こんにちは。人事・経営に役立つメディア「タレントマネジメントラボ」を運営する「タレントパレット」事業部編集チームです。
「人事部の機能を強化させるために、業務内容の整理をしたい」
と考えていませんか。
人事部の改善を行う際、最初のステップとして人事業務の洗い出しと整理が必要です。人事業務の内容を一覧にして見直すことで、今まで見つけられなかった改善点に気づく可能性があります。
そこで本記事では、これから人事部の業務改善を検討している経営者に向けて、人事部の業務内容について詳しく解説します。
人事部の役割や機能、必要な人材スキルについても把握できますので、ぜひ最後までお読みください。
人事業務一覧表とそれぞれの業務内容の詳細
人事業務の内容について一覧表でまとめましたので、早急に確認したい方はぜひご覧ください。
人事業務一覧
業務 | 概要 |
|---|---|
人材採用 | 企業に必要な人材を確保するために計画を立て、説明会や選考を実施する。 |
人事評価 | 人事評価制度を適切に運用し、社員の処遇を決める。 |
人事異動・配置 | 適材適所の人材配置を行い、組織の活性化を図る。 |
人材育成 | 社員のスキルや能力アップのために、研修や教育制度の企画・運営を行う。 |
人事制度の整備・策定 | 社員全員にとって公平な人事評価制度や給与制度を |
労務管理 | 社員が安心して働けるよう、社会保険の手続きや福利厚生の整備を行う。 |
以下で各業務内容の詳細を紹介します。
人材採用
人材採用は自社に必要な人材を確保するために計画を立案し、実行する業務です。主に新卒採用と中途採用の2つを実施し、以下のような流れで内定者を決めます。
- インターンシップ（新卒採用のみ）
- 会社説明会
- 書類選考
- グループワーク
- 面接
- 内定
- 入社式および入社説明会
上記のイベントの企画・運営が、採用担当者の主な業務です。最近では応募者数を増やすためにSNSによる情報発信も採用活動の一貫として実施されています。
人事評価
人事評価は社員の実績や能力を評価するために、人事評価制度を適切に運用する業務です。定期的に社員や上司に評価シートを記入してもらい、人事評価制度に従って社員の処遇を決定します。評価によって昇給や昇格が決まるため、人事評価は社員のモチベーションアップにも欠かせません。
人事部は社員全員が公平な評価を受けられるよう、評価制度を適切に運用することが求められています。
人事異動・配置
組織のマンネリ化解消や活性化のために、社員の能力に合わせて異動や配置を行うことも人事業務のひとつです。
人事異動は企業側が社員に異動を命じる「辞令」や、各部署が人材を募集して自ら立候補する「社内公募制度」などさまざまな種類があります。
人事部ではトラブルが発生しないよう、社内規定に則って適切に人事異動や人材配置をすることが主に求められます。
社員が納得できる人材配置をできるようキャリアプランを一緒に考えたり、異動前の不安を解消するためにフォローしたりすることも人事部が行う業務です。
人材育成
人材育成では、社員のスキル・能力向上のために研修の企画・運営を行います。役職や能力に合わせて次のキャリアに一歩前進できるよう、育成カリキュラムを組んで社員をサポートします。
企業でよく実施されている研修として、以下のようなものがありますので見てみましょう。
- 新入社員研修
- 中堅社員研修
- 管理職研修
- 職種別研修
最近では在宅ワークも広まったことから、e-ラーニングを導入している企業もあります。社員が今の業務をより高い精度で遂行したり、キャリアアップを促したりするために研修・教育制度を設けることが人事部の業務のひとつです。
人事制度の整備・策定
人事部では社員のモチベーション向上や離職防止のために、定期的に人事制度の整備・策定をします。不公平な内容になっていないか人事制度を見直し、改善して社員の納得しやすい制度を作ります。
人事制度は求職者にとっても企業選びの軸になるため、制度の見直しは重要です。人事制度が求職者や社員にとって魅力的なものであるほど応募者数が増加するので、日々アップデートしていく必要があります。
労務管理
労務管理は社員全員が安心して働ける環境を作るために行う業務で、主に以下のような仕事内容があります。
- 勤怠管理
- 休暇管理
- 給与計算
- 健康診断の実施
- 労働保険や社会保険の手続き
- 安全衛生管理
- 福利厚生の整備・運用
上記の業務は労務部や総務部が担当する場合もありますが、中小企業の場合、人事部が担当しているところも少なくありません。
人事業務に求められる役割・機能
人事部は企業にとって重要な資源である「ヒト・モノ・カネ」のうち「ヒト」に関する業務をすべて任されている部署です。求められる役割・機能として、以下の3つがあります。
- 人的資本のマネジメント
- 社員の価値向上
- 社内のビジネスパートナー
自社の人事部が上記の役割や機能を果たしているかを確認するために、以下を読んでみましょう。
人的資本のマネジメント
優秀な社員が離職しないよう、人材を管理することが人事部に求められています。優秀な社員の離職によって、組織のモチベーションや生産性の低下を防ぐためです。
離職を防止するには社員の意見をヒアリングし、人事制度や社内規定を改善することが大切です。とくに人事評価では、社員全員が公平に評価できる体制を整えなければ、会社に不満をもつ人が増えて離職したいという気持ちを高めてしまいます。
社員に自社で長く働いてもらうためにも、人事部はヒトに関する側面からより働きやすい会社作りに取り組んでいく必要があります。
社員の価値向上
人事部では、社員全員の価値を上げていく重要な役割を担っています。社員一人ひとりのスキルや能力を向上させないと、企業が成長できず競合企業とのシェア争いに負ける可能性があるためです。
企業が成長するには、経営視点から必要な人材を考え、社員全員の能力やスキルを高めることが求められています。社員の成長を促すためにも、人事部がサポートして研修や教育制度の整備・運営をすることが欠かせません。
社内のビジネスパートナー
人事部は社員と経営陣の両方と密接に関わっており、それぞれのビジネスパートナーであることが求められます。
社員に対しては将来のキャリアプランの支援やライフデザインの提案をする役目があり、経営陣に対しては経営戦略を達成するために戦略人事としての役割を担っています。
社員一人ひとりと密なコミュニケーションを取り、各部署の活性化を図ることがビジネスパートナーとして必要です。
人事業務で必要な5つのスキル
この章では人事部の社員に必要なスキルについて紹介します。
- 誰とでも話せるコミュニケーション能力
- スケジュール管理能力
- 情報の危機管理能力
- 情報収集能力
- 戦略を立てるための思考力
社員の能力によっても組織力が大きく左右するため、業務改善と同時に人事担当者一人ひとりのスキルも確認しましょう。
誰とでも話せるコミュニケーション能力
人事部は社内外のさまざまな人と関わる業務であるため、誰とでも気兼ねなく話せるコミュニケーション能力が必要です。相手の話の意図を正確に汲み取り、適切な対応をできることが求められます。
とくに採用活動においては企業の顔となるため、求職者から好感度が得られるよう明るく振る舞わなければなりません。もし態度が好ましくない場合、求職者の入社志望度が下がる原因になるので、人材確保の機会損失につながります。
スケジュール管理能力
人事部では採用・評価・労務などさまざまな業務を抱えており、複数のプロジェクトを並行して進めるためのスケジュール管理能力が必要です。人事部は外部の人とも関わることが多いので、選考日程や社会保険手続きの締め切り日などを間違えると信用を失います。
日程を正しく把握して業務を遂行するためには、自身で考えて効率的なスケジュールを組まなければなりません。突発的に新しい仕事を割り振られても、臨機応変に対応できることが求められます。
情報の危機管理能力
人事部では社員や求職者の個人情報を扱うため、外部に情報が漏れないよう危機管理能力が求められます。経営陣とも密接に関わる部署であり、経営戦略のような機密情報も多く共有されるため、他部署よりも情報リテラシーが高くなければなりません。
万が一情報を漏えいしてしまった場合、自社にとって大きな損害になります。人事部で情報が漏えいしないよう、社員一人ひとりが情報を正しく扱えるように育成する必要があります。
情報収集能力
法律の改正や社会情勢、企業内の方針などにより人事規定や制度を変えていく必要があるため、日々の情報収集が欠かせません。
ニュースを見て情報を集めるだけでなく、現場で働いている社員からの意見や情報を拾い上げることも必要です。社員の意見を聞き取って人事制度や社内規定も改善していくことが必要なため、人事部は常にいろいろな場所でアンテナを張って情報収集する能力が求められます。
戦略を立てるための思考力
人事部には、自社の経営ビジョンを把握して人事戦略を立てるための思考力が必要です。経営目標の達成に向けて、ヒトの観点から組織や自身でできる業務が何かを考えることで、人事部は経営陣のビジネスパートナーとしての役割を果たします。
たとえば、経営陣がDXに力を入れることに決めたとしましょう。この場合、DX事業が成功するためにはどのような人材を何人採用すれば良いかを考えて、採用計画を立てることが人事部に求められます。このように人事部では客観的に情報を分析し、組織に求められていることを把握して戦略を立てる力が必要です。
人事業務における3つの課題
この章では、多くの企業が抱えている人事業務の課題について紹介します。
- 優秀な社員が離職することがある
- 人材の育成が難しい
- 一人当たりの業務負担が大きい
自社にも該当する課題があれば、解決に向けて取り組んでみてはいかがでしょうか？課題の詳細について以下で解説します。
優秀な社員が離職することがある
現在、多くの人が転職活動をしており、どの企業でも優秀な社員が離職するリスクがあります。マイナビの調査によると、2021年の正社員の転職率が7.0%で、過去最高水準になっていることがわかりました。
離職する理由は人によってさまざまですが、少しでも優秀な人材が自社を辞めないようにするには、社員が働き続けたくなる会社作りをする必要があります。
人材の育成が難しい
研修や人材配置の変更を実施しても、人材の育成が思うようにいかない場合があります。育成の時間がないことや部署内の教育制度が整っていないことが、主な原因です。
課題解決には人事部が教育制度を整備し、各部署の先輩や上司が教育できるよう研修を実施することが求められます。
一人当たりの業務負担が大きい
人事は業務が多岐にわたるため、一人当たりの業務負担が大きい傾向にあります。人手が足らないのであれば人材を募集しなければなりませんが、少子高齢化の中で人材を確保するのが難しいのが現状です。
一人当たりの業務負担を減らすためには、事務作業の効率化が求められます。
人事担当者が抱えている課題についてより詳しく知りたい方は、別記事「人事課題」をあわせてご確認ください。
人事業務における課題を解決する方法
人事業務の課題を解決する方法として、タレントマネジメントシステムがあります。タレントマネジメントシステムは人事情報を一元管理できるシステムです。
人材のスキルや能力を俯瞰して見られるため、社員ごとに最適な育成方法がわかり、人材の育成スピードを高められます。
システムによっては評価者の評価傾向を分析できる機能もあり、活用することで上司が客観的に評価を進められ、公平感を増せる点もメリットです。評価を公平にすることで、社員が納得しやすい評価を受けやすくなり、社員のモチベーションを向上する施策としてもタレントマネジメントシステムがおすすめです。
人事担当者にとってもデータ入力のような事務作業の効率化により残業時間や人件費の削減につながります。
しかし、タレントマネジメントシステムは多くの企業でリリースされているため「どれを選べば良いかわからない」という方もいるでしょう。もしシステムの選定に悩んでいましたら弊社の「タレントパレット」の導入を検討してみてはいかがでしょうか。
タレントパレットは大手・中堅企業で売上高No.1のシェアを誇るタレントマネジメントシステムです。人材配置の最適化や育成計画の立案をスムーズに行えるようになり、人事部の業務効率化に貢献します。
タレントパレットについてより詳しく知りたい方は下記リンクから資料を無料配布していますので、ぜひダウンロードしてみてください。
まとめ
人事業務は経営資源の「ヒト」をマネジメントする重要な業務です。採用活動や人事評価、労務管理など多岐にわたる業務があり、複数のプロジェクトを効率良く遂行する能力が求められます。
人事部の機能を高めるためにもコミュニケーション能力や戦略を立案できる思考力を身につけてもらい、社員全員が働きたいと思える会社作りを実現させましょう。
ただし、人だけでは限界があるため、業務効率化に向けてタレントマネジメントシステムを導入するのも1つの手です。
弊社のタレントマネジメントシステム「タレントパレット」では、人材育成や労務管理などで発生する作業を効率化できます。一人当たりの工数を減らせるため、人事戦略や採用計画の立案に力を入れられるでしょう。
現在、弊社ではタレントパレットの資料を無料で配布しています。もし人事業務の課題解決をしたいと考えている方は、下記リンクからダウンロードしてみてください。