こんにちは。人事・経営に役立つメディア「タレントマネジメントラボ」を運営する「タレントパレット」事業部編集チームです。
マネジメントは、企業の経営管理や組織運営を円滑に行い、企業が今後さらに成長していくために必要とされる要素のひとつです。マネジメントに対応する研修を実施したとしても、なかなか成果につながらず悩んでいるというケースもあるでしょう。
実際、マネジメントを実施するうえで表に出てくる課題はある程度共通しています。では、マネジメントで発生しやすい課題に対してどのように対処すればよいのでしょうか。
本記事では、マネジメントで発生しやすい課題や解決するためのスキル、解決方法について詳しく解説します。
マネジメントで発生しやすい課題
マネジメントは従業員やチームに対して行うものです。しかし、対象は組織全体だけではなく従業員個人となります。つまり、マネジメントは対象となる従業員の性格や能力によって、学習した結果が大きく異なるものです。
また、従業員の人数だけマネジメントを実施しなければならないため、対処方法に悩みを抱えてしまう管理職も多いといえます。この章では、マネジメントを実施するにあたってよくある課題とその対策についてみていきましょう。
コミュニケーションがうまく取れない
マネジメントを実施する管理職やマネージャー側は、普段の業務と合わせて部下とコミュニケーションを取らなければなりません。しかし、コミュニケーションがうまく取れない結果、情報共有ができずマネジメントがうまくいかないというケースは多いのが実状です。
対策としては、コミュニケーションの機会を積極的に増やしたり、マネジメント側が話しやすい雰囲気が環境を作るなどが挙げられます。コミュニケーションにも様々な方法があることから、従業員ごとにアプローチ方法を変えることも必要です。
リモートワークの導入によって直接対面する機会が少なくなっている場合も、同じ日に出社する、話す機会を作るといった接触回数を増やす施策も有効です。
生産性が向上しない
部下が思うように育たなかったり、定期的な進捗管理や的確な指示を出しているにもかかわらず生産性が向上しなかったりという課題もあります。こういった場合は、コミュニケーション不足だけでなく、仕事の依頼方法やフォロー方法の見直しが必要です。
根本的に、部下ではなく業務プロセスに問題がある場合もあります。そのため、業務内容やプロセスの中に無駄や弱みがないかを検討し、原因に対して改善策を実施しましょう。
同時に部下にも悩みや疑問がないかをヒアリングし、業務面で悩みを抱えていると分かればフォローを入れなければなりません。
業務量が増えすぎてしまう
マネジメントを実行する管理職やマネージャーは、普段の業務に加えて、部下のマネジメントを行わなければなりません。マネジメント業務に時間がかかることから、結果としてコミュニケーションを取る時間が減ったり、自分の抱えている業務が回らなくなったりする可能性があります。
対策としては、業務内容を見直したり、部下に仕事を任せたりする方法などがあるでしょう。場合によっては、相談して業務量を調節することも可能です。ただし、特定の部下にばかり仕事が集中しないように配慮しましょう。
リーダーシップを発揮できない
上司が部下に対してリーダーシップを発揮できない状況では、部下との間に信頼関係を構築できず、チームワークが弱まってしまう原因になります。マネジメントを行う際に抱える課題の中でも比較的多い悩みの1つです。
リーダーシップが発揮できていない主な原因として、部下との間でコミュニケーションが不足していると想定されます。たとえば、業務的なやり取りはスムーズにいくとしても、マネジメント層の細かい指示に耳を貸さない状態であれば信頼関係はないといえるでしょう。そのため、次のような対策が必要です。
・プロジェクトであれば目的から理解を促進する
・自分で動き周りに示す
・信頼を得るためのコミュニケーションを欠かさない
問題を解決できない
「自分が抱えている問題は自分で解決しなければならない」という責任感の強さは、マネジメントを行う人材にとって重要な要素です。しかし、問題を抱えすぎてしまい、解決方法がわからなくなってしまったという事例もよくあります。
業務に対して、問題を抱えている場合は、より大きなトラブルにつながる前に迅速な対処を行いましょう。多少時間を割いてでも、関係する部署などと連携をとって、いち早く問題解決に向けて動き出すことが重要です。
また、報告する上司がいれば相談しつつ、業務を進めることで問題を分散し、より幅広い視点からの解決が可能となります。
プレッシャーが負担になる
管理職やマネージャーになったばかりの人が抱える課題として、マネジメント業務に対するプレッシャーが挙げられます。「会社に貢献しなければならない、成果を残さなければならない」と考え張り切りすぎた結果空回りしてしまうケースはイメージしやすいでしょう。
対策としては、歴の浅い管理職やマネージャーは、肩肘張らずにある程度の失敗はつきものだと割り切れるような思考で業務に接することが大切です。企業としては、セルフケア、セルフマネジメントに頼るだけでなく、同じ立場の従業員がフォローできる体制作りを行っておきましょう。
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マネジメントの課題を解決するためのスキル
マネジメントにおける課題を解決するためには、次のようなスキルが必要です。
- 目標設定能力
- コミュニケーション能力
- 人材育成能力
- 進捗管理能力
- 意思決定能力
マネジメントには、複合的な能力が必要です。従業員ごとに適正の高い能力もあるとしても、1つずつ習得し、実践しながら高めていかなければなりません。
マネジメントに必要となるスキルについては、以下の記事でも詳しく解説しています。
「マインドスキルとは」については、こちらの記事をご確認ください。
マネジメントの課題を解決する3つの方法
ここでは、課題を解決する方法について詳しくみていきましょう。頭の中で考えるだけでは、課題の解決がうまく進まない可能性があります。そのため、課題を言語化したり、目的と合わせて部下と共有したりするといった、課題の可視化が必要となるケースも多いでしょう。
課題の言語化
課題の言語化は、現状で抱えているマネジメントの課題を、文字化することで明確化し、共有・整理しやすくする方法です。また、言語化がなされていない場合、チームでの課題解決の難易度が高くなり、場合によっては解決に至らないというケースも想定されます。
言語化を行う場合は、現状と対応する課題を書き出します。現状に対する課題は複数あっても構いません。現状把握をしつつ課題の原因や要素を洗い出すことで、次にどのようなアクションを起こせばいいかが見えるようになります。
課題と目的の共有
現状で抱えている課題に対しては、解決策を提示し、改善しなければなりません。しかし、解決策だけを部下に与えてしまった場合、「何のために解決しなければならないのか」といった目的が十分伝わりきらず、コミュニケーションが上手く取れない可能性があります。
課題の解決方法を伝える際には、次のような点を意識しましょう。
・なぜその課題解決するのかとった目的
・施策の実施によって解決する際のメリット・デメリット
・課題解決後の変化
課題の提起と解決策を同時に伝えることで、部下のその後の動きやモチベーションの維持ができるようになります。
解決するための行動の明示
課題に対して、実際にどのような行動を起こせばいいのか、解決策と改善する目的と合わせて伝える必要があります。具体的にどのようなアクションを起こすことで、どのようにして抱えている課題をクリアできるのか明確になれば、部下も迷うことなくアクションを起こすことが可能です。
課題を解決することにくわえ、行動を促すためには、細かく、分かりやすく部下に指示や目的を伝えなければなりません。先輩や同僚の意見を聞きつつ、ミーティングや周知の実施などでマネジメント課題の解決に向けて実践を心掛けましょう。
マネジメントの課題を予防する3つの方法
すでに起きている問題や課題に対しての解決策だけではなく、これから起こり得るトラブルに対する予防策を講じるのも管理職やマネージャーの仕事です。具体的にどのようなことをすれば課題を予防できるのでしょうか。ここでは、予防方法を解説していきます。
原因を追究する
ミスやトラブルが発生する背景には、必ず何かしらの原因があります。原因を追求しないまま放置してしまうと、今後同じトラブルが発生する可能性があるといえるでしょう。
こういった場合、トラブルの原因や要素を深く掘り下げ、根本的に解決することが重要となります。原因究明後は、その原因を言語化し、さらに問題点を明確にした上で解決策を考えるのが効果的です。
また、解決策を実施する場合は、信頼関係を崩さないためにも周囲の人々にサポートを依頼しつつ、1つずつ実施していくことが大切だといえます。
仮説と検証を繰り返す
発生したトラブルの中には、明確な原因や解決方法がわからないといった事例もあるでしょう。そういった場合は、仮説を立てそれが正しいかどうかの検証を繰り返すことが大切です。
業務の効率化を実施する場合も同様といえます。仮説と検証を繰り返すことで、今後似たような課題やトラブルが発生した時には迅速な対応ができるようになるでしょう。問題解決力の向上にも役立つため、小さな問題から仮説と検証を行う意識も大切です。
コミュニケーションと軌道修正を行う
定期的に部下とコミュニケーションを取り、問題点や改善点を共有・把握するとトラブルや課題の発生を大幅に減らすことができます。部下から相談しやすい体制や環境を整えておけば、問題が大きくなる前に対処することも可能です。
また、業務内容に関しても細かく部下の進捗を確認する、差異が発生した場合は話し合いやデータを根拠に起動修正を行うなど、細かなヒアリングがトラブル防止に役立ちます。コミュニケーションを積極的に取ることで、トラブルや課題が大きくなる前に対処できるようにしておきましょう。
まとめ
マネジメントを行う際に抱える課題は、業種や業態にかかわらず似たようなケースが多いといえるでしょう。中には本記事で紹介していない課題に直面している管理職やマネージャーもいるかもしれません。しかし、基本的には言語化を行い、解決策と同時に目的やアクションを部下や同僚などの周りの人間に伝えることが重要です。
そして、マネジメントの課題をクリアすることで、トラブルを未然に防止できるだけではなく、企業の成長にも貢献できるようになるでしょう。多少失敗しても落ち込むことなく、積極的にマネジメントの課題を解決するために動ける環境を作りましょう。
マネジメント層の個人の課題をより明確に分かりやすくする場合、タレントマネジメントシステムが有効です。タレントパレットは、あらゆる人事データから経営課題や人事課題を浮き彫りにできます。それらの課題に対してどのようなアクションを起こせばいいのか、マネジメントの対象となる要素が浮き彫りになるでしょう。
マネジメントの課題がうまく言語化ができない、課題の判断がつきにくいという管理職の方は、タレントパレットの導入をご検討ください。
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