こんにちは。人事・経営に役立つメディア「タレントマネジメントラボ」を運営する「タレントパレット」事業部編集チームです。
「日報の提出率が下がってきた」「日報を書かない部下の心理を知りたい」「部下が日報を書きたくなる方法はないだろうか」とお悩みの方が、いらっしゃるのではないでしょうか。1,000人のビジネスパーソンを対象に行われた調査によると、日報の活用に成功しているのは、全体の約4割という結果が出ています。半数以上の企業は、日報の活用に苦戦している状況です。
そこで本記事では、日報を書かない人の心理について解説します。また、日報を書くモチベーションを高める方法とサポート方法も紹介します。日報を書かない人の心理を理解した上で、アプローチする方法がわかるので、人材や業務の管理にお悩みの方はぜひ参考にしてみてください。
日報を書かない人の4つの心理
私たちが日報を書いてほしい理由があるように、部下にも日報を書かない事情があります。具体的な日報を書かない人の4つの心理は以下です。
- 日報を書く必要性を感じていない
- 日報に書くべき内容がわからない
- 日報を書く時間がない
- 行動を管理されたくない
部下の心理を理解して、日報を書いてもらえるようスマートに促すために詳しく見ていきましょう。
日報を書く必要性を感じていない
社員が、日報を書く必要性を理解していない場合があります。日報を書く意味を伝えないと、強制的に書かされていると認識する社員もいます。「日報を書くことに時間を割くなら、他の業務のひとつでも片付けたい」と思っている社員もいるでしょう。また、業務の相談やアドバイスが記載されているのに返答しないと、さらに日報を書く意味を見失います。
社員には、日報が業務の品質向上とレベルアップのための手段であることを認識してもらいましょう。日報がなぜ必要なのかを理解していないと、日報を書くことが面倒に感じてしまいます。社員によっては、必要性が感じられない日報に貴重な時間を使うことを苦痛に感じることもあります。
日報を書く意味がないと感じている社員にメリットを伝えたい方は、別記事「日報意味ない」をあわせてご確認ください。
日報に書くべき内容がわからない
日報に何を書いたら良いのかわからず、困っている社員もいます。特に新入社員は、日報に必要な項目や書き方がわからず、悩んでしまうでしょう。初めて書いてもらう場合は、見本を用意するのがおすすめです。
一方で、日報を書き慣れた社員は、振り返りの内容が恒常化しやすいです。同じような内容の日報になるのを改善したくても、どのようにすべきかわからず、悩んでいることがあるでしょう。そのような社員には、業務の中に「新たな試み」を毎日一つ取り入れることを提案してみてください。
新入社員とベテラン社員どちらにも重要なことは、業務の一つひとつに問題意識を持って取り組むことです。問題点の発見や気づきを得ることで、日報に何を書いたら良いか困りにくくなるでしょう。
日報を書く時間がない
日々の業務に追われ、日報を書く時間がない場合があります。業務のスケジュールを決めていても、時間通りに動けない日もあります。商談が長引いたり、予定よりも資料作成に時間を要したりすることは多いでしょう。
1日の終盤の疲れたタイミングで日報を書くと、社員によっては精神的にも肉体的にもストレスになることがあります。解決策としては、日報を業務の合間に少しずつ書くことです。メモ書き程度でも書いておけば、まとまった時間を奪われず、最終的に手直しするだけで日報が完成するでしょう。時間がなくて忙しい社員には、業務の合間に日報を書くことを提案しましょう。
行動を管理されたくない
行動を管理されることに抵抗感がある社員もいます。特に時系列で業務内容を報告するタイプの日報は、監視されている感覚に陥りやすいです。日報は、業務の改善や個人の成長を促すためのものであり、行動の管理が目的ではありません。
時系列での報告が向いていない社員がいるなら、コミュニケーションを取りましょう。負担に感じない書き方を聞いたり、提案したりするのがおすすめです。時間軸で行動を報告せずとも、気づきや解決策などの他の重要項目があれば、日報を書く意味は満たされます。
また、信頼関係を構築できていないことが原因で、社員が行動を管理されたくないと思っている可能性もあります。日報の書き方を再検討する際は、社員の声を取り入れるようにしましょう。
日報を書かない人のモチベーションを高める4つの対応
ここでは、4つの対応方法を紹介します。
- 日報を書く目的を伝える
- 成果や取り組みを褒める
- すみやかにフィードバックする
- システムを導入する
日報を書かない人のモチベーションを高めるには、承認欲求を満たしてあげることが重要です。また「日報を書くのはめんどう」という、モチベーションを下げる要因を取り除くことも必要です。日報を書かない人のモチベーションを高める方法を詳しく見ていきましょう。
日報を書く目的を伝える
部下に日報を書く目的を理解してもらい、ネガティブなイメージを取り除きましょう。「日報なんて書く意味がない」「日報に書くことなんてない」という気持ちは、目的を知らないために生まれやすいです。日報を書く目的として、以下の5つが挙げられます。
- 業務の振り返りのため
- 業務の進捗管理のため
- ノウハウの蓄積のため
- 上司からのアドバイスをもらうため
- 直接言いにくいことを相談するため
日報を書くと、当日の業務の振り返りや進捗管理ができるだけでなく、過去の業務まで遡って分析することが可能です。また、PDCAサイクルを回した結果が記録として残るため、ノウハウが蓄積されていきます。
日報はコミュニケーションの手段としても有用で、直接伝えにくいことをテキストベースで相談や確認ができます。上司からのアドバイスもテキストとして残るため、フィードバックを読み返せるでしょう。部下に日報の目的を明確に伝え、必要性を認識してもらうことが重要です。
成果や取り組みを褒める
成果が出たときや、チャレンジした内容について褒めましょう。注意や反論ばかりしてしまうと、部下の日報に対するイメージがネガティブになります。社員が失敗しても、改善しようと動いた結果であれば、新しい試みを評価することも必要です。
部下が上司に認められている認識があると、業務に対して能動的にアプローチする自信がつきます。思いついたアイディアを実行したり、提案したりする意欲が湧いてくるでしょう。積極的に社員の良いところを見つけて褒め、日報を書くモチベーションを高めましょう。
すみやかにフィードバックする
部下は、日報を送った後の反応を待っているため、早めにリアクションしましょう。ただし、複数の部下をかかえながらの状況では、すぐに反応するのが難しいこともあります。立て込んでいる場合は、取り急ぎ「日報を読んでいるサイン」を送るだけでも効果があるでしょう。
例えば「ご報告ありがとうございます。」と返信したり、スタンプなどで簡単に反応したりするのがおすすめです。一度返信することで、部下から一方通行と感じられることを防げます。取り急ぎリアクションをとっていれば、問題解決のアドバイスやフォローアップは、別日に面談を設けて対応するなどできるでしょう。
日報の活用がうまくいかない企業の特徴として、リアクションがなく、一方通行になっていることが挙げられます。部下は、何らかの反応が得られることで安心できるため、フィードバックは速やかに行いましょう。
システムを導入する
日報のストレスを軽減するためには、システム導入が効果的です。日報は日々のタスクだからこそ、可能な限り時間を短縮させて、簡単に記録できる仕組みづくりが重要です。日報の形式は、メールやクラウドで管理できるツールなどさまざまなタイプがあります。
例えば、1分〜5分ほどで簡単な質問に定期的に答えてもらう「パルスサーベイ」を採用した日報のかたちもあります。パルスサーベイとは、毎日・毎週などの必要な頻度に合わせて、社員や業務の状況を確認するために行う調査です。また、書き手の承認欲求を満たすために、ポイント制を提案しても良いでしょう。ポイントが増えていくことで、ゲーム感覚で仕事を楽しむ要素が出てくるため、部下のモチベーションアップにつながります。
業務改善のための環境を整えるには、システム導入を検討することがおすすめです。弊社が提供している「タレントパレット」には、有益な情報を共有してくれた方に対して、サンクスポイントを付与できるシステムが備わっています。ポイント付与と同時に、簡単なコメントを加えることが可能です。例えば「A社の情報共有、大変助かりました。」などと、自由にコメントを入れられます。ぜひ、お気軽にお問い合わせください。
日報を書かない人をサポートする3つの方法
日報を書かない人の心理は理解しても、どのようにアプローチしたら良いかわからない方もいるでしょう。ここでは、日報を書かない人をサポートする方法を紹介します。
- 書くべき項目を伝える
- テンプレートを用意する
- 日報を書く時間を確保する
日報に必須の項目を伝えたり、テンプレートを用意したりすると、書くことに対するハードルを下げられます。日報を書かない人へのサポート方法を詳しく見ていきましょう。
書くべき項目を伝える
日報に必要な項目を伝え、何を書いて良いかわからない社員をフォローしましょう。必要な項目がわかると、日報が書きやすくなります。日報に書くべき具体的な項目は、以下の通りです。
- 本日の目標
- 業務内容・成果
- 反省点
- 所感
- 明日の目標・課題
書くべき項目を提示して部下を導くことで、日報の内容が統一されます。日報を書く社員だけでなく、読む立場の方のストレスを軽減できます。日報に書くべき項目について詳しく知りたい方は、別記事「日報メール」をあわせてご確認ください。
テンプレートを用意する
日報を書かない人をサポートするには、テンプレートを用意するのがおすすめです。形式が決まっていると、何を書いたら良いか迷うことがありません。また、何がどこに書いてあるかも明確になるため、日報を読む側のストレスも軽減できるでしょう。
目標や業務の反省点など、必要な項目を選んでテンプレートを作成しましょう。インターネット上には、無料で利用できるテンプレートもあります。自社で使いやすそうなものをピックアップし、利用してみましょう。日報のテンプレートを使用したい方は、別記事「日報例文一覧」をあわせてご確認ください。
日報を書く時間を確保する
部下の日報を書く時間を確保してあげましょう。日報を書く時間がなくて悩んでいる社員もいます。忙しくて時間が確保できないという部下には、1日のスケジュールに、日報を書く時間をあらかじめ組み込んでもらいましょう。
例えば、20分の日報作成時間をスケジュールに入れておくなどです。まとまった時間が取れないなら、メモすることも提案しましょう。発見やアイディアは、思いついたタイミングで書かなければ忘れてしまうこともあるため、備忘録としても有効です。業務終了前に、スキマ時間に書いたメモの内容を日報に記載すれば提出ができるため、負担を軽減できます。
まとめ
社員が日報を書かない原因として、「作成方法を理解していない」「ネガティブなイメージを持っている」などが挙げられます。
対策として、テンプレートを用意したり、日報を書くモチベーションを高めたりすることが重要です。モチベーションの維持には「日報作成が面倒」「一方通行だと感じる」といった、ネガティブなイメージを取り除く必要があります。
日報作成の負担を軽減したいなら、システムの導入がおすすめです。タレントパレットには、1on1機能で、部下との面談内容を時系列で蓄積できるシステムがあります。業務の進捗確認や部下の体調などをオンラインで管理できるため、毎日日報を提出してもらう代わりに、活用できます。日々のストレスを軽減するだけでなく、データ分析も行いたい企業は、ぜひ導入を検討してみてください。