こんにちは。人事・経営に役立つメディア「タレントマネジメントラボ」を運営する「タレントパレット」事業部編集チームです。

間接部門は、企業にとって縁の下の力持ちのような存在で、働きやすい職場の実現に欠かせません。一方で、評価方法やモチベーションの維持が課題になることもあるようです。この記事では、間接部門にある部署や仕事内容、目標設定の方法などをご紹介します。

間接部門とは

間接部門とは、どのような部門のことを指すのか、直接部門との違いも含め、基本情報をおさらいしておきましょう。

業績に間接的な影響を与える業務を行う部門

間接部門とは、売り上げや利益に直接関わらない仕事をする部門で、人事や総務、経理、法務、品質管理、カスタマーサポートなどを指します。間接部門の別の呼び方は、「バックオフィス」や「管理部門」などです。

間接部門の仕事は、成果や内容が数字に表れないため、具体的にどのような仕事を達成したのかが見えにくいことが多いものです。しかし、経営・運営に欠かせない、重要な役割を担っています。

直接部門との違い

間接部門に対して、営業や販売、製造、顧客サポートなど、企業の売り上げと利益に直接結びつく部門を直接部門といいます。

直接部門は、主に販売や製造などを担っており、販売数や顧客獲得数など、数値目標が掲げられるのが特徴です。従って、目標達成率が各従業員やチームの評価に大きく影響します。

間接部門が「バックオフィス」と呼ばれるのに対し、直接部門は「フロントオフィス」と呼ばれています。

直間比率とは？

一般的に直間比率は「直接部門の従業員数に対する、間接部門の従業員数」のことを指します。

直間比率が高いということは、間接部門のコストが高くつくということです。この場合、会社の売り上げ（直接部門の仕事）が好調でも、コストがかさみ、会社の利益に売り上げが反映されにくくなります。

とはいえ、近年ではIT化も進み、ひとつの部署やひとりの従業員がこなせる業務の幅が広がってきました。直接業務＝現場業務、間接業務＝オフィスのデスクワークという区分けは難しくなっています。

そのため、管理指数としての重要度は下がってきており、参考程度に算出されることが多くなっているようです。

企業における間接部門の役割

間接部門は、直接部門と役割は異なりますが、会社にとってなくてはならない役目を数多く担っています。間接部門の役割を詳しくご紹介していきましょう。

会社運営の基盤

間接部門は、従業員の働きやすさを左右する仕事を担っています。いわば、直接部門で働く従業員のために、環境整備をしているわけです。

福利厚生の充実を図ったり、評価制度を整えたりと、人事面での役割も大きく、従業員の満足度に直結する仕事も多くあります。

こうした仕事は、離職率の低下や定着率の向上だけでなく、生産性にも影響が大きく、会社運営の基盤を担っているともいえるでしょう。

コストカットを考える

コスト削減は、どのような企業であっても行うべき課題です。この課題に取り組むのが、間接部門のひとつである経理・財務部門です。経理・財務部門は、経営資金の流れを把握し、どのように資金繰りをすべきか考える必要があります。

お金がどのように流れ、どのような費用対効果があるかを分析し、原価率の削減や、出張旅費の削減などの発案も、経理・財務部門の仕事です。

顧客満足度（CS）の向上

新商品の販売や、新サービスの展開をしても、品質や顧客対応に問題があると、消費者からの支持は得られません。顧客満足度の向上のため、どのような問題をどのように改善するか？ という類の問題に対応するのも、間接部門です。品質管理部門やカスタマーサポート部門がこれにあたります。

間接部門が常に商品の品質をチェックし、顧客の声を新商品やサービスに活かせば、直接部門である営業部門の後押しにもつながります。部門の連携が取れれば、より魅力的な商品やサービスの販売につながるでしょう。その結果、顧客満足度が向上し、業績アップも期待できます。

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一般企業に設置される間接部門の分類

ここからは、間接部門として一般的に設置される部署をご紹介していきます。

人事部

人事部の仕事は、人材採用、人員配置、社員研修など、人事業務全般です。人材は、経営の主な資源のひとつです。安定した経営を実現させるためには、優れた人材の採用や、適材適所、教育が欠かせません。

人事部の業務には、福利厚生や賃金・給与の管理、労務管理といった、従業員の満足度に直結する仕事も数多くあります。人事部がどのような働きをするかによって、離職率や定着率が大きく左右されるでしょう。

経理部

経理部の仕事は、会社が利益を確保できるよう、資金の流れを把握・調整・管理することです。具体的には、売り上げや仕入れの計算、給与の計算、税金の管理、決算書・貸借対照表の作成などを行います。

経理部が正しく機能していないと、経営陣は会社の現状を正しく把握できません。経営状態を改善する策を打つためには、経理部から提出される正確なデータが必要です。

また、経理処理がずさんだと、脱税や粉飾決算、横領といった問題が発生しやすくなります。経理部に求められるのは、なにより信頼性の高い仕事です。

法務部

法務部の仕事は、企業にとって必要な法的手続きを行い、施策が法律を遵守しているかチェックすることです。具体的には、契約書の作成と確認、社内規定の精査と修正、法律関係の相談受付およびトラブル対応などを行います。

違法性のある契約や取引が明るみにでれば、企業は社会的な信用を大きく失うでしょう。そうした事態を防ぐためにも、法律部門には丁寧な仕事が求められます。

総務部

総務部の仕事は、来客の対応や備品の管理、社内イベントの企画や運営、設備の管理・点検・交換、各秘書業務などです。補佐的な仕事が多い傾向にありますが、どの業務も、しっかり管理・対応がされていなければ、仕事がスムーズに進みません。総務部の仕事には、計画性や確実性が求められるでしょう。

労務部

労務部の仕事は、従業員の労働に関する事務的な業務対応がメインです。具体的には、従業員の勤怠管理や社会保険の手続き、年末調整の手続き、労働環境の整備などがあります。

企業は、労働基準法に違反しないためにも、適切な勤怠管理や給与計算が欠かせません。労務部の働きによって、働き過ぎや不当評価などの問題を、早期に発見・対処できるでしょう。

加えて、健康診断の実施や設備の点検など、従業員が健康に働くための施策も、労務部の仕事です。

経営企画部

経営企画部の仕事は、経営に関わる業務や、経営課題の解決などです。具体的には、予算の策定や経営目標の設定、市場調査、経営会議の運営などを行います。

経営企画部の仕事は、市場での立場や、中長期的な経営方針を判断する材料を可視化していくものです。経営企画部が優秀であれば、競合他社や取引先との関係においても、優位な立場を得やすくなるでしょう。

情報システム部

情報システム部の仕事は、社内インフラ（システム）の企画や開発、運用や管理、保守などです。情報システム部の具体的な仕事は、企業の根幹を担う「基幹システムの管理」と、PCサーバーやネットワークを担う「情報システムの管理」に分けられます。

情報システム部が優れた働きをすれば、社内情報システムを活用した、早期の課題解決や、費用対効果の高い利益創出が実現できるでしょう。加えて、企業にとって大切な情報漏洩を防ぐセキュリティ対策も、情報システムの重要な仕事のひとつです。

監査部

監査部の仕事は、業務・会計の監査です。具体的には、企業内の不正・不祥事の把握と防止、ガバナンスの強化などを目的とした会計監査や業務監査、システムセキュリティ監査やコンプライアンス監査などを行います。

監査の結果を材料とし、経営陣や各部署に必要なアドバイスや提言を行うのも、監査部の仕事です。

また、財務監査、財務監査、経営監査の観点から、投資対象となる企業や投資先の価値やリスクなどを調査する、デューデリジェンス監査も、監査部が行います。

品質管理部

品質管理部門の仕事は、製品の品質管理や、商品・サービスの品質改善を提案したり、取り組んだりすることです。特に、製造業や、ものを販売したりする企業では大切な間接部門といえるでしょう。

品質管理部門は、商品の企画段階から携わり、品質を維持しつつ、コストを抑えるための提言もします。企業の利益・イメージを大きく左右する大切な仕事です。

カスタマーサポート

カスタマーサポートの仕事は、顧客対応です。具体的には、電話やメール、チャットシステムなどを使った問い合わせ対応、およびそれに連動した顧客管理に加え、社内向けのマニュアル作成や顧客向けのFAQ作成などを行います。

カスタマーサポートの仕事は、スピードと正確性が求められる仕事です。顧客の声をしっかり活かし、効果的なサービス改善・解決ができれば、収益アップにつながるでしょう。

間接部門の課題

間接部門は企業を支える大切な仕事がたくさんありますが、間接部門ならではの課題も少なくありません。間接部門が正しく機能するために、注意しておきたいポイントをご紹介します。

定量評価の方法

間接部門は、直接部門の売り上げや利益と異なり、数値目標の設定が難しい傾向にあります。そのため、間接部門に所属する従業員の評価は、基準があいまいになりがちです。

一生懸命働いているのに、直接部門ほど評価されないとしたら、間接部門の従業員は不当に扱われていると感じるでしょう。直接部門で良い成績がでた場合、間接部門の功績も適切に評価する必要があります。

業務の可視化

間接部門は問題点と改善点が見えにくく、改善に取り組む場合も、方法やプロセス（手順）の変更がメインになりがちです。そのため、間接部門で働く従業員にとっては、目標がころころと変わるように感じるかもしれません。

問題点を明らかにしたい場合は、直接部門が出す結果と結びつけることが大切です。また、改善点に取り組む場合は、変更された方法やプロセス（手順）で良い結果が出る根拠や理由も明確にする必要があるでしょう。

モチベーションキープ

数値目標が設定しにくい、評価基準が不確定という類の課題は、間接部門で働く従業員のモチベーションの維持にも影響を与えます。間接部門における目標やノルマは「正しく計算する」「職場環境を整える」など、達成感や充実感の乏しいものになりがちです。

直接部門が出す結果と間接部門の仕事を結びつけ、各部門の仕事がどのように成果に役立っているか、明確にする必要があります。

間接部門の目標設定を明確にするメリット

ここでは、間接部門において個人やチームとしての目標を明確にすることで得られるメリットをご紹介します。

モチベーションやロイヤリティの向上

具体的な目標を設定し、目標達成による評価基準を明確にすれば、間接部門の仕事にやりがいを感じやすくなります。結果的に、モチベーションのアップやロイヤリティの向上につながり、直接部門の仕事環境もさらによくなるでしょう。

コミュニケーション増加と組織活性化

間接部門の目標が明確になれば、上司・同僚、直接部門と目標や目的を共有しやすくなるため、コミュニケーションの機会が増えます。各従業員・各部門でやるべきことや、役割分担が明確になり、組織の活性化にもつながるでしょう。

加えて、直接部門との連携が深まれば、間接部門が第三者目線としてより機能するようになります。これによって、改善点や業務効率化の工夫が見つかりやすくなるのも利点です。

間接部門で目標設定する際のポイント

間接部門の目標設定をする際に、留意しておくべきポイントをチェックしておきましょう。

企業目標を明確にしておく

間接部門の目標を設定するときは、「企業目標」→「組織目標」→「個人目標」の流れを常に意識しておくことが大切です。短期的な個人の目標だけになると、視野が狭くなり、組織全体のコミュニケーションや、直接部門との連携が取りにくくなります。

個人の目標達成が組織（チームや部門）の目標達成に貢献し、組織（チームや部門）の目標達成が会社全体の目標達成に貢献する。このことを意識できれば、間接部門の仕事はより質の良いものになっていくでしょう。

目標数を増やしすぎない

目標項目が多すぎると、達成に注ぐ力が分散してしまい、一つひとつの達成率が低くなりがちです。多くても、5つ程度にしておきましょう。

設定する目標には「現状維持」も織り交ぜておくと、間接部門としての仕事のクオリティを維持しやすくなります。また、各個人の仕事の質を高めたい場合も、本人のレベルより少しだけ高い程度の目標設定が理想的です。

役割に応じた目標を設定する

間接部門の中でも、各従業員それぞれに役割があります。与えられた各個人の役割に応じた、具体的な目標設定も大切です。一人ひとりに合わせた目標が設定されていれば、上司も客観的な評価がしやすくなります。

加えて、「部門全体としての目標設定は掲げられたものの、自分はどこから取り組めばいいかわからない」といった事態も避けられます。役割に応じた個人目標があれば、優先順位も見えやすく、目標達成の確実性も向上するでしょう。

まとめ

間接部門は企業経営にとって、なくてはならない存在ですが、目標設定が難しく、定量評価や従業員のモチベーションのキープが課題になる部門もあります。上手に目標設定をして、間接部門と直接部門の連携を深め、組織活性化を目指していきましょう。

タレントパレットでは、部門間の連携や、人事評価に役立つ機能も豊富です。間接部門における人事評価制度や、モチベーションの向上にお悩みなら、タレントパレットへお気軽にご相談ください。

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