こんにちは。人事・経営に役立つメディア「タレントマネジメントラボ」を運営する「タレントパレット」事業部編集チームです。

「人事異動の時期が近づいてきたけど、最適配置の方法がわからない」と悩む方は多いのではないでしょうか。

安易な人事異動をしてしまうと、社員の成長やモチベーションアップができず、会社の不利益にもつながります。まずは目的を定め、データ収集により適材適所を実現していきましょう。

本記事では、人事異動のパターンや具体的な決まり方、データ収集方法まで詳しく解説します。部署によって最適な社員を選出できるようになり、企業の拡大につながりますので、ぜひ最後までお読みください。

人事異動の決まり方3パターン

人事異動の決め方には、主に3パターン存在します。企業の方向性を定めるため、各パターンについて把握しておきましょう。

人事主導型

人事主導型とは、人事部が主体となり計画に沿った人事が行われる方法で、中央集権型とも呼ばれています。人事主導型の特徴は、決められた時期に定期的な人事を実施することです。

たとえば、さまざまな部署で知識と経験を蓄えたジェネラリストを育成したい場合には、人事主導型を取り入れると良いでしょう。ジェネラリストとは、幅広い分野のスキルを身に付けている人材の総称です。

人事主導型には、会社全体のバランスを考えた人員配置ができる一方で、社員が異動内容に不満を持ちやすいというデメリットも存在します。したがって、社員情報を可視化し、現状把握できるシステムが必要になるでしょう。

玉突き人事型

玉突き人事型は、退職や休職などで出た欠員を異動で補充する方法です。補充により空いたポストを、さらに別の社員が玉突きのように埋めていきます。

例えば、計画的な人員配置を行う人事主導型を採用している企業において、欠員や休職が出た場合に実施されています。最大のメリットは、欠員によって起こる業務への影響を最小限にできることです。

その反面、連動して起こる異動に社員の負担が増え、モチベーション低下につながりやすい部分はデメリットだと言えます。社員のモチベーションを維持するため、異動理由の説明に注力すべきでしょう。

現場主導型

現場主導型は、店舗やエリアなどの現場が主体で人事を検討する異動方法です。時期がある程度定まっている人事異動型と違い、配置転換のタイミングを定めずに行う場合が多い傾向にあります。

現場主導型であれば、現場の声を人事に反映できるため、業務拡大や問題解決に適した人材配置の実現が可能です。しかし、目の前の課題をクリアするための配置となり、短期的目線の人事になりやすいという問題が挙げられます。

人事異動の決まり方5ステップ

きちんとした手順を踏まず、感覚で人事異動を行っても社員の成長や企業の利益につながりません。この章では適切な配置を実現するための、人事異動の決まり方を5ステップにわけて解説します。

目的をはっきりする

人事異動の目的をはっきりさせなくては、適切な人員配置ができません。なぜなら、異動の決まり方に一貫性がなくなり、検討の途中で迷いが生じてしまうからです。

企業によって変わりますが、主に以下のような目的になる場合が多いでしょう。

• 社員の成長促進
• 組織の活性化
• 社員と仕事のマッチング
• 不正の予防

目的の設定の際は、各部署へヒアリングを行い、組織の状態を把握することから始めます。今抱えている問題はなにか、どのような人材がほしいのかなどを聞き、目的をあきらかにしましょう。

異動要件のリストアップをする

異動要件のリストアップは、異動の目的を達成できる社員を洗い出し、人材の選定をするためにも必要な作業です。具体的には、主に以下のような要件が考慮されます。

• スキル
• 経験
• 役職
• 性格

配置後に社員がパフォーマンスを出せるかは、異動要件の正確さで決まります。異動要件が正確でないと、配置後にミスマッチが起こり、社員の成長や生産性の向上につながりません。

適性のある社員候補を決定する

リストアップした異動要件を基準にして、今回の配置に適任の人材を選びます。選定をする際に、重視すべきポイントは以下の通りです。

• 現在の勤務状況
• 人事評価
• 本人の希望
• 健康状態
• 私生活

社員の私生活には、社員に異動の納得をしてもらうためにも目を配る必要があります。異動で通勤時間がどの程度変わるのか、転居は必要なのかなどを調べておき、対象社員に説明ができるようにしておきましょう。

また、適性のある社員を選定する方法として、社内公募制度を採用するのも手です。社内公募制度とは、社内で増員計画のある部署を公募する制度で、社員の自主性に任せられるため異動後のミスマッチが少なくなります。

異動候補社員の決定に苦労する場合は、社内公募制度の検討をしてみてください。

異動後のシミュレーションをする

異動後は、組織全体のバランスに問題はないかシミュレーションを行います。異動で人数が減った場合、部署の生産性が落ちるケースも考えられるため、問題を補える配置を新たに計画しなければなりません。

タレントパレットであれば「かんたん異動シミュレーション」を利用し、部署全体を見ながら異動の検討が可能です。さらに、複数人同時動作もできるため、効率的な人材配置ができるようになります。社員の最適配置をスムーズに行いたい方は、まずは気軽に資料請求してください。

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内示をする

内示では、始めに異動対象になった理由の説明が必要です。選ばれた根拠を伝えれば社員の納得につながるため、能力やスキルの適性を評価しているなどできるだけポジティブな理由を伝え、社員の理解を得る努力をしましょう。

また、異動の理由だけでなく配置先の情報も伝えるべきです。具体的には、新たな部署の仕事内容、職場の雰囲気などを共有しておけば、異動後についてイメージしてもらいやすくなります。

人事異動の対象となる社員の3つの特徴

人事異動の対象となる社員には、主に3つの特徴があります。企業の利益につながる人事異動をするため、異動によりモチベーションアップや業務適性の発見が期待できる社員について把握しておきましょう。

業務適性が不足している

異動の対象として、まず業務適性がないまま働いている社員に着目しましょう。適性のない部署で働いていても生産性が落ちるだけでなく、社員自身の肯定感も低下し、離職につながる可能性もあります。

現在の仕事が合わず悩んでいる場合でも、別の業務に適性のあるケースも少なくありません。特に、パフォーマンスの低い社員は現在の部署に適性がなく、仕事がうまくいかず悩んでいる可能性があるため、積極的な異動が求められます。

仕事への意欲が低くなっている

社員のモチベーションが低くなる原因の1つに、同じ業務を長期で担当している場合によるマンネリ化が考えられます。人事異動で新しい活躍の場を作り、パフォーマンス向上の手助けをしましょう。

仕事への意欲が低い社員の異動が成功すれば、本人の成長や生産性アップにつながります。

成長が期待されている

成長が期待されている社員は、人材育成を目的として異動対象に選ばれます。なぜなら、多くの仕事を経験させれば、総合的な能力の習得が可能だからです。

総合的な能力とは、企業全体を俯瞰して問題解決ができる、将来の幹部候補に必要なスキルを指します。さまざまな業務経験を積ませるため、2〜3年の定期的な異動が一般的です。

最適な人事をするために有効なデータ収集方法

最適な人事をするために、社員データを効率よく収集できる人事評価制度の活用をおすすめします。人事異動を実施するときには、社員のデータをどれだけ持っているかが大切です。異動対象者の適性や私生活についての情報がないままでは、人事異動に失敗する危険性があるからです。

この章では、異動先のミスマッチを起こし、社員のモチベーションダウンをさせないためにも、社員データを集める有効な方法である人事評価について解説します。

1on1

1on1とは、上司と部下が1対1で面談を行う人事評価の方法です。面談内容は自由で、たとえば、部下の目標達成度の確認や、新たな課題の相談などが挙げられます。

定期的に1on1を行うと、部下のモチベーションアップや、キャリアビジョンを聞くきっかけにもなります。さらに、結果を都度社員データに反映させれば、人事異動計画を策定するときの情報として活用可能です。

360度評価

360度評価は、対象社員の上司だけでなく、同僚や部下などまわりの関係者が評価を行う方法です。上司1人からの評価だと内容に不満を持たれる可能性がありますが、360度評価であれば多くの視点から意見を集められるため、社員も納得して評価を受け止められます。

また360度評価には、リーダーシップやコミュニケーション能力などの評価項目を自由に設定できるという特徴があります。人事異動に必要な社員データの収集をし、配置計画に役立てましょう。

適性検査

採用時に多くの企業でおこなわれている適性検査は、社員データ収集にも活用できます。なぜなら、社員の思考や性格を分析できるため、現在の部署とのマッチ度や他部署への適性を図れるからです。

適性検査が人事異動に役立つとはいえ、取り入れるのは労力と手間がかかります。タレントパレットであれば、独自開発の「TPI適性検査」をすべての社員が無料で簡単に受けられる環境構築が可能です。

適性検査の項目がシステム内に標準搭載されているため、社員は余計な手続きなく検査を開始できます。社員データの収集にお困りの方は、ぜひタレントパレットのご活用を検討してください。

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人事異動を拒否された場合は社員の不利益にあたるかを確認

場合によっては、人事異動を拒否されるケースがあります。就業規則や雇用契約書にて転勤についての記載があるかぎり、拒否をされても受け入れずに命令は可能です。

しかし、異動により社員の不利益が大きいと判断できる場合は、例外として拒否を受け入れる必要が出てきます。社員の不利益にあたるかを確認する項目は、以下の通りです。

• 病気や介護などの事情がある
• 退職目的の不当な人事である
• 地域限定採用の社員である

企業に権利があるからと例外を知らずに人事を決めてしまうと、退職されたり不当な人事だと裁判を起こされる可能性があるため、注意が必要です。

人事異動の拒否について詳しく知りたい方は、別記事「人事異動拒否」をあわせてご確認ください。

まとめ

人事異動は、ときには社員一人ひとりの人生を変えるほどの力を持っています。そのため、企業は人事異動の目的を明確にし、豊富なデータを活用してふさわしい人材を選出しなければなりません。

タレントパレットなら、システムに社員のデータを集約でき、分析が簡単におこなえます。人事評価や適性検査もシステム内で完結できるので、人事異動に関わる情報の効率的な収集が可能です。

的確な配置計画を実施すれば、社員の満足度向上や業務拡大が見込めます。社員の適性を理解した人事異動を行いたい方は、まずはご気軽に資料請求してください。

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