人事管理データベースの概要

最初に人事管理データベースの概要と、近年あらためて重視されるようになった理由を解説します。

人事管理データベースとは

人事管理データベースとは、社員の人事情報やスキルなどを蓄積したデータの集合体のことです。社員の基本情報だけではなく、採用時の性格検査や人事評価、能力などを網羅した情報を可視化することで、戦略的な人事が可能になります。

人事管理データベースが必要な理由

近年では、大企業を中心に人事管理データベースを構築することが増えています。生産年齢人口の減少で優秀な人材が限られることや、システムの普及により人材のスキルが可視化しやすくなっていることがこの背景にあります。

人事管理データベースがあれば、情報を可視化して共有、分析ができます。うまく活用することで、人的リソースの適正配置や優秀な人材の確保などが実現します。

人事管理データベースを構築する目的

人事管理データベースを構築すると人事業務の効率化だけではなく、生産性向上や業績アップも実現できます。

人事データの可視化・共有

1つのデータベースに全ての社員データを蓄積することで、簡単に人事データの可視化・共有ができます。現在の社員数や管理職比率、人材の過不足などをすぐに把握できるため、戦略的な人事計画の立案に役立てられるでしょう。人事や管理職の業務効率化も期待できます。

適切な評価と適正配置の実現

人事管理データベースの構築により、感覚や個人の判断に因らない正当な評価ができます。個人のスキルを適切に判断できれば、人的リソースの適正な配置も可能です。働き方改革の推進にもつながることでしょう。

優秀人材の確保

社員を正当に評価して、自身の強みやスキルを活用しようと働きかければ、会社へのエンゲージメント向上につながります。社員のモチベーションも高まり、優秀な人材の流出を防ぐことができます。

人材育成

社員のスキルや資格、勤務状況などを可視化できるため、個人だけではなく部署の強みや弱みも把握できます。欠けたスキルを補うためにフォローアップ研修などを行うなど、適切な人材育成も可能です。

業績アップ

人事管理データベースで適切な人材配置を行えば、生産性向上や業績アップも期待できます。隠れていた課題なども露見することもあり、経営改善などにも活用できるでしょう。

業務の効率化

人事管理データベースでデータを集約・管理すれば、人事評価業務の工数削減につながります。社員に関する情報をすぐに閲覧・活用できるため、欠員が出た場合でもすぐに適切な人材の補充ができるでしょう。

人事管理データベースで設定すべき項目

人事管理データベースは、人材情報を網羅することが重要です。ここでは、データベースに設定する項目を具体的にみていきましょう。

氏名、住所などの基本情報

氏名、住所、入社年月日などのほか、勤務地、採用区分、最終学歴、家族情報などの基本的な情報は、自社に必要な要素を全てデータ化しておきます。LGBT（レズビアン、ゲイ、バイセクシャル、トランスジェンダー）など、ダイバーシティにも配慮した情報設定を行うようにしましょう。

職務情報

所属部署や役職、等級、現在担当している仕事、目標・ミッションといった職務情報は、どのような経歴をたどってきたのかがわかるように情報を掲載します。変更があった場合は速やかに更新しましょう。

勤務状況

勤務実績、勤務時間数、有給休暇の取得状況など、勤務状況に関するデータも入力しておきます。人事上の課題抽出や社員満足度の計測、離職率把握などの参考になります。

人事評価情報

評価名、評価者、評価点数、評価ランクなどの人事評価情報も重要なデータです。どの部署で評価がどう変わったかなどを把握できると、適正配置につながります。デリケートなデータであるため、閲覧権限を設定するとよいでしょう。

スキル・資格情報

語学力や保有資格、スキルレベル、前職などの情報は、人材育成や適材適所の配置に役立ちます。業務のアサインメントや人事評価などにも有意義なデータとなるでしょう。

マインド情報

社員のモチベーションやエンゲージメントなどのマインド情報もあれば、離職の防止、生産性向上につなげられます。上司との1on1ミーティングや定期的なES調査などが有効です。

人事管理データベースの導入方法

人事管理データベースを導入するには自社で構築する方法と、既存のサービスを利用する方法があります。下記にて詳しく解説します。

自社で人事管理データベースを構築する

人事管理データベースを自社で構築すると、自由度の高い自社に最適なデータベースになるメリットがあります。自社に必要な項目を事前にしっかりと検討して、運用体制やルールを決めておきます。更新が頻繁になるため、作業が容易にできることも重要です。セキュリティ対策も万全にしておきましょう。

人事管理データベースのサービスを導入する

このほか、人事管理データベースを提供しているサービスを利用する方法もあります。導入時から汎用的な機能が搭載されているため、すぐに活用できることでしょう。セキュリティやサポート体制も専門家による対応なので、安心感が高まります。

人事管理データベースシステムの選び方

人事管理データベースシステムのサービスを利用するなら、以下の点に注意して選ぶようにしましょう。

機能

人事管理データベースには、情報を可視化する基本的な機能のほか、さまざまな機能が搭載されています。目的に合わせて項目を調節できるカスタマイズ機能や分析機能など、サービスによって使える機能が異なるため、自社の目的や環境に合った機能で選ぶようにしましょう。

費用

人事管理データベースシステムにはクラウド型とオンプレミス型があります。またサービスや搭載する機能によって、初期費用や毎月のランニングコストが変わります。コストを抑えながら最大限の効果を得られるよう、コストパフォーマンスを意識して選ぶとよいでしょう。

クラウド型かオンプレミス型か

クラウド型は初期費用を抑えられるものの運用コストがかかり、自社に適したカスタマイズが難しい特徴があります。一方のオンプレミス型は、初期費用はかかるものの自社流にカスタマイズしやすい点がメリットです。自社の目的や予算、リテラシーなどに合わせた選択が必要になります。

高いセキュリティ

人事管理データベースでは個人情報を扱うため、外部への流出を防ぐなどセキュリティ機能が高いものを選ぶようにしましょう。社内の閲覧権限などを設定できるものやアクセスログを残せるものなどで、セキュリティ対策を講じることが重要です。

簡単な操作性

社員の誰もが簡単に操作できることも重要な選択ポイントです。ユーザビリティや操作性が悪ければ、なかなか定着しません。またある程度自由にカスタマイズできるサービスだと、利用度も高まります。

利便性の高さ

店舗や工場などの現場でもフル活用できるマルチデバイス対応など、利便性の高さも見逃せないポイントです。実際に使う人から、事前にニーズを聴取するのもよいでしょう。

まとめ

人事管理データベースを構築・導入すると戦略的な人事を行えるだけでなく、生産性向上や業績アップも期待できます。社員を正当に評価できるようになるため、エンゲージメント向上や優秀な人材の確保にもつながります。自社で構築するほかに外部サービスを利用する方法もあり、専門性の高い機能や充実したセキュリティ機能などを活用できます。

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