人事計画を適切に立案し、人事計画書を作成できれば経営計画や事業計画に大きく貢献できます。企業に大きな利益を生み出す可能性があるツールとして、人事計画は注目されるようになりました。しかし、人事計画を導入しても、運用がうまく行かずに失敗するケースも少なくありません。本記事では、人事計画に失敗しないためにも、人事計画の基本やメリットを解説します。人事計画書の作成方法もまとめているので、ぜひ参考にしてください。
戦略的な最適配置とは？企業が抱える人材配置の問題を解消する方法
人事計画とは
人事計画とは、企業が事業を進める過程において量的や質的などの視点から、どのような人材がどのくらい必要かを計画することです。英語では「Manpower Planning」や「Human Resources Planning」などとされています。
人事計画には、会社が掲げるビジョンや経営計画などを連動させなければなりません。新規採用だけでなく、不要な人材の整理や既存の部署の整理などについて、ビジョンや経営計画に基づいて策定します。人事に関する計画を立て、組織の生産性の最大化を目指すことが人事計画の目的です。
また、人事計画は、適切な人員配置や人材採用、人事異動の根幹となります。各社員が、能力やスキルを発揮できる部署に配属され、能力やスキルを発揮させるためにも人事計画が必要です。
人事計画の目的
人事計画を策定する際は目的が重要です。企業によって目的は異なりますが、採用されることが多い人事計画の目的を解説します。
効率的な業務遂行をする
効率的に業務を遂行させることは、人事計画の重要な目的の1つです。適正な人事計画によって業務と人員の質を一致でき、事業運営の効率が大幅に向上します。
そのためには、社員のこれまでの業績だけでなく、企業への貢献なども検証しなければなりません。検証によって人員配置が適切に行われ、業務の効率化が図れます。業務のスピードアップにもつながるので、社員のスキル向上も期待できます。
人件費を削減する
人事計画の目的には人件費の削減もあります。上記のような効率的な業務遂行により、既存の業務について工数の見直しが可能です。工数を削減できれば、業務に携わる人員数の最適化も実現します。業種や業態によってはITやデジタル技術の導入、業務のアウトソーシングを進めるなど、さらなる人件費の削減もできるでしょう。
人材採用でも、新卒にこだわらず即戦力となる中途採用を積極的に導入すれば、新卒採用にかかるコストも削減できます。中途採用を積極的に取り入れて、成長している企業も少なくありません。
ただし、人件費の削減に執着すると、生え抜きの人材が育ちにくくなる点には注意が必要です。さらに、中途採用を増やしすぎると、培ってきた企業文化が希薄になったり、社員の平均年齢が高くなったりする可能性もあります。
優秀な人材や後継者を育成する
企業活動では、優秀な人材の育成や質の高い後継者の育成も重要です。人事計画によって人事情報を集約するなかで、どのような人材がいて、どの部署に配置されているかを把握できます。収集した情報をベースにすれば、適切な人事異動や配置転換（適材適所）も可能です。
たとえば、将来性を見込める人材には、企業の基幹部署への異動や海外赴任などを経験させます。自社に定着し、自社の業績に貢献できる人材に育てるためにも、責任のある役職や仕事に就かせる経験は必須です。適切な人事計画を立てて実行できれば、これまで活用できなかった人材を掘り起せます。
人事計画と人事に関連するその他の計画との違い
人事に関する計画は複数あるため、人事計画との違いが分からない場合も少なくありません。ここでは、それぞれの違いについて解説します。
要員計画との違い
人事計画と要員計画を混同するケースは少なくありません。人事と要員には以下の違いがあります。
・人事＝人材の確保や活用のための仕組みや環境
・要員＝物事のために必要な人員
人事計画は人材採用や人材配置、人事異動などを計画しますが、要員計画も人事計画と同じく人事関係を計画するものです。しかし、それぞれが主軸にしている内容は大きく異なります。
・人事計画の軸は経営計画などの長期的ビジョン
・要員計画の軸は事業計画
人事計画は、企業の根幹である経営計画や経営方針などが主軸です。要員計画の軸は事業計画となります。それぞれの違いを把握し、人事計画や要員計画を立案することが大事です。
要員計画とは？概要から目的・計画方法などポイントを解説
人員計画との違い
人員とは組織を構成する人の数を指す言葉であり、人員計画は事業計画に必要な人材の数や配置を計画することを指します。前述した要員計画の一部として捉えると理解しやすいでしょう。つまり、人員計画は特に人員の数や配置に焦点を当てて立案されるものであり、必要な人員を調達するための具体的な計画を含みます。
単に必要な人員数を計画するだけでは不十分で、調達方法や配置計画も含めて包括的な計画を立てなければなりません。人員計画が成功しなければ、要員計画全体や人事計画に影響を与えるため、組織の戦略と整合性のある計画を策定することが重要です。
人員採用計画との違い
人員採用計画は、人材の採用活動の指標となる計画です。目的は、採用活動の最適化であり、なかでも次の内容を最適化することになります。
・採用すべき人数
・採用すべき人材の要件
・採用の選考方法
・採用にかかるコスト管理
・採用のスケジュール管理
・退職者数の把握
・採用に伴う人事異動者数
人員採用計画も要員計画の一部であり、人員計画を踏まえたうえで採用に絞って計画することが特徴です。要員計画や人員計画、人員採用計画は、人事計画の一部として捉えるとよいでしょう。
人事計画を立てるメリット
多くの企業が人事計画を立てるのは複数のメリットがあるからです。ここでは、代表的な4つのメリットを紹介します。
人材を有効に活用できる
人事計画を立てれば、社内だけでなく外部を含めた人材を有効に活用できます。企業経営のリソースは、人・物・金・情報の4つですが、なかでも重要なのが「人」です。企業のビジョンや目標を達成するためには、人材の有効活用が欠かせません。そのための計画が人事計画であり、人材の有効活用は企業にとって大きなメリットです。
人材の有効活用には、人事計画の一部である人員配置や人員計画、人員採用計画が重要といえます。また、人事に関する計画は、企業側の計画と社員のキャリア形成が一致しなくては効果が減少するでしょう。
たとえば、社員のキャリアに対する考えと人事計画が一致すれば、社員エンゲージメントも向上します。人事部は定期的にキャリアについて社員へヒアリングし、考えを把握しなくてはなりません。
効率的に業務を進行できる
人事計画によって、社内業務の内容と社員の能力やスキルを一致させることが可能になるため、効率的に業務を進められます。たとえば、マネジメントが得意な社員を経営企画部に配置したり、数字に強い社員を経理に配置したりすることも可能です。
適材適所の人員配置ができれば、社員は自分が持つ能力やスキルを存分に発揮でき、業務効率を大幅に向上できるでしょう。スピードアップも図れるため、生産性の向上も期待できます。取引先やユーザーへ提供する商品、サービスの品質も高められるでしょう。
人件費を削減できる
人事計画によって人件費を抑えることは、経営面での大きなメリットです。人事計画は、人員配置や人事異動だけでなく、社内で不足している人的リソースを外部から調達する方法も含まれます。ITの導入や業務のアウトソーシングによって業務の効率化を図り、ノンコア業務の外部委託や単純作業の自動化も進められます。その結果、不要な人員を削減したり、人件費を抑えたりすることも可能です。
また、人材採用においても、中途採用者が多いと社員教育にかかるコストや労力を削減できます。ただし、新卒の育成は社内の一体感や企業文化の継承に寄与するため重要です。中途採用者の比率が多くなると、前述したように企業文化の希薄化や社員の平均年齢が上がるなど、デメリットもあるためバランスを考慮した人事計画を進めましょう。
後継者を育成できる
人事計画によって後継者を育成することは、企業の存続において大きなメリットです。後継者が育成されれば、企業のリーダーシップが継承され、組織の安定性が高まります。また、優秀な人材の能力開発や質の高い社員教育も、人事計画における重要な手段です。健全な競争原理を活用して、後継者の育成を計画することが求められます。
人事計画を生かして後継者を育成するためには、定期的な人事調査やパフォーマンス評価を行うことが不可欠です。社員の自己研鑽により成長を続ける人材を発見し、適切に評価することで将来性の高い人材を発掘できます。人事計画に基づいて大切に育成することで、企業の柱となるリーダーや後継者を確保することができるでしょう。
戦略的な最適配置とは？企業が抱える人材配置の問題を解消する方法
人事計画のために人員を算出する方法
人事計画では、必要とする人員を算出しなければなりません。2種類の算出方法について解説します。
マクロ的方法
マクロ的方法とは、経営計画や利益計画に基づいて必要な人員を「トップダウン方式」で算出する方法です。具体的には、人件費をもとに要員数を決定し、経営計画で人件費が明確でない場合は労働分配率を用いて算出します。労働分配率とは、企業の付加価値に対する人件費の割合のことです。
また、労働分配率からの算出以外では、売上高と人件費率から算出する方法もあります。この場合は、損益分岐点を意識して総人員数を決めた後、職種や階層に適切に割り振ることが重要です。人員配分は組織全体のバランスを取るうえで不可欠であり、各部署に最適な配置を実現することが求められます。
ミクロ的方法
ミクロ的方法とは、業務量に基づいて適正な要員数を決める方法であり、各部署の職務や階層別に必要な人員を算出するものです。この方法は「ボトムアップ方式」とも呼ばれ、主に各部署の責任者からのヒアリングを通じて情報を収集し、必要な人員数を算出します。そのため、ミクロ的方法では、現場の業務内容と組織全体のバランスを考慮して、適正な人員数を定めることが重要です。
職務分析を実施し、それを参考にすることで、より正確な人員計画が可能になります。ただし、各部署の要望をそのまま反映するだけでは適正な人員数とはいえません。過剰な人員は人件費の増加につながり、予算を超える場合には人事計画全体に悪影響を与える可能性があります。一方で、過少な人員も業務の非効率化や従業員の負担増加を招くリスクがあるため、慎重な計画が必要です。
人事計画を立てる方法
人事計画を立てる方法は企業によって多種多様です。しかし、基本的な方法を知っておくと失敗のリスクを抑えられます。
人事情報を整理する
まずは、社員の人事情報を整理しましょう。整理の方法は、人事計画に必要な項目を定めたうえで、社員のデータベースを作成することが一般的です。項目の例は次のようになります。
・氏名
・生年月日
・職階（役職）
・基本給
・現在の所属部署
・これまでの人事異動の履歴
・前職（中途採用の場合）
・保有している資格
・保有しているスキル
・専門分野や特技
・キャリア志向や昇進意欲
・希望している部署
・これまでの懲戒処分
・人事評価
自社の人事計画にとって、必要な項目を押さえておくことがポイントです。
人事計画案を作成する
経営計画などを踏まえたうえで、各部署の人材状況をヒアリングしましょう。その際に各部署が求めている人員も聞き出します。ヒアリング後は、各部署に必要な人員を洗い出し、人件費を算出しなければなりません。経営計画に適した人件費であるかを確認し、人事計画案を作成します。
人員を調整する
人事計画案を作成したら、本当に必要な人員数か確認しましょう。そのためには、人事計画案の労働生産性や直間比率を算出します。労働生産性は社員1人あたり、または1時間あたりに生産できる成果を数値化したものです。人事計画では、社員1人あたりの労働生産性を採用すると、必要人員数が確認しやすくなります。
直間比率とは、直接業務と間接業務の人員やコスト比率を示す指標です。直接業務とは、製造・販売などの直接的に収益に結びつく業務を指します。間接業務はバックオフィス業務など、直接的には収益に結びつかないものの、企業運営に欠かせない業務です。
間接業務の比率が高い場合は生産性が低い傾向であり、直接業務の比率が高ければ生産性も高い傾向にあります。これらの数値を比較検討し、経営計画などに適した人員調整を行いましょう。
人事計画を作成する際の注意点
人事計画を作成する際には複数の注意点があります。ここでは、代表的な3つの注意点を解説します。
経営計画と事業計画を確認する
人事計画を作成する際には、経営計画や事業計画の確認が欠かせません。経営計画は、企業の長期的なビジョンや目標を達成するための計画です。事業計画は、具体的な事業単位での目標やアクションプランを示す計画を指します。要員計画は事業計画に基づいて策定されるため、事業計画の確認が人事計画の土台です。
経営計画と事業計画をしっかりと確認し、それに基づいて必要な人員や人材を明確にすることが、人事計画の成功に不可欠です。経営計画と事業計画の計画を軸にした要員計画が、人事計画の一部であることを意識しながら適切な人材配置を進めましょう。
過去の計画から課題を明らかにする
企業の歴史において、過去に人事計画を立てている場合があるでしょう。過去の人事計画を分析して課題を洗い出すことは、現在作成している人事計画の改善に役立つ重要なステップです。また、課題が現在までに解消されているかを検証することも欠かせません。
たとえば、新卒者の採用が人事計画で予定していた数を大幅に下回った場合は、その後の施策によって予定人数を採用できているかどうかを確認しましょう。予定人数を達成している場合は、施策を参考に現在の状況に合わせて計画の一部を改善します。逆に、現在も予定数に達していない場合は、課題を明らかにしたうえで採用方法を大幅に改善しましょう。
実行したあとに効果を測定する
人事計画を実行したあとは、その効果を測定しましょう。計画の目的が達成されているか確認するためには、効果測定が重要です。具体的には、採用した社員や人事異動した社員が活躍しているか、部署内のコミュニケーションが取れているかを確認します。
また、計画通りの結果が出ていない場合は、問題を認識し、改善に取り組むことが必要です。現場の声を聞き、計画を見直してアドバイスを行いましょう。人事計画は経営計画や事業計画にも大きな影響を与えるため、その重要性を常に意識しておくことが大切です。
人事計画書について
人事計画を作成したあとは人事計画書に落とし込み、明文化しなければなりません。ここでは、人事計画書の基本を解説します。
人事計画書とは
人事計画書とは、人事計画を立てるうえで必要になる書類です。人事計画による新たな人材の採用や人事異動などは、人事計画書をベースに実行します。人事計画書には、どのような人材がどれだけ必要かを明文化することで、人的リソースの有効活用が可能です。採用した人材の配置や人事異動も、人事計画書がなければ難しいといえます。
人事計画書を作成する目的
人事計画書を作成する目的は、大きく分けて計画達成と人材育成の2つです。そもそも人事計画は、経営計画や事業計画の達成のための計画であり、これらの計画を達成するためには人材の育成も欠かせません。それぞれに特徴があるため、人事計画書を作成する2つの目的を解説します。
経営計画や事業計画を達成するため
企業が経営計画や事業計画を達成させるためには、さまざまな要素があります。景気などの外敵要素を除いて、企業がコントロールできるのは、企業のリソース（人・物・金・情報）です。なかでも重要なのが「人」であり、社員1人のパフォーマンスによって部署の業績は大きく異なります。
社員1人ひとりが、能力やスキルを最大限に発揮すれば、高い目標も達成できるでしょう。人事計画書は重要な計画の達成に大きく影響するものなので、十分に時間をとって作成することがポイントです。
人材を育成するため
人材を育成することも人事計画書の大きな目的です。社員や取引先は、企業の教育や研修の環境が整うことで安心感を抱きます。また、人材育成が順調な企業ほど、社員の離職率は低く定着率が高い傾向です。人材育成は、特別な教育を施すことのみではなく通常の業務内でも実現できます。
人事異動や部署内での業務内容変更も、人材育成の一環として活用できる要素です。ただし、社員がキャリア形成のチャンスと捉えたり、仕事の幅を広げる機会と認識したりできるように留意する必要があります。
人事計画書作成の流れ
人事計画書を作成するためには流れを把握しておく必要があります。重要な計画の達成に役立てるためにも、要点を押さえておきましょう。
自社の人材の現状を把握する
まずは、自社の人材の現状を把握しましょう。全社的に一括して行うよりも、部署ごとの人材の現状から把握する方が得策です。現状把握の際には、社員が理想とする成長を遂げているかも確認しなければなりません。リサーチができれば、人材をデータ化して確定し、細分化して分析することが大事です。
社員数が多い場合は、タレントマネジメントシステムを活用しましょう。タレントマネジメントシステムとは、社員の基本情報や能力、資格、スキルなどの情報を一元的に管理し、共有できるシステムです。時間と労力を大幅に抑えながら人事の現状を正確に把握できるうえ、簡略化も可能です。
必要人員や人件費を算出する
人材の現状把握ができたら、必要な人員数や人件費を算出しましょう。新たに人材を採用する場合は、増員の必要性を検討します。また、新たに人材を増やす場合は、採用予定の人数と必要なスキルも設定しなければなりません。
新たに採用する場合や定期昇給なども含めて、人件費が増加する金額を算出します。コスト増は経営計画や事業計画に影響するため、明確にすることが肝要です。ここで予算を確保しておかなければ、適切な人員採用計画を立てられません。
人事計画書を作成する
必要な調査が終われば、人事計画書を作成する段階です。自社独自の人事計画書のフォーマットがある場合は、作成した人事計画を落とし込み、人事計画書の作成へと進みます。自社のフォーマットがない場合は、インターネットなどで自社に適したフォーマットを探しましょう。
ただし、自社のニーズにあうフォーマットを探すことは、困難であり時間と労力が必要です。無理にフォーマットを決めても、自社の人事計画に適していなければ運用が難しくなるかもしれません。そのため、前述したタレントマネジメントシステムを活用することが近道です。人事計画の運用もスムーズになるので、検討の価値は高いでしょう。
人事計画（人事計画書）に役立つツール
人事計画書の作成にはツールの活用が一般的です。ここでは、人事計画に役立つ代表的なツールを2つ紹介します。
エクセルやスプレッドシート
エクセルやスプレッドシートといった表計算ソフトは、人事計画書の作成だけでなく、人事業務全般に幅広く活用できます。コストをかけずに始められるため、小規模な組織ではコストを抑えつつ有効活用できるでしょう。人事計画書のフォーマットは、インターネット上で簡単に入手できるので手間も軽減できます。
ただし、基本的な操作であれば問題なく使えますが、人事計画書の作成には専門的な知識が必要です。事業規模が大きくなると、データ量が増えて処理が遅くなったり、管理コストが増加したりする場合もあります。
タレントマネジメントシステム
タレントマネジメントシステムは、企業の人材データを一元管理できる機能を持っています。多くのタレントマネジメントシステムはクラウドベースで提供されており、ソフトウェアやアプリケーションをインストールする必要がありません。企業規模が大きくても人事計画書の作成を効率よく進められます。
さらに、人事データを統合して管理できるため、人事評価の効率化にも有効です。将来性のある人材の発掘や育成など、幅広い人事業務に活用できるメリットも見逃せません。システムの導入は段階的に進めることができるため、自社のニーズに合う最適なタレントマネジメントシステムを選定しましょう。
タレントマネジメントシステムの"これだけは外してはいけない"選び方と必要な思考
まとめ
人事計画を進めるうえでは、経営計画や事業計画の確認が欠かせません。人事計画の主な目的は、効率的な業務遂行や人件費の削減、人材の育成です。似た計画に、要員計画や人員計画などがありますが、これらは人事計画の一部と捉えると分かりやすいでしょう。
適切な人事計画の作成で迷ったら、タレントパレットの導入をご検討ください。人材データを分析して活用することで、データに基づいた科学的な人事戦略を実現します。人的資本経営、人事評価、人材育成、採用強化など、人事に関するさまざまな内容に対応できるため、貴社の人事パフォーマンス向上にぜひ導入をご検討ください。
人材の最適配置に役立つシステムの詳しい情報はこちら
戦略的な最適配置とは？企業が抱える人材配置の問題を解消する方法