【必見】人材データベースを構築する5つのメリット！必須の7項目や構築方法も解説

2023.05.31

人材データベースを有効に活用することで、組織の課題を分析したり適切に人材評価できたりします。本記事では、人材データベースについて解説します。人材配置や人材採用などの人事課題を解説したい方は、ぜひ参考にしてみてください。

こんにちは。人事・経営に役立つメディア「タレントマネジメントラボ」を運営する「タレントパレット」事業部編集チームです。

「社員のデータを分析して、人材配置や採用に活かしたい」「人事や経営の課題を短時間で把握できるように、人材データを整理したい」「人材データベースを手軽に構築する方法が知りたい」という方も多いのではないでしょうか。

適切に人材を配置したり評価したりするには、社員のデータを収集して分析する必要があります。人材管理業務を効果的に行うには、人材データベースを活用して、社員情報を一元管理することが必須です。実際に、業務を効率化しようとして導入する企業が増えているのが現状です。

矢野経済研究所が2021年に実施した調査によると、人材データベースを含むシステムの市場規模拡大が予測されています。2019〜2021年で1.5倍になる予測がされており、今後も拡大するでしょう。本記事では、人材データベースを導入するメリットや注意点について解説します。人事業務の効率化を図りたい方は、ぜひ最後までお読みください。

人材データベースは経営課題解決に役立つ人材情報管理ツール

人材データベースとは、社員のあらゆる人材情報を集めたデータの集合体です。例えば、以下のような情報を蓄積します。

氏名や年齢などの基本情報
性格検査や職務内容
スキルや資格
実績や経歴
遅刻や欠勤の有無などの勤務態度

収集したデータを有効活用することで、人材不足や離職率増加といった課題解決に繋げることが可能です。IT化の促進に伴い、人材開発や人材マネジメントにおいてもシステム導入が進んでいます。人事施策の立案・改善のために、人材データをより一層活用しようという需要は、今後も高まるでしょう。

人材データベースが注目されている背景

1990年代当初、日本では離職者が少なく、人材データベースの需要はありませんでした。しかし、バブル崩壊やリーマンショックなどを経て、以下のようなさまざまな要素が変化しました。

労働市場
企業の価値観
経営戦略

社員が同じ会社で働き続けることは一般的ではなくなり、従来の人事管理の手法が通用しなくなっているのが現状です。少子高齢化によって優秀な人材の確保が難しくなり、生産性向上のために適切な人材配置が必要となっています。

2011年には、元日産自動車会長のカルロス・ゴーン氏がタレントマネジメントを導入しました。その結果、グローバルに活躍できる人材が増加しました。人材データベースが注目され、多くの企業が導入し始めました。

人材データベースを活用する5つのメリット

近年活用する企業が増えている人材データベースは、導入することで以下の5つのメリットが得られます。

短期間で人事課題を把握できる
タレントマネジメントできる
適切に人事評価できる
働き方改革の推進に活用できる
人事管理業務を効率化できる

人材データベースの導入を考えているなら、活用することで何が期待できるのか把握しておくことが重要です。社員の生産性向上を目指している方は、参考にしてみてください。

短期間で人事課題を把握できる

人材データベースを有効活用すれば、短期間で人事課題の把握が可能です。例えば、以下のような問題を把握できます。

残業時間が多い部署
業務が合っていない社員
体調不良による欠勤が多い社員

人材データベースの利用により、人事や経営の課題が浮き彫りになります。課題が把握できたら、取り組むべきことも見えやすくなることでしょう。人材データベースがあれば社員情報をまとめる手間が省けるので、迅速な課題把握と解決策の検討ができます。

タレントマネジメントできる

タレントマネジメントとは、現在注目されている人事施策の1つです。社員が成果を出しやすくするための企業の取り組みを指します。具体的には、以下のような施策を検討・実行します。

人材配置
人材育成
人材採用

例えば、社員の適性を基にして人材配置できるので、個人の能力が高まりやすくなり、生産性の向上が目指せます。人材データベースに社員の適性を登録しておけば、再度情報収取する必要がないので、人材配置を検討する時間の短縮が可能です。社員は、自身に合った業務にあたることで成果が出しやすくなり、満足度が高まるでしょう。タレントマネジメントを行えば、企業の目標達成に近づけます。

適切に人事評価できる

人材データベースを有効活用すれば、適切な人事評価が行えます。社員のモチベーションの維持や離職防止のためにも、適切な人事評価が必要です。なぜなら、納得のいく評価でないと社員のモチベーションが低下し、会社への不満が募ってしまうからです。

評価に対して不満を訴えられたとしても、人材データベース内の情報を基に、根拠を客観的な数値で伝えられます。客観的なデータの活用により、主観に頼ることなく評価でき、社員との関係悪化のリスクを軽減可能です。

働き方改革の推進に活用できる

人材データベースは、働き方改革の推進にも活用されます。働き方改革の推進には、以下のことを行う必要があります。

テレワーク・フレックス制などの多様な働き方の実現
長時間労働の是正
育児休暇の取得促進

社員の働き方を改善したいと考えていても、情報がまとまっていなければ、問題点の把握に時間がかかります。特に社員が多い企業は、会社全体の状況把握が難しいです。人材データベースに登録すれば、企業は社員の働き方や勤怠などの情報を瞬時に確認可能です。問題点や改善点を見つけやすくなり、解決のために行動しやすくなるでしょう。

人事管理業務を効率化できる

人材データベースの活用で、社員情報を一元管理・分析できるため、人材配置や人事評価などあらゆる人事管理業務が効率化できます。社員に関する情報があらゆる場所に点在すると、まとめるのに時間を要し、人事の負担が増えてしまいます。

人材データベースを有効活用すれば、情報が1箇所に集約されるため、人事業務の負担を軽減できるようになります。人事業務に関して詳しく知りたい方は、別記事「人事業務一覧」をあわせてご確認ください。

人材データベースに必要な7項目

ここでは、実際に人材データベースを導入する際に必要な項目を7つ紹介します。

基本属性
実績・経歴
職務内容
勤怠状況
スキル・資格
マインド
行動データ

登録しておくことで、さまざまなデータを掛け合わせて分析できます。適切な人材配置や人事評価を実現したい方は、人材データベースの導入前に把握しておきましょう。

基本属性

人材データベースの基礎と言えるのが基本属性には、以下のような情報が該当します。

氏名
住所
生年月日
入社年月日
所属
性別
役職
等級

情報量が多く、登録するコストがかかります。しかし、登録しておけばあらゆる事務手続きに活用できるので、業務の効率化が図れます。近年は、ジェンダー平等が注目されているので、LGBT（レズビアン・ゲイ・バイセクシャル・トランスジェンダー）にも配慮した設定が必要です。

実績・履歴

経歴や実績などを人材データベースに登録すると、人事管理業務の効率化が図れます。人材データベースには、以下のような情報を登録します。

職歴
学歴
所属履歴
評価履歴
研修受講履歴
上司・部下履歴
成果
受賞
表彰歴

入社後だけでなく入社前の受賞歴や成果も組み込むと、今後の人材管理に役立つ可能性があります。人材配置や人事評価をするときに活用できるデータなので、漏れなく登録しておきましょう。

職務内容

人材データベースには、社員の業務やミッションといった職務内容も登録します。社員ごとの職務内容は部署内で共有されていますが、経営者や人事担当者は把握できていない可能性があります。データベースにまとめておくと、社員ごとの業務量の差を把握でき、適切な業務配分を実現可能です。業務内容を基に、適性のある社員を配置できるようにもなるので、必ず登録しておきましょう。

勤怠状況

人材データベースには、以下のような社員の勤怠状況も登録します。

出勤・退勤時間
遅刻・早退・欠勤の頻度
勤務時間

勤怠状況を登録すると、人手不足な部署や業務を抱えすぎている社員が確認できます。また、過去に離職した人の勤怠状況を基に、不満を抱えていたり無理をしていたりする社員を推察することも可能です。上司や人事担当者が早期にアプローチすれば、社員の離職を未然に防止できます。働き方改革の推進や社員の勤務態度の見直しにも役立つので、必ず登録しましょう。

スキル・資格

適切な人材配置や育成の要になるのが、社員が保有しているスキルや資格です。業務配分や人事評価などにも有用なデータのため、人材データベースに登録をしておくと、詳細に分析できるでしょう。社員がどのようなスキル・資格を保有しているかが瞬時に把握できるため、人事業務の工数を大幅に削減できます。

マインド

マインドに関する情報は、人材データベースに登録をしておくのがおすすめです。社員の性格やモチベーションは、企業全体の生産性に関わります。例えば、以下のようなマインド情報を分析することで、生産性向上が狙えます。

キャリア志向
ストレス検査結果
満足度調査結果
面談履歴
上司メモ

社員のマインドは変化することがあるので、定期的にデータを収集してアップデートすることが大切です。

行動データ

企業の中には、社員それぞれの行動データを収集しデータベースに集めているところもあります。会社から社員にウェアラブル端末を支給することで、データと個々の能力や成果との相関関係を分析できます。例えば、以下のような項目を測定可能です。

位置情報
心拍数
発言時間

社外での営業やリモートワークなどで上司が側にいなくても、行動データを蓄積させれば、社員が抱えるストレスの度合いなどを評価できます。ただし、行動データの分析は難しいため、専門家に依頼するのがおすすめです。

人材データベースを構築する2つの方法

人材データベースを構築する方法として、以下の2つが挙げられます。

Excelを利用する
システムを導入する

コスト面や管理のしやすさなどを考慮し、構築方法を選択しましょう。それぞれのメリット・デメリットを紹介するので、人材データベースの構築を検討中の方は事前に確認しておきましょう。

:Excelを利用する

社員が少ない企業は、Excelで人材データを管理をしていることがあります。Excelで人材管理を行えば、システム導入にかかる費用を節約可能です。社員が少ないと、扱うデータも少ないのでExcelの利用で十分ですが、以下のように多くのデメリットがあります。

社員や管理項目が増えるとシート数が増える
データの破損や紛失の可能性がある
時系列変化を把握しにくい
閲覧制限がないため情報保護しにくい

今後社員を増やす予定なら、Excelで管理するのはおすすめできません。重要な社員情報を保護するためにも、システムの導入を検討しましょう。

システムを導入する

安全に社員情報を管理するなら、システムの導入がおすすめです。システムは「オンプレミス型」と「クラウド型」の2種類があります。オンプレミス型は、社内専用サーバー上に人材データベースを構築するタイプです。カスタマイズの自由度が高いため、現在も多数の企業が利用しています。ただし、自社で構築するため時間や手間がかかってしまいます。

クラウド型は、インターネット上で管理できるのが特徴です。サービス利用料がかかりますが、構築済みのデータベースを利用するので、短期間で導入できるのがメリットです。また、サービス提供会社が保守するため、メンテナンスの手間が省けます。

クラウド型の人材データベースは、タレントマネジメントシステムに含まれている場合があります。タレントマネジメントシステムは、社員情報を分析し生産性の向上が図れるため、企業から注目されているツールです。

弊社が提供する「タレントパレット」なら、単にデータを蓄積するだけでなく、高度な人材データ分析ができます。圧倒的な機能数を誇り、豊富なデータ管理や分析ができるので中規模や大企業から高い人気を得ています。ぜひ、お気軽にお問合せください。

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人材データベースを構築する際の3つのポイント

人材データベースをうまく活用するには、以下の3つのポイントに注意しておく必要があります。

活用目的を明確にする
小さく始めて徐々に拡大する
セキュリティ対策をする

データを活用できないと人材データベースを構築する意味がないので、注意点を理解しておくことが重要です。それぞれ解説するので、参考にしてみてください。

活用目的を明確にする

人材データベースを導入するなら、活用目的を明確にすることが必要です。活用目的が曖昧だと導入後に必要なデータが分からないため、課題を分析できません。目的を明確にする手段としておすすめなのが、ボトムアップアプローチとトップダウンアプローチです。

ボトムアップアプローチは、現場の声を集める手法です。アンケートなどにより社員の意見を収集し、人材データベースの活用目的を考えます。現場の声を反映できるので、社員の満足度向上が見込めます。結果として、離職の防止も目指せるでしょう。

トップダウンアプローチは、経営陣が策定した人事戦略を基に、解決すべき課題を洗い出します。人事戦略が基になるので、会社の方針から逸れる心配がありません。どちらも長所と短所があるため、両方からアプローチしましょう。

小さく始めて徐々に拡大する

最初から完璧な人材データベースは構築できないため、まずは小さく始めることが必要です。課題解決に必要なデータ項目や内容を定めて最小限に抑えることで、すぐに分析に移れます。「業務時間の無駄を省きたいのか」「コストを削減したいのか」などの目的を決めてから情報を集めると、作業の負担を軽減できます。運用方法が定まってきてから徐々に拡大していくことで、負担なく活用できるようになるでしょう。

セキュリティ対策をする

人材データベースには、さまざまな社員の情報を管理・保存するので、セキュリティ対策を入念に行う必要があります。情報漏えいが起きたら企業が信用を失ったり、社員を危険にさらしてしまったりするため、事前に対策しておきましょう。セキュリティ対策の例として、以下の方法が考えられます。

役職やデバイスごとにファイルの閲覧やアクセスに制限をかける
自社からの情報持ち出しを制限する
ウイルス対策ソフトを導入する
社員個々の情報リテラシーを向上させるため研修を行う
データベースへの通信内容を暗号化して外部からの不正アクセスを防ぐ

情報漏えいがないよう、未然に防ぐことが大切ですが、もし起きてしまった場合の対策も考えておきましょう。マニュアルを作成するなど、万が一の事態に備えることが重要です。また、人材データベースを提供している会社のサービスを利用するのもおすすめです。セキュリティ対策がされたサービスを利用すれば、自社の負担を軽減できます。