人事査定は、社員のモチベーションを左右するうえに、企業の運営にも大きな影響を与えます。人事査定を行うなら正しい知識を身につけ、適切な方法で実施することが大切です。本記事では、人事査定の目的や大まかな手順とともに、ポイントや注意点などを解説します。ぜひ参考にしてください。
人事査定とはどのような取り組み？
人事査定とは、自社で働く社員の能力、成果、貢献度を可視化し、ランクを分けて給与をはじめとする処遇に反映する取り組みです。あらかじめ一定の基準を定め、数値で評価します。人事査定で決定した評価は給与だけでなく、配置、昇進、人材育成の資料としても活用可能です。
また、人事査定は社員にとっても重要であり、適正に実施する必要があります。人事査定の具体的なやり方は企業によってさまざまですが、基本的にはどの企業でも実施しており、必要不可欠な取り組みです。
人事査定の類義語
人事査定の類義語としては、人事評価や人事考課などがあります。人事評価とは、人材の育成や成長を特に意識している評価制度です。一方、人事考課は処遇の決定のために各社員の能力や成果などを調査し、把握することを表しています。ただし、処遇への反映そのものは含んでいません。
人事査定、人事評価、人事考課の定義は厳密には異なりますが、一般的にはいずれも同じ意味で用いられる場合が多いです。
人事査定を実施する目的
人事査定にはどのような目的があるのでしょうか。ここでは、人事査定を実施する目的を解説します。
仕事へのモチベーションや意欲を高める
人事査定は、社員を適切に評価し、待遇に反映してモチベーションや意欲を高めることが目的です。人事査定を適切に実施できれば社員の意欲や実際の貢献度も高まり、企業の利益向上にもつながる可能性もあります。
一方、努力して活躍しているにもかかわらず目に見える評価や対価が得られないと、社員のモチベーションや意欲は低下します。そうでなければ、企業の利益につながるような貢献は期待できません。
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最適な人材マネジメントにつながる
人事査定によりそれぞれの社員の能力、成果、貢献度などを正確に把握できれば、最適な人材マネジメントの実現も期待できます。最適な人材配置、育成、キャリア支援なども可能です。各社員に合わせて最適な人材マネジメントを実現できると、社員エンゲージメントも高まりやすくなります。
人事査定の大まかな手順
人事査定はどのように行うのでしょうか。ここでは、人事査定の大まかな手順を解説します。
1.評価の実施
社員それぞれの業務におけるパフォーマンスを正確に評価するには、実際の実績を調査する必要があります。具体的な調査項目は、業績、能力、行動の3つです。企業が客観的な調査を実施するだけでなく、自己評価シートの活用により社員自身の成果に対する意識も把握しましょう。
社員に自己評価を求める際は、人事査定における評価基準も事前に示すことが大切です。評価基準を理解したうえで自己評価に取り組めば、人事査定の結果とのズレが生じにくくなります。自己評価における客観性も維持しやすくなるでしょう。評価のために必要な事前準備については後述するため、併せて参考にしてください。
2.評価の反映
評価を終えたら、結果を処遇に反映させましょう。評価の結果は、給与と賞与に反映する企業が多い傾向です。
給与への反映方法
人事査定の結果は、給与へ反映するパターンが一般的です。給与のうち基本給は本給と仕事給に分かれており、人事査定の結果は仕事給に反映します。仕事給は各社員の働きぶりや貢献度によって決まるため、人事査定の結果に大きく左右される部分です。本給は勤続年数に応じて決まる場合が多く、人事査定による評価が影響するケースはあまりありません。
人材査定における評価が前回より上がれば、仕事給も増やすパターンが通常です。一方、評価が前回より下がると、仕事給を引き下げる場合もあります。ただし、評価に応じて上限なく仕事給を増やせば、人件費の予算を超える可能性があるでしょう。
そのため、本給と仕事給の割合をあらかじめ設定しておく必要があります。なお、勤続年数が長い社員が増えるほど、本給にかかる人件費が膨らむ点にも注意が必要です。人事査定の結果を予算内で的確に反映するには、さまざまな状況をシミュレーションして方法を検討しなければなりません。
賞与への反映方法
賞与は企業の業績によって総支給額が決定され、人事査定の結果に基づいて各社員に分配される仕組みです。あらかじめ基本給の何か月分を支給するか決めている企業が多く、数値化した人事査定の結果を掛け合わせて計算しています。賞与に人事査定の結果を反映するための計算式は「賞与 = （基本給 × 評価係数）」です。
また、人事査定の結果をポイント制で表し、ポイント数に応じて総支給額を割って分配している企業もあります。どの方法を採用するとしても、賞与の分配の基準を社員全員に周知することが大切です。周知を徹底しないと不満が生じやすくなります。
3.本人へのフィードバック
人事査定の結果と処遇へ反映する具体的な内容について、各社員にフィードバックしましょう。社員自身が期待していた評価や処遇とは異なる場合、不満が生じる可能性があるため要注意です。不満を減らすには、該当する社員が納得できる説明をする必要があります。
フィードバックの方法は、文書または面談による通知です。いずれの方法を選択するとしても、社員が不満を抱いた際にも前向きに捉えてもらえるよう、工夫を取り入れなければなりません。
文書でのフィードバック方法
文書でフィードバックする場合は、自己評価の内容と照らし合わせ、最終的な人事査定の結果に至った理由をテキストで示します。評価が高い部分は具体的に何がよかったか伝え、評価が低い部分は客観的な意見や課題とその改善点を伝えてください。
いずれについても、具体的に解説すると評価の正当性が理解されやすく、社員のモチベーションも維持向上しやすいでしょう。ただし、テキストだけで説明するため、言い回しや言葉の選択には配慮する必要があります。誤解を与えそうな表現や否定的な意見は避けましょう。文書に目を通した社員が内容を前向きに捉えるための工夫が求められます。
面談によるフィードバック方法
面談でフィードバックする場合は、上司による面談を実施し、社員と対面して人事査定の結果を伝えます。伝える内容は、基本的に文書でフィードバックする場合と同様です。評価が高い部分と低い部分について、それぞれ理由やアドバイスなどを客観的に伝えます。
直接対面して説明すると具体的な内容を伝えやすく、社員の反応を確かめながら臨機応変なフォローが可能です。ただし、面談の場では、主観的・感情的になりやすいという注意点もあります。特に、社員が人事評価の結果に不満を感じると、主観的・感情的な意見を述べる可能性も高くなるでしょう。
その場合も、評価を押しつけるのではなく、客観的で具体的な理由を説明する必要があります。冷静に対応し、納得を得られるよう努めるべきです。なお、日ごろから上司と部下の信頼関係を築いておくと、説明に納得してもらいやすくなります。
人事査定で評価を実施するための準備
人事査定の評価のためには準備が必要です。以下でどのような準備をすればよいか解説します。
評価項目の設定
人事査定の評価項目は、本人の業績、能力、行動の3つに大別できます。担当業務、立場、段階などをもとに評価項目を組み合わせ、人事査定につなげましょう。業績、能力、行動の3つの評価項目について、具体的な内容を以下で解説します。
1.業績
業績の項目では、人事査定の対象期間中に生じた社員自身の成果を評価します。他の項目よりも数値で客観的に評価しやすいため、本人の納得を特に得やすい項目です。
しかし、業績の項目は結果を重視しているため、成果を出していない社員は評価されません。社員が成果を出そうと努力していたとしても、具体的な成果がなければ評価がつかない仕組みです。よって、成果を重視するあまり、社内ルールを無視する社員が発生する恐れもあります。
業績の有無のみで人事査定を行うと、成果を出せなかった社員からの反発や、モラルの低下につながるリスクがあるでしょう。そのため、他の項目とともに評価し、総合的に人事査定の結果を決めることが大切です。
2.能力
能力の項目では、社員自身の能力を把握して評価します。社員の能力を的確に把握するには、共通の基準が必要です。能力にはさまざまな種類があるため、すべてを評価するのではなく、自社にとって重要な能力を評価しましょう。
たとえば、行動力、コミュニケーション能力、提案力などさまざまな能力があるため、事前に基準を定めて公開しておくと偏った評価を防げます。そもそも、自社がどのような人材を優秀とするのか明らかにすることも大切です。企業が求める能力の種類やレベルが明確であれば、人事査定の結果に正当性が生まれます。
3.行動
行動の項目では、成果を生み出すための行動や仕事に対する姿勢などを評価します。成果に至るまでのプロセスに対する評価です。成果ではなく行動量を数値化して評価するため、たとえば、新入社員など成果を出しにくい段階でも高く評価される可能性があります。評価の対象の例をあげると、営業件数、アポイント獲得数、企画書の作成数、データ処理数などです。
たとえ行動が利益につながらなくても、他の社員と比較して行動量が多ければ評価の対象になります。業績や能力で社員の努力を評価しきれない場合も、適切に評価することが可能です。
評価基準の設定
客観的に評価するためには、評価基準の設定が不可欠です。人事査定の評価基準は、人事評価尺度基準と呼ばれています。人事評価尺度基準には種類があり、社内で共通している「共通設定基準」と、等級や段階に応じて決まる「個別設定基準」の2つです。
評価する際は社員自身の情報と人事評価尺度基準を照らし合わせ、ランク付けします。ランクを数値で表したものを評価係数と呼び、S～Dや5～1などで示す場合が多いです。個別設定基準を細かく設定すれば、各社員を評価する際に手間もかかります。ただし、それぞれに合わせた評価がしやすくなり、結果に納得してもらえる可能性が高いです。
また、人事評価尺度基準を基にして、到達度に応じてランク付けする方法は絶対評価にあたります。他の社員との比較によって評価する相対評価を採用している企業もありますが、絶対評価の方が納得を得やすく不満も出にくいでしょう。
評価方法の選定
人事査定の評価方法は、評価基準を設けてランク付けする方法以外にも複数あります。自社の利益につながる人事査定を実現するには、自社に合う方法を選ぶことが大切です。評価方法としては、たとえば以下のものがあります。
・MBO（目標管理制度）：年度ごとに目標を設定し、達成度に応じて評価する
・OKR（目標と成果指標）：全体目標をもとに各社員が目標を設定し、達成度を評価する
・コンピテンシー評価：代表となる社員を選出し、その社員を基準にして評価する
日本の企業は、MBOを採用していることが多くあります。また、OKRやコンピテンシー評価は、人材育成に力を入れたい企業が積極的に取り入れています。
人事査定を適切に実施するポイント
人事査定を適切に実施するには、何を意識すればよいのでしょうか。以下で詳しく解説します。
評価内容を公開・周知しておく
人事査定には、それぞれの評価が大きく影響します。評価の内容が明確でなければ、人事査定の結果に不信感や不満が生じる可能性が高くなるでしょう。評価の項目や基準を事前に明確にし、公開・周知することが大切です。誰でも確認しやすくするため、文書にまとめるとよいでしょう。
評価の項目や基準が明確になっていると社員自身が目標を設定しやすくなり、能力の向上にもつながります。
公平なだけでなく柔軟に査定を実施する
評価や処遇への反映においては公平性が重要です。担当者によって評価が異なる場合や、社員によって処遇への反映に差があったりすると、不満が生じる原因になります。基準を統一し、公平かつ客観的な査定を実現しましょう。
ただし、基準に従うだけでは貢献度を正確に評価できないケースもあります。評価に値するなら基準にない項目でも反映できるよう、ある程度の柔軟性が必要です。
今後につながるフィードバックを心掛ける
人事査定の結果は、必ずフィードバックしましょう。フィードバックしないと、社員が人事査定の結果について理由を把握できません。その結果、誤解を招いてトラブルに発展するリスクもあります。
フィードバックにおいては単に人事査定の結果を伝えるだけでなく、今後の業務に前向きに取り組めるような配慮が必要です。人事査定は処遇への反映が主な目的ですが、適切に実施できると今後の利益や人材育成にも役立ちます。人事査定により明らかになる課題や期待をポジティブに伝え、社員の仕事に対するモチベーションを引き出しましょう。
人事査定における注意点
人事査定では、気をつけるべき点もあります。ここでは、人事査定の注意点について解説します。
時間と労力・コストを要する
人事査定はすべての社員を対象とするため、時間と労力・コストがかかります。適切な人事査定を実施するには評価基準の設定、処遇の見直し、フィードバックなどが必要です。人的リソースとスキルも必要であり、担当者の負担が大きくなります。
しかし、簡素化すれば社員から納得を得にくくなる恐れがあり、手を抜けません。担当者の負担を減らすには、人材の能力や成果を可視化できるマネジメントツールの活用をはじめとし、人事査定を効率化するための工夫が必要です。
労働者のモチベーションに大きく影響する
人事査定の評価が低い場合、社員のモチベーションが下がる原因になります。社員が人事査定の結果に納得できないと、仕事に対するやりがいを失うだけでなく、離職につながる可能性もあるでしょう。人事査定の結果に納得してもらうには、評価基準の明確化が重要です。加えて、フィードバックやフォローにも力を入れる必要があります。
処遇への反映には限度がある
人事査定においては評価を処遇に反映させますが、評価が高い社員が想定より多いと予算を超える可能性があります。人件費の予算をあらかじめ決めている企業が多いため、処遇への反映についても限度を決めておくべきです。たとえば、最高評価の人数を制限したり、処遇の上限を決めたりする方法があります。
人事査定の適正化にはツール活用がおすすめ
人事査定は、正確に実施しないと逆効果になる恐れがあります。人事査定に問題があれば、社員のモチベーションが低下する可能性もあるでしょう。また、人事査定は時間と労力がかかるうえに、社内リソースが不足していると適正化が困難です。働き方の多様化により、公平な評価も難しくなりつつあります。
人事査定に課題がある場合は、人事マネジメントツールの活用がおすすめです。評価をシステム化し、人事査定にかかる時間、労力、人的リソースなどの削減につながります。エンゲージメント向上や人材育成などにも役立つため、幅広く活用できるでしょう。
まとめ
人事査定は、社員の処遇を決めるために必要な評価です。成果だけでなく、社員の能力や行動なども評価の対象になります。人事査定の結果について社員の納得を得る必要があるため、フィードバックやフォローにも力を入れましょう。
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