労務管理の仕事量は膨大です。社員の個人情報を管理する、労働日数を把握する、雇用契約書を作成するなど、労務担当者は大量の仕事を手際よくこなさねばなりません。少しでも効率良く作業を進めるために、労務管理システムの導入を検討している企業も多いのではないでしょうか。
ここでは、労務管理システムに任せられる業務を紹介します。労務管理システムの選び方や注意点も解説するため、効率化にお役立てください。

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労務管理システムとは

労務管理システムは、労使関係に関する業務を効率化させるシステムです。労使関係管理などの労務管理は、多くの社員と書類に関わります。入社・退社の手続き、社員やその家族に関する情報の管理など、労務管理は企業活動を支える仕事といえます。

労務管理システムは、業務効率化の改善に効果的です。近年は、役所やハローワークなどの関係機関宛てに、書類を電子申請できるシステムも登場しています。

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労務管理システムの導入で効率化できる業務

労務管理システムの導入で効率化できる業務を紹介します。忙しく複雑な処理が多い労務の管理を、労務管理システムで効率化しましょう。

社員の入社・退社の手続き

入社・退社に関する手続きでは、扶養控除申告書等、社会保険・雇用保険の資格取得書類の作成などに、労務管理システムが役立ちます。電子申請に対応するシステムを導入すると、ハローワークや役所への書類提出をスムーズに進めることが可能です。

社員情報の管理

労務管理システムでは、社員の氏名・住所の変更、扶養家族の追加や削除、税金や社会保障の手続きに使用するマイナンバーの管理などが可能です。日頃から社員情報の管理ができていないと、各種手続きに時間がかかります。社員情報を的確に管理し、素早く手続きを済ませましょう。

雇用契約書の作成・締結

労務管理システムは、雇用契約書の作成･締結にも役立ちます。秘密保持誓約書などに対応した労務管理システムも登場しています。秘密保持誓約書は、社員に対して情報漏えいに加担しないよう求める書類です。確実に締結し、情報漏えいを防止しましょう。

年末調整の手続き

年末調整には、給与支払報告書、源泉徴収票、所得税徴収高計算書、扶養控除等申告書など複数の書類が欠かせません。年末調整に要する書類も労務管理システムが自動作成します。

年末調整の書類は、翌年の1月末までに税務署に提出する必要があります。労務管理システムを活用して、手際よく書類を準備しましょう。

関係機関への申請

政府が提供するシステムでも電子申請は可能ですが、操作が難しい場合があります。しかし、API対応の労務管理システムならば、簡単に電子申請を利用できるのがポイントです。操作性を考慮して作られた労務管理システムを活用することで、電子申請のハードルを下げることができます。

福利厚生・就業規則の管理

労務管理システムは、福利厚生の追加が可能です。福利厚生を追加すると、社員の満足度の向上につながるケースもあります。また、労務管理システムを使うと就業規則の決定や修正に手間がかかりません。

勤怠管理・給与計算

勤怠管理や給与計算機能が搭載された、労務管理システムもあります。データをすべてシステムで管理できるため、手入力によるミスを減らせます。また、リアルタイムに勤怠データが反映されれば、残業が多い社員に対していち早く対処可能です。

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労務管理システムの機能の比較表

労務管理システムの機能の比較表は、以下の通りです。タレントパレットの労務管理機能と、他2社の機能を比較しました。

自社の労務管理の生産性向上を目指すなら、タレントマネジメントシステム「タレントパレット」の労務管理機能を利用することをおすすめします。労務管理機能では、労務管理や手続きをオールインワンで効率化できます。入社手続きや身上届など多くの申請を一括運用することも可能です。自動入力チェックで抜け漏れ確認も不要です。労務管理でお悩みの人は、ぜひご利用ください。

労務管理システムを導入するメリットとは

労務管理システムには多機能なものが多く、導入により多くの業務が効率化します。労務管理システムを導入するメリットを紹介します。

業務効率化によって負担を削減できる

社員が労務管理システムに直接入力できれば、労務担当者が情報をシステムに入力する手間を省けます。書類の受け渡し、差し戻しの手間もかかりません。また、必要な帳票は労務管理システムが自動作成するため、各種書類の作成にかけていた時間も短縮可能です。

システムの導入により、労務担当者にとって、精神的・体力的にストレスフリーな環境を手に入れることが期待できます。

社員情報・人事情報を一元管理できる

労務管理システムには、電子データとして最新の社員情報や人事情報が蓄積されています。電子データであれば、検索により知りたい情報をすぐに見つけられます。一方、紙のデータベースであれば、ファイリングされた書類の山から該当する情報を探さねばなりません。

人事異動や退社の際は手続きが多くなります。労務管理システムにより情報を探す手間を省き、効率良く手続きをしましょう。

質問対応の工数が少なくなる

労務関連の書類には専門用語が多く、記載が必要な箇所もわかりにくいものです。Excelや手書きの書類を使っていては、社員から労務担当者に質問が殺到するケースも少なくありません。

社員が直接入力できる労務管理システムも多く見られます。システムは記入する箇所がわかりやすく、「はい、いいえ」で回答できるような簡単な作りになっています。わかりやすいシステムを利用して、労務担当者へ寄せられる質問を減らしましょう。

社外の社員ともやり取りしやすい

労務管理システムは、場所にとらわれない労務管理が可能です。テレワークにも対応できます。出張しがちな社員、職場が離れている社員とのやり取りを、労務管理システムにより円滑化しましょう。

クラウド型の労務管理システムなら、オフィスを留守にしがちな社員とも連絡を取れます。電子データでやり取りできるため、わざわざ書類を郵送する必要もありません。加えて、手続きの進捗状況をシステム上で確認できます。

電子申請によるペーパーレス化ができる

電子申請に対応している労務管理システムなら、役所や年金事務所、ハローワークなどにわざわざ足を運ばずに済みます。労務管理システム内のデータを用いて、関連機関に電子申請しましょう。

電子申請なら、移動時間や関連機関での待ち時間が発生しない分、ほかの業務に従事できます。書類にミスがあった場合の修正、審査状況の確認も、労務管理システム上で可能です。

データ漏えい・不正操作を防止できる

セキュリティ対策が施されている労務管理システムを導入すれば、データの漏えいや不正操作を防止できます。IP制限や情報の暗号化によるセキュリティ体制が整ったシステムを選ぶと安心です。また、クラウド型のシステムの場合、セキュリティのアップデートが簡単にでき、常に最新の状態を維持することが可能です。

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労務管理システムを利用するデメリットとは

労務管理システムには、メリットがある反面、デメリットもあります。労務管理システムを導入するメリットを紹介します。

導入コストがかかる

労務管理システムを導入する際には、初期費用と維持費が発生します。社員が少ないと、費用を割高に感じるかもしれません。労務管理システムが本当に必要か、社内で費用対効果を慎重に検討しましょう。

操作に慣れるまで時間がかかる

操作に慣れるまで時間がかかる点も、労務管理システムを導入した場合のデメリットです。特に担当社員に一定の知識がないと、新しく導入したシステムに慣れるまで時間や負担がかかるでしょう。事前にマニュアルを作成し社員を教育することで、システム導入をスムーズに進められます。

労務管理システムの選び方・ポイント

業務を効率化するためには、職場に合うシステムを選ぶことが必要不可欠です。労務管理システムを選ぶポイントを解説します。

業務範囲

対応する業務や帳票は、労務管理システムによって異なります。効率化させたい業務内容を絞ってから労務管理システムを選びましょう。たとえば、年末調整の処理で毎回忙しければ、マイナンバー管理や電子申請に対応したシステムが適しています。

周辺業務への対応

労務管理に関連する作業を、社内で洗い出して考えることが重要です。給与明細の配布や、マイナンバーの収集など、労務管理に紐付くわずらわしい業務はたくさんあります。労務管理システムは多機能であり、周辺業務の効率化も実施できる場合があります。

入力の方法

社員が直接システムに入力できると、作業効率を改善可能です。一方、労務担当者しか労務管理システムに入力できなければ、担当者個人に負担が偏る恐れがあります。

他システムとの連携

すでに勤怠管理や給与計算システムを導入している企業は多いものです。社内の既存システムと労務管理システムがAPI連携できるか確認しましょう。使い慣れたシステムをそのまま継続できれば、移管作業が必要ありません。

クラウド型か、オンプレミス型か

クラウド型とオンプレミス型の特徴を把握し、自社の規模や重視したい要件に従って労務管理システムを選びましょう。

クラウド型の労務管理システムは、オンラインに情報を蓄積します。自社でサーバーを用意しなくて済むため費用を抑えられ、速やかに導入可能です。労務にかかわる法改正があったときには、自動アップデートされます。

オンライン型の労務管理システムは、自社の機器にインストールして使用し、柔軟にカスタマイズ可能です。また、社内で管理するため、セキュリティ体制は強固といえます。

サポート体制の充実度

基幹システムの一種である労務管理システムは、サポート体制がしっかりしたシステムが安心です。労務管理システムにトラブルが発生すると、業務に支障をきたす恐れがあります。トラブル時にどのような方法でサポートしてもらえるか確認しておきましょう。電話やメール、チャットなどの連絡手段や、連絡可能な時間帯を調べておいてください。

料金体系・料金プラン

労務管理システムを選ぶ際には、料金体系やプランも確認しましょう。提供形態によって料金体系やプランは異なるため、自社に適しているかどうかを見極めることが大切です。システムを利用する人数や必要な機能などを洗い出し、無駄なく使えるシステムを検討しましょう。

導入実績の豊富さ

導入実績か豊富かどうかも、労務管理システムを選ぶ際に確認すぺきポイントです。特に「システムが多くて違いがわからない」という場合は、導入実績の比較をおすすめします。各システムのホームページで導入実績を確認し、判断材料にしましょう。

労務管理システムの導入前に知っておきたい注意点

社員情報のような秘密情報を管理する労務管理システムには、セキュリティ対策が欠かせません。情報漏えいが起こると、企業の信用問題に発展してしまいます。システムを検討する際には、プライバシーマークやセキュリティ関連の認証も確認しましょう。

社員に向けたセキュリティ教育の徹底も大切です。労務管理システムのセキュリティ体制が十分であっても、悪意ある社員が情報を持ち出す恐れがあります。

また、労務管理システムの導入により、すべての電子申請がシステムから可能になるわけではありません。たとえば、健康保険の電子申請の可否状況は、システムごとに異なります。

セキュリティ対策が欠かせない

社員情報のような秘密情報を管理する労務管理システムには、セキュリティ対策が欠かせません。情報漏えいが起こると、企業の信用問題に発展してしまいます。システムを検討する際には、プライバシーマークやセキュリティ関連の認証も確認しましょう。

担当社員への教育を徹底する必要がある

担当社員に向けたセキュリティ教育の徹底も大切です。労務管理システムのセキュリティ体制が十分であっても、悪意ある社員が情報を持ち出す恐れがあります。特に会社以外の場所で作業する場合、個人情報の漏えいのリスクが高まるため、多くの企業が社外への持ち出しを禁止しています。

自社の生産性向上におすすめのツール「タレントパレット」

自社の労務管理の生産性向上を目指すなら、タレントマネジメントシステム「タレントパレット」の労務管理機能を利用することをおすすめします。労務管理機能では、労務管理や手続きをオールインワンで効率化できます。入社手続きや身上届など多くの申請を一括運用することも可能です。自動入力チェックで抜け漏れ確認も不要です。

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まとめ

労務管理システムは、数々の業務を効率化します。周辺業務を含め、自社に必要な機能を洗い出して、役立つシステムを選びましょう。

タレントパレットは、人材情報を一元管理できるシステムです。人材データベースや分析、人事評価、採用管理をはじめ、労務管理までできます。自社の労務管理でお悩みの人は、ぜひご利用ください。

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