モチベーションが高い社員が増えると、企業にさまざまなメリットをもたらします。社員のモチベーションが高い状態を維持するには、モチベーション管理が必要です。本記事では、モチベーション管理の方法を模索している企業に向けて、モチベーションが下がる理由やモチベーション管理の方法などを解説します。モチベーション管理のポイントもまとめているため、ぜひお役立てください。
モチベーション管理とは
モチベーション管理とは、社員がモチベーションを高く保つために働きかけながら管理する方法です。モチベーション管理に取り組まないと、社員のモチベーションが下がった際に適切な対応ができません。
社員のモチベーションが下がった場合、業務に支障をきたしたり生産性が下がったりするリスクがあります。離職や業績悪化などのリスクを避けるには、モチベーション管理が不可欠です。
モチベーションが企業に与える影響とは。メリットから上げる方法まで解説
モチベーション管理とやる気の違い
モチベーションとよく似た言葉として「やる気」があります。やる気とは、自ら積極的に物事を成し遂げようとする意欲のことです。それに対してモチベーションとは、物事に取り組む動機づけを示しています。つまり、やる気を出すためにはモチベーションが必要です。モチベーションがあれば、物事に進んで取り組もうという気持ちが生まれるきっかけになります。
社員のやる気が高まると、仕事の成果も出やすくなるでしょう。そのためにモチベーションを高める必要があり、社員のモチベーションを維持するには適切なモチベーション管理が重要です。
モチベーションが下がる原因
モチベーションは、なぜ下がるのでしょうか。ここでは、モチベーションが下がる原因について解説します。
仕事に魅力や充実感などを感じない
仕事に魅力を感じたり充実感を得たりできず、社員のモチベーションが低下しているケースがあります。具体的には、仕事にやりがいがない場合や、仕事を頑張っているのに満足できない場合などです。このような状態が続けば社員のモチベーションは低下し、努力して成果を出そうという気力も下がります。
仕事に対する社員の希望を確認していない企業や、定期的な面談を実施していない企業などでは、このような状況が生じている可能性が高いです。また、人事評価のフィードバックを行っていない企業も、社員が仕事に対して魅力を感じられず、モチベーションが低下している恐れがあります。
待遇や処遇への不満がある
社員が待遇や処遇に不満をもっている場合も、モチベーションの低下につながります。努力して働いているにもかかわらず待遇や処遇が十分でなければ、仕事に対するモチベーションは自然と下がるでしょう。
たとえば、仕事量が多くて給与が低い場合や、目標を達成しても昇進や昇給がない場合などです。また、人事評価の結果の通知やフィードバックが行われず、社員自身が評価を確認できないパターンもあります。なかには、人事評価制度そのものがなく、昇進や昇給の基準がわからない企業もあるかもしれません。
このような状態では社員が不満や不安を感じやすく、モチベーションが大きく低下する原因になります。
人間関係に問題が生じる
人間関係の悪化も、社員の仕事に対するモチベーションを下げる原因の1つです。仕事を進めるには必ず社員同士の関わりが必要であり、人間関係に問題が生じると安心して働ける環境ではなくなります。特に上司や先輩などとの人間関係が悪化した結果、離職に至るパターンも少なくありません。
社内の人間関係についてトラブルが生じる理由はさまざまです。たとえば、社内や部署内におけるコミュニケーション不足や、ハラスメントの横行などがあげられます。業務上で対立が多く生じているにもかかわらず、まとめ役が不在で収拾がつかなくなっているケースもあるでしょう。また、企業によっては人種、性別、職種などの差別が生じている場合もあります。
このような問題は、モチベーションの低下だけではなく、社員の体調やメンタルにも不調をきたす可能性が高いです。問題を解決するには風通しのよい職場環境を目指し、社員同士のコミュニケーションの機会を増やす必要があります。
労働環境に不満がある
労働環境が劣悪な場合も、モチベーションが低下する原因になります。たとえば、長時間労働や残業が常に発生していたり、サービス残業が強要されたりしている状況です。また、休憩時間が少ない場合や休日出勤が多い場合も、労働環境に問題があるといえます。有給休暇を取得しにくいケースも同様です。
さらに、仕事上、ケガや疾病の原因となる危険性があるにもかかわらず、対策が講じられていない職場も劣悪な労働環境に該当します。このような労働環境では社員に負担やストレスがかかるため、努力して仕事に取り組もうという気持ちはなかなか生じません。労働基準法に抵触している可能性もあるため、現場の状況を把握して早急な改善が必要です。
モチベーションの2つの種類
モチベーションを大別すると、外発的動機づけと内発的動機づけの2種類あります。それぞれについて解説します。
外発的動機づけ
外発的動機づけとは、他者から受ける影響のことです。報酬、評価、人材教育などが該当します。「アメとムチ」も外発的動機づけに含まれますが、取り入れるなら適切に使いこなさなければなりません。
たとえば、社員を褒めた後は、仕事に対する意識をさらに向上させるため、よりハードルの高い仕事を与える方法があります。ただし、必要以上に評価しないよう注意しましょう。何でも評価すると、小さな成果に対しても社員が処遇を求めるようになるためです。また、社員が失敗を恐れて萎縮しないよう、必要以上のマイナスな評価も避けた方がよいでしょう。
社員の外発的動機づけについては、日常的にチェックすることが大切です。「ムチ」として細かいチェックを行い、そのうえで「アメ」として評価や処遇を与えましょう。これにより、適切なモチベーション管理を実現できます。
これで上手くいく。モチベーションタイプの種類と具体的な活用方法
内発的動機づけ
内発的動機づけとは、社員自身の前向きな気持ちや信頼性などです。優位性は外発的動機づけよりも高いため、モチベーション管理の施策を講じる際は、内発的動機づけを優先する必要があります。内発的動機づけをうまく活用すると、社員のモチベーションを維持向上できるでしょう。
そこで注目したいのがモチベーションマネジメントと呼ばれる方法です。モチベーションマネジメントでは、社員の仕事に対するモチベーションが生じる要因を把握し、モチベーションを高めるために働きかけます。モチベーションマネジメントの軸は、内発的動機づけです。内発的動機づけを重視すれば、外発的動機づけよりも高い成果を得られる可能性があります。
ただし、なかには外発的動機づけの方が効果的な社員もいるため、それぞれの社員にとって最適な働きかけを模索すべきです。
モチベーション管理を導入するメリット
モチベーション管理を導入すると、どのようなメリットがあるのでしょうか。以下で具体的に解説します。
生産性の向上が期待できる
モチベーション管理を行えば、社員の仕事の生産性が向上する可能性があります。仕事に力を入れて取り組もうという動機が生まれ、社員が意欲的に働きやすくなるからです。モチベーション管理が成功した場合、従来以上に熱心な仕事ぶりを見せる社員が増えるでしょう。
仕事に対して高いモチベーションをもつ社員が増えると、業務効率も高まります。また、社員個人の生産性だけでなく、各部署や企業全体の生産性の向上にもつながるでしょう。
離職率の低下を図れる
適切なモチベーション管理により社員の要望や期待を企業が理解すると、本当に必要な待遇やサポートを用意できます。待遇や職場環境に対する不満が解消され、社員にとって働きやすい職場になるため、離職率の低下につながるでしょう。
社員が仕事に対して感じるやりがいや面白さなどは、内発的動機づけに直結します。内発的動機付けを重視したモチベーション管理に取り組めば、社員の満足度やエンゲージメントも向上する可能性が高いです。
人材管理が容易になる
モチベーション管理に力を入れて社員の意識を正確に把握できれば、社員が問題を抱えていても、適切な対策が可能になるなど、人材管理にも生かせます。
社員が仕事に対して不満をもっている場合、業務内容の変更を上司に提案したり部署の変更を打診したりできます。また、企業の将来を社員が不安視しているなら、企業理念や企業方針とともに自社の経営状態を具体的に伝えると、安心して働けるようになるでしょう。社員の意識を個別に理解すれば、より効果的な働きかけを実現できます。
適材適所な人材配置が可能になる
モチベーション管理を行うと、それぞれの社員の能力や適性についても的確に把握できます。その結果、社員の特徴を理解したうえで適切な人材配置を実現可能です。能力や適性を生かせる業務を担当できるため、社員はより高いパフォーマンスを発揮できます。
自分に合う仕事がしたいと考える社員は多く、希望が叶ったことでモチベーションが向上する可能性も高いでしょう。適材適所への人材配置は、社員の成長意欲や組織に対する貢献意欲を高める効果も期待できます。
モチベーション管理の方法
モチベーション管理は、どのように行えばよいのでしょうか。以下で詳しく解説します。
データを集め可視化する
モチベーション管理をするには、まずモチベーションに関するデータを集めて可視化しましょう。たとえば、アンケートを実施して結果を集計する方法があります。設問の例をあげると「仕事に満足できているか」「部署内の人間関係は良好か」「待遇に不満はないか」などです。
アンケートは数字で答えられる形式にしましょう。ただし、幅広い意見を集めるには、社員の不満や意見を必要に応じて書き込めるようにするべきです。社員自身が改善案を記載できるようにすると、モチベーション管理に役立ちます。
モチベーションマネジメントの効果とは。具体的な取り組みや実施の流れを解説
不満や要望に対する施策の実施
アンケートで集めたデータを集計し、仕事や人間関係の問題を解決するための施策を立案しましょう。施策の案を出す際は、基本的にモチベーションの向上を重視する必要があります。
たとえば、人員配置や目標設定などの施策を取り入れるのもおすすめです。また、人事評価制度やすべての社員を対象とする、フォローアップ研修などの導入も検討しましょう。さらに、人事主導の定期面談や役員面談なども、モチベーション管理の施策の候補となります。複数の案を出し、状況に応じて実施してください。
施策を振り返り検証する
施策に取り組んだ後は、それぞれの社員のモチベーションがどのように変化したか振り返ります。複数の施策を実施した場合、効果が高い施策と低い施策をそれぞれ把握しましょう。結果だけでなく、理由についても掘り下げて検証することが大切です。そのうえで、施策の効果をさらに高めるにはどうすべきか考えましょう。
施策の実施とその後の検証は、何度も繰り返して行う必要があります。モチベーション管理は、データを集める段階から検証・検討までを1つのサイクルとして捉えましょう。
モチベーション管理のポイント
適切なモチベーション管理のためには、さまざまなことを意識しなければなりません。以下でポイントを解説します。
叱るコツを知る
モチベーション管理においては、社員を叱るコツを押さえる必要があります。社員を叱る場合、上司としての素質が重要です。社員との関係を壊さずに問題点を指摘し、よりよい方向に導かなければなりません。
そのためには、問題が発生したタイミングですぐ叱ることが大切です。また、叱る環境にも気をつけましょう。基本的に部署外で、誰にも見えず声も聞こえない場所で指摘する必要があります。社員が叱られたことを引きずらないような工夫も重要です。なお、別の社員のモチベーションも低下させる叱り方も避けなければなりません。
仕事の内容を褒める
社員が成果を出した際は、なるべく細かい内容を挙げて褒めましょう。プロセスや取り組み方など、具体的に何がどのようによかったか伝えることが大切です。そのように褒められると、社員は自分の仕事ぶりを上司がよく見てくれていると感じます。上司からの評価が達成感につながるため、仕事に対するモチベーションも上がる可能性が高いです。
なお、部署内の社員全員の前で褒めたほうがよい場合もありますが、個別で褒めた方がよい場合もあります。状況に応じて褒めるタイミングを分けましょう。
現在と将来を伝える
社員教育や面談においては、現在と将来の2つの視点を意識する必要があります。社員が担当している仕事の重要性や必要性とともに、将来はどのような選択肢があるか示すことが大切です。
自分自身の将来についてイメージできれば、社員が自ら明確な目標を設定して目の前の仕事にも取り組めるようになります。社員自身が決めた目標は、大きな内的動機づけになるでしょう。それにより、仕事に対するモチベーションを高められます。
モチベーション管理システムの導入や外部研修も検討
モチベーション管理においては、システムや外部研修の活用も効果的です。以下で詳しく解説します。
モチベーション管理システム
モチベーション管理システムとは、モチベーション管理のために必要なさまざまな機能を備えるシステムです。導入するとモチベーションの効率化を図れます。具体的には、社員のモチベーションを把握するためにかかる時間や手間の省略が可能です。その分の時間や手間は、集めたデータの分析や社員の理解などに充てられます。
システムに搭載されている主な機能は、アンケート機能や性格診断機能などです。ただし、システムには複数の機能があり、実際に選ぶシステムによっても搭載されている機能に違いがあります。自社が必要とする機能が搭載されているか確認したうえで、システムを選びましょう。また、操作性が高く、自社の社員がスムーズに利用できるシステムを選ぶことが大切です。
モチベーション管理研修
適切なモチベーション管理を実現するには、モチベーション管理研修の実施も効果的です。モチベーション管理は、主に上司や人事担当者などが主導します。ただし、モチベーションを高めるには内発的動機づけが重要であり、社員自身の考え方や行動を変化させることも重要です。社員自身に働きかける方法として、モチベーション研修やモチベーションアップ研修が挙げられます。
研修では、社員自身がこれまでの仕事について振り返る機会を設け、特にモチベーションが高くなったタイミングを洗い出してもらいましょう。結果として、社員自身の内発的動機づけを高めるきっかけを把握できます。また、どうすればモチベーションをコントロールできるかについても確認が可能です。
まとめ
社員が仕事に魅力を感じていない場合や人間関係や労働環境に問題がある場合、モチベーションが低下するため注意が必要です。モチベーション管理は、仕事の成果を高めたり、離職を防止したりするために役立ちます。適切なモチベーション管理にはコツがあるため、今回解説したポイントを押さえて取り組みましょう。
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