こんにちは。人事・経営に役立つメディア「タレントマネジメントラボ」を運営する「タレントパレット」事業部編集チームです。

「面談と面接って何が違うの？」「面談はどうやってやればいい？」「面談をする時の注意点を知りたい」とお悩みの方が、いらっしゃるのではないでしょうか。

面談は面接とは異なる性質があります。そして面談の種類によって目指すゴールが違うので、きちんと区別してやり方を理解しておかないと、目的を達成できないかもしれません。

そこで本記事では面談の意味と具体的な流れについて解説します。

面談の流れがわかったところで、実施の注意点についても解説しています。面談の意味を理解し人事採用に活用したい方は、ぜひ最後までお読みください。

面談の意味とは？面接との違いを解説

面談とは直接会って話すことを意味します。どちらも、電話やメールではなく同じ空間の中で対面で話すのが基本です。面接と面談は似ているようですが、実は異なる性質や目的があります。大きな違いは合否があるかないかという部分です。面接は応募者の中から人材を選ぶために行うので、企業の募集条件に見合うか選定し合否を出します。主導権は企業側が握っており、応募者が企業側の質問に答える流れです。

一方面談は、人材の選考を前提としていないので合否を決めません。双方の情報を共有しながら互いの理解を深める場としています。面談の場合は対等な立場で双方向の意見を交わす形なので、どちらか一方だけが質問し続けるような一問一答式ではやり取りしません。身構えることなくリラックスした雰囲気を大切にします。

面談は通常、候補者と担当者が直接対面して行われますが、近年ではビデオ通話などを利用したリモート面談も一般的になってきました。面談と面接の違いについて詳しく知りたい方は、別記事「KW：面談面接違い」をあわせてご確認ください。

面談の主な種類と実施する意味

面談のタイプは、目的や活用シーンによって主に2つに分かれます。1つは新たな人材確保に向けた社外面談です。

• カジュアル面談
• リクルーター面談
• 内定者面談

この章で紹介する中では、この3つが社外面談にあたります。2つ目は社内にいる人材に向けて、成長を助けたり育成方針を決めたりするために活用する社内面談です。面談の目的はそれぞれ違いますが、相互理解を深める場であることは共通しています。違いを1つずつ紹介していきます。

カジュアル面談

カジュアル面談とはその名の通り和やかな雰囲気の中で行われる面談のことで、自社に関心がある人材に対して行う社外面談です。企業側と求職者が近い距離感で、仕事内容や社風に関して伝える場として活用します。まだ評価や採用には関連しないので、よりリラックスした雰囲気の中でやり取りできることが特徴です。

職業やキャリアに関連しない話題を話すこともあり、面談を通して企業側と求職者のコミュニケーションをより深められます。カジュアル面談を行う際は、面談者にリラックスしてもらうために採用とは一切関係ないことをあらかじめ伝えると、より有意義な時間にできるでしょう。

リクルーター面談

リクルーター面談とは、企業内の社員が同じ出身大学の後輩などと面談することをいいます。主に新卒採用の時に実施する社外面談です。学生と企業とが早い段階から接点を持つことで自社の魅力をアピールしたり、優秀な学生を獲得するための参考にしたりします。

リクルーター面談は、自社に適した学生を見つけるための重要な場です。OB・OGを中心とした大学訪問もリクルーター面談に該当します。

内定者面談

内定者面談は採用予定者に向けて、勤務条件の詳細や入社後の流れ、業務に関する情報を説明する場です。採用予定者が企業にわからないことを質問したり、入社前の不安を解消したりできる場でもあります。

認識の違いからミスマッチが起きないよう、入社後のスムーズな業務開始に向けてしっかりコミュニケーションをとることが重要です。内定者面談は、内定者と企業側が最終的な契約に至る前の大事なステップであることも忘れないでおきましょう。

社内面談

社内面談は自社の社員を対象とした面談で、人材育成に活かし企業成長につなげるためのものです。目標の進捗状況を確認したり課題を聞き取りしたりしながら、社員の成長をサポートします。中には問題を抱え、モチベーションが下がっている社員がいるかもしれません。社員の状況を把握し悩みの解決策を一緒に考えることで、離職を防ぐ役割もあります。

社内面談は大きく分けて2つのタイミングで実施されます。1つ目は部署内で上司が部下に対して面談が必要であると判断した際に随時実施する「不定期型」です。もう1つは人事制度の構築や、チーム力の向上といった企業戦略に基づいて計画的に実施される「定期型(計画型)」です。社内面談は上司と部下のコミュニケーションの場でもあるので、大切にしましょう。

面談の5ステップと具体的な実施例

効果的な面談を行うには、流れとポイントをおさえておくことが重要です。採用活動の一環として実施するカジュアル面談やリクルーター面談について、実際に行われている具体例を交えながら解説します。

アイスブレイクを工夫する

アイスブレイクとは、研修を始める前に行う簡単なゲームや、面談の本題に入る前に行う雑談のことです。面談者の緊張をほぐしたり場の雰囲気を和ますせたりするために行われます。アイスブレイクを行うことでコミュニケーションがとりやすくなり、良いパフォーマンスを引き出せるようになるでしょう。

アイスブレイクの場では自己紹介を行うことがありますが、誰もが緊張する場面です。そこでゲーム形式の自己紹介を行うと場の雰囲気が和みやすくなります。例えば「漢字一文字の自己紹介」や「共通点探し」などを取り入れてみましょう。場内に笑いが起き、自然と場の雰囲気が和みます。

アイスブレイクの内容を工夫することで堅苦しい雰囲気が早めに取れるので、情報交換がしやすいです。明るい雰囲気の中では企業側の進行もスムーズになり、有意義な面談ができます。

自社の魅力を伝える

アイスブレイクで良い雰囲気作りができたところで、今度は自社紹介をします。誰でも知っているであろう概要は簡潔にまとめ、知らない情報を織り交ぜて面談者を惹きつけながら魅力を伝えましょう。

一方通行な紹介だと、せっかくアイスブレイクで温まった会場の温度が下がってしまうかもしれません。時折質問を投げかけて、対話を意識してみると良いでしょう。入社して年数が浅い社員の話を取り上げるなど、具体的な事例があると候補者が入社後の自分をイメージしやすくなり、就業意欲を刺激できます。

また候補者が不安に思っているであろう不明点をすくい上げ、解決してあげるような回答を準備しておくことも重要です。例えば「男女ともにライフステージの変化で起こる働き方の希望に対応できる」「育児休暇制度やフレックスタイム制度が整っている」といったように伝えると良いです。

候補者の情報にふれる

自社の説明が終わったら、候補者について情報を集めましょう。このステップは候補者のターンであることを意識して、傾聴姿勢をしっかり見せることが大切です。自由に話をさせ、これまでの経験や現在の状況、未来への展望を聞きつつ採用条件を満たしているか探ります。この時どんな話し方や伝え方ができるのかを見る機会として、面談者を多角的に見ることがポイントです。

候補者からの話を一通り聞き、こちらから質問する際には「選考の雰囲気になっていないか」や「警戒心を持たれていないか」に気をつけ、自然な質問を軽く投げかけましょう。「どんなポジションでどんな目的を達成したいか」や「働く自分の姿がイメージできるか」など、今の率直な気持ちを聞いてみると候補者は答えやすくなります。

質疑応答で相互理解を図る

ある程度の情報交換ができたところで、質問タイムを設けます。面談者が聞きやすいよう、引き続き話しやすい雰囲気を大切にしましょう。自由に何でも聞ける時間であり、些細なことでも気にせずに質問してほしい、と告げてあげると良いです。

面談者から出た質問には丁寧に回答し、内容をしっかり記録しておきましょう。とはいっても、面談者からなかなか質問が出ないかもしれません。企業側から「〇〇のことについてもっと聞いてみたいことはありませんか」とか「✕✕に関することで不安に思うことはありますか」などと促しても良いです。相互理解の流れを止めないよう、企業側から積極的に誘導していきましょう。

次のステージへつなげる

最後は次回へつなげるためのアナウンスタイムです。満足のいく面談だったとしても、一度の顔合わせで全てを理解し合うことは難しいでしょう。候補者の離脱を防ぎ就業意欲を高められるよう、次にコミュニケーションできる機会へ案内します。

例えば近日中に行われる自社イベントに誘ってみたり、候補者と共通点がある社員との面談を勧めてみたりと、具体的な日時を添えて関係の継続を図ります。もし縁を感じない面談だった場合は「〇〇様の応募をお待ちしております」といった柔らかな言葉で締めくくり、悪印象にならないよう十分配慮しましょう。

意味のある面談を実施するための注意点

面談で気をつけたいことは、準備段階から実施時、実施後によって変わります。3つの場面に分けて注意点を確認しましょう。

適切な面談担当者を選定する

意味のある面談をするためには、担当する人物に必要な条件が揃っているかを見定め、きちんと選定する必要があります。面談担当者は候補者の情報を引き出しつつも的確に自社をアピールできないといけません。この難しい役割をこなせる面談者をしっかり選定しましょう。選定の必要条件としては以下のような内容が挙げられます。

• 自社のビジョンや業務を深く理解している
• 自社の魅力を十分に伝えられる
• 相手がもっと知りたくなるような話し方ができる
• 相手の話を聞きとり傾聴姿勢がとれる
• 双方向のコミュニケーションがとれる
• どんな質問にも答える知識と対応能力がある

面談担当者の人選によって当日の成果が変わることを理解し、適性をしっかり見極めましょう。

面談の雰囲気作りを意識する

面談は相互理解することが目的なので、より良く理解し合うためには実施中の雰囲気が大切です。良い雰囲気を作れるかで面談の成果は変わってきます。ただ企業側のアクションだけでは堅苦しい雰囲気を和らげにくいかもしれません。そこで候補者に対し「面談は選考の場ではなく、相互理解の場である」という目的を、面談の冒頭にしっかり共有しておくことが良い雰囲気を作るポイントです。

面談担当者によっては一般的な質問責めに終止し、候補者を萎縮させたり圧迫感のある雰囲気を感じさせたりすることがあります。面談は双方の距離感を縮め、信頼関係を築ける大切な場です。面談の経験者でも、採用に熱心な人ほど気づかぬうちに失敗してしまうことがあるので、社交的な良い雰囲気作りを意識しましょう。

面談情報を管理・共有する

面談を行ったら内容を記録し管理しておく必要があります。候補者の情報が適正に管理され必要な時に共有できる環境が整っていないと、適切なタイミングで的確なアプローチが行えません。すると有能な候補者を取りこぼしてしまう可能性が出てきます。

管理不足により候補者の情報を有効活用できていない企業は意外と多いので、面談の記録と実施後の管理は怠らないようにしましょう。一元化された管理ソフトを利用すると、誰でも使いやすく効率的に管理できます。有能な人材を逃さず企業に採用できるよう、きめ細やかな管理体制を心がけましょう。

まとめ

面談の意味を理解していると、企業側は面談に対する正しい準備と対策ができ、面談内容を有効活用できます。ただ面談にまつわる採用業務は、準備から実施、情報の管理と手間が多いです。

面談の情報が一元管理されていると、情報を必要に応じてスマートに取り扱える環境が整い、有効活用と業務効率化が同時に叶います。

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