には、企業が求める人材を育成する効果があります。サラリーマンの大半は昇進を目指しており、それが仕事へのモチベーションにつながります。
そのため、昇進しようと頑張る従業員は自ずと増えるでしょう。この頑張りが従業員の自己成長を促進し、企業力アップに役立ちます。
また昇進して役職が上がるということは、それだけ従業員が経営者側に近くなるということです。そのため昇進すると企業に対する帰属意識が高まり、仕事に対する責任感が高まるでしょう。
2:キャリアアップの公平性を保つ
昇進試験の実施は、キャリアアップの公平性を示す指標になります。どうやれば昇進できるのか、公平な基準がなければ従業員は安心して働けません。昇進基準が不明確では、「なんであいつが昇進したんだ」「どうして自分は昇進できないんだ」というように、従業員から不満の声が挙がるでしょう。
また、上司や経営トップの主観や個人的な意見で昇進・降格が決められる可能性も考えられます。しかし、昇進試験を設けて昇進の指標を示せば不安や不満の声を減らして、キャリアアップの公平性が保てます。
3:幹部候補の選定
企業にとって昇進試験は、幹部候補を選定する場でもあります。昇進を重ねれば、いずれは管理職となり経営陣の仲間入りです。企業はこの管理職に適した人材が誰かを昇進試験で見極めています。
昇進すれば部下を率いるポジションに就き、役職が上がるほどポジションの責任も重くなっていくでしょう。そのときに、企業トップは幹部候補の資質を見定めています。
昇級試験の実施手順を解説
昇級試験に臨む際は、実施内容や手順を知っておいた方が得策です。昇進試験の主な実施手順は、以下のとおりです。
- 適性検査の実施
- 面接
- 小論文の提出
- 人事考課
1:適性検査の実施
最初に実施されるのが適性検査です。以下の3つの検査方法で昇進する役職をこなせるだけの適性があるかが判断されます。
- 能力適性検査：業務推進能力の見極め
- 性格適性検査：性格の評価と診断
- 指向（態度）適性検査：数値化しにくいパーソナル面の診断
各検査の実施内容は以下のとおりです。
能力適性検査 | 課題処理をさせて力量を測る（記述試験の場合もあり） |
性格適性検査 | 口頭質問、または筆記による心理テスト |
指向（態度）適性検査 | 口頭質問、または筆記による適性検査 |
なお、指向（態度）適性検査を性格適性検査に含んで同時に検査する企業も多いようです。
2:面接
一定役職以上の昇進試験では、経営者や役員との面接が実施されます。担当者が質問すべき事項は、以下の7つです。
- 面接者の基本情報（所属部署、主な職務など）
- 面接者の実績
- 所属組織が抱えている課題
- その課題解決に向けたビジョン
- 自社の経営方針について
- 不正や各種ハラスメントが発生した場合の対処法
- 客観的な目で正当な人事評価ができるか
また、面接ではどうしても主観的意見に左右されやすくなります。そのため以下の点に注意しながら、面接を進めましょう。
- 一貫性のある質問をになっているか
- 本音を引き出せているか
- 面接官の方の話が多くなっていないか
- 容姿など、判断が話の内容以外に影響されていないか
- 一貫性のある評価ができているか
- 主観による好き嫌いで判断していないか
3:小論文の提出
小論文で重要視するのは、以下の3点です。
- 課題の発見
- 解決策や懸念点を見つけ出す力
- 解決に導く能力の有無
小論文のテーマは「今抱えている課題は何か、それをどう解決するか」という流れになります。そのため、キーワード選定とゴールの設定が重要なポイントです。これを軸として、小論文テーマでおすすめしたいのは以下の4項目があります。
- チームワーク
- 職務上における自身の役割
- コンプライアンス
- マネジメント
4:人事考課
人事考課は昇進の合否を最終決定する場です。人事考課は担当者による主観的評価となってしまう可能性があるため、正当な評価を歪めてしまう事態を避けなければなりません。人事考課で重要な視点は、以下の3つです。
- 業績考課：対象者の成果や業績がどれほど企業に貢献したかの評価
- 能力考課：対象者が持っているスキルや能力の評価
- 情意考課：対象者の仕事への情熱や態度に関する評価
人事考課では、これらの考課の視点として適している規定を設定した上で、公正な評価を下す必要があります。また客観的に判断するため、これまでの人事考課も加味しましょう。
昇級試験の活用だけにとどまらない、企業のあらゆる情報を分析・活用
昇級試験の人事考課では、人事部が管理している人事データが重要と言えます。公正な評価を下すためにも、データの信憑性は不可欠です。
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【担当者】昇進試験における注意点を解説
昇進試験は従業員のモチベーションを上げ、自己成長が見込める大事な政策です。そのためにも、従業員が評価する就職試験でなければなりません。そこで、昇進試験における注意点を4つ紹介します。
- 主観はNG
- ツールを活用した正確な評価を行う
- 合格基準を正確に決定・共有
- 試験実施後はフィードバックを行う
主観はNG
昇進試験の合否判断は、担当者の主観的意見に影響されがちです。そのため主観的意見に左右されないための工夫が必要です。
また人事評価で偏りが出やすいのは、以下の意識が働くからです。
- 目立った特徴に引きずられて、ほかの評価が正しくできない
- 第一印象に引きずられてしまう
- 自分の意見と合う人を高く評価し、そうでない人を低く評価する
この3つは無意識に持つ人間の性質です。そのためこれらの点を念頭に置けば、多少は主観的意見から抜け出せるでしょう。
ツールを活用した正確な評価を行う
ツールを活用して従業員のスキルや勤務態度などの情報を管理する方法もおすすめです。人的管理では時間と労力がかかるため、マネジメントシステム等のツールを使えば簡単に管理できます。
数値化した人材データが多いほど、主観的意見による評価を避けて正確な評価に近づけることが可能です。
合格基準を正確に決定・共有
昇級試験に参加する経営陣や担当者は、合格基準を共有する必要があります。そうしないと、主観が判断をゆがめてしまい、公正な判断ができなくなってしまうでしょう。まずは、以下のように昇進させたい人物像を列挙します。
- 十分な実績や功績がある
- 周囲から「仕事ができる」と認められている
- 周囲から好かれているが、嫌われることを恐れない強さもある
- 企業の考えや方針を理解している
人物像の各条件を測る基準値を決めれば、合格基準が完成するという流れで進めましょう。
試験実施後はフィードバックを行う
昇進試験後は合否に関係なく、結果を本人にフィードバックしてください。特に昇進できなかった場合は、その理由を丁寧に説明して次回の昇進試験に活かせるアドバイスが必要です。
昇進試験は役職者を増やすことが目的ではありません。人材を育成して、企業力をアップすることが目的です。
昇進試験でモチベーションを下げる従業員が増えてしまうと、企業力アップどころか低下させてしまいます。従業員や企業の成長のために組織的にサポートを実施し、モチベーション低下を防ぎましょう。
まとめ
昇級試験は、従業員だけでなく企業にとってもメリットが高い制度です。昇進試験を受けたい従業員が増えれば、企業力アップにつながります。しかし、受けたいと思わせるには合格基準を明確化して、チャレンジしやすい環境を整備する必要があるでしょう。
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