こんにちは。人事・経営に役立つメディア「タレントマネジメントラボ」を運営する「タレントパレット」事業部編集チームです。
「業務が多すぎて採用活動や人材育成に注力できない」
「人事部門の社員を雇用したいが、時間や資金に余裕がない」
というお悩みの方がいらっしゃるのではないでしょうか。
たしかに、現在少子高齢化によって人材不足が深刻化しており、採用活動がうまくいかない企業も少なくありません。採用が困難な状況の中で人事部が業務をスムーズに遂行するためには、人事業務の委託を検討してみても良いでしょう。
本記事では作業効率化の対策として有効な「人事業務委託」について解説します。この記事を読めば外注できることや委託先の選び方がわかりますので、ぜひ最後までお読みください。
人事業務委託の契約方法と委託先
人事業務委託とは、採用活動や労務管理などの作業を外部に代行してもらうことを指します。年末調整や採用活動など幅広い人事業務を委託でき、効率的にプロジェクトを遂行できます。
人事業務委託は、一人当たりの作業負担の軽減やコスト削減の施策としても有効です。
契約方法
人事業務委託の契約方法として、以下の3種類の契約があります。
- 委任契約
- 準委任契約
- 請負契約
委任契約と準委任契約は業務を遂行してもらうことに対して報酬を支払う契約です。社会保険の手続き代行や税務の代理など法律行為が伴う業務を依頼する場合は委任契約、採用活動の代行や人事戦略のコンサルティングなど法律行為を伴わない業務を依頼する場合、準委任契約となります。
一方、請負契約は成果物に対して報酬を支払う契約です。具体的な委託業務の内容として、求人広告の作成や採用動画の制作などが該当します。
依頼したい業務によって契約方法が異なりますので、書類を作成する際は注意しましょう。
委託先
人事業務の委託先として、主に企業とフリーランスの2種類があります。
企業に依頼する場合のメリットとして、幅広い業務を委託できる点が挙げられます。組織として業務の質を担保していることから、安定したアウトプットを期待できることも良い点です。ただし、認識のずれにより不要な業務を委託してコストが増えることが懸念されます。
フリーランスは、一部の業務を委託したいときにおすすめです。転職市場では獲得が難しい人事のエキスパートもいるため、委託することで業務のパフォーマンスが向上します。
しかし、信頼できるフリーランスでないと連絡が遅い場合があるため、注意が必要です。人によっては長期間の業務委託が難しいため、再び人材を確保しなければならない状態になることがあります。
委託先はそれぞれのメリット・デメリットを考慮して選びましょう。
人材派遣と人事業務委託の違いついて詳しく知りたい方は、別記事「人材アウトソーシング」をあわせてご確認ください。
人事業務で委託できること
委託可能な人事業務として主に以下の3つがあります。
- 採用管理
- 労務管理
- 人事管理
採用管理や労務管理とひとえに言っても業務内容は多岐に渡ります。具体的な作業内容について以下で紹介しますので、チェックしてみましょう。
採用管理
採用管理では、新卒・中途採用に関する以下の業務を委託できます。
- 採用計画や選考フローの提案
- 求人に関するクリエイティブの制作
- 応募者の対応
- 書類選考・面接
- 内定者フォロー
採用計画や選考フローの提案では、委託先と打ち合わせをしながら求めている人材像をもとに最適な手段を提供してもらえます。求人に関するクリエイティブの制作については、採用計画をもとに求人広告や採用サイト、会社説明動画などの制作依頼が可能です。
応募者の対応では選考案内を送付したり、個人情報を管理したりします。書類選考・面接については会場の手配や当日の運営を任せることが可能で、面接官を依頼できる場合もあります。
内定者が辞退しないよう入社意欲を高めるためのフォローも、業務委託で対応可能です。
労務管理
人事部で労務管理をしている場合、以下のような業務を委託できます。
- 給与計算
- 帳簿の管理
- 社会保険の手続き
- 福利厚生の運用
- 入退社手続き
- 年末調整
労務管理は事務的な手続きが多いため、コア業務に注力したい方におすすめです。
労務管理をプロに任せることで、給与計算や帳簿管理などの業務でミスを削減できるため、正確にデータを管理できます。福利厚生も代行することで自社で運用する必要がなくなり、業務負担を軽減できます。
人事管理
人事管理では、以下のような評価や育成に関する業務を委託できます。
- 人事評価制度の設計
- 人事評価
- 社員研修の実施
- 人材配置
人事評価制度の設計を委託することで、自社の企業理念に基づいた評価制度の作成を支援してもらえます。満足度の高い評価制度の知見も得られることから社員の納得度が増し、離職防止やモチベーションの向上にも効果的です。人事評価の運用では評価シートの作成や配布・回収、評価結果のデータ分析も代行できるため、業務が効率化できます。
社員研修の代行では人事担当者の工数を減らせるだけでなく、自社で取り入れていなかった最新の情報が学べることもメリットです。たとえば、現在テレワークの需要が高まっていることから、オンライン会議でのビジネスマナーや営業方法などを学習できます。
人事業務を委託する4つのメリット
人事業務を外部に委託することで、以下の4つのメリットを受けられます。
- コア業務に注力できる
- 人事業務の質が向上する
- コスト削減につながる
- スポットで利用できる
メリットを知ることで人事業務の委託が自社に必要かを判断できますので、ぜひご覧ください。
コア業務に注力できる
データ管理や書類作成などの事務作業を委託することで、生産性の高いコア業務に力を入れられます。事務作業を委託することによって人事担当者の業務負担が削減し、時間に余裕が生まれるためです。
空いた時間を活用して人事評価制度の見直しや人事戦略の立案などに力を入れられるため、組織力を向上させられます。
人事部がない小規模の会社でも代行してもらうことで、マーケティングの戦略や営業など売上増加につながる業務に注力できます。
人事業務の質が向上する
人事業務の代行会社やフリーランスはその道のプロであり、委託することで自社よりも大きな成果が得られます。パフォーマンスの高い業務ができる理由として、代行会社やフリーランスは多岐にわたるノウハウやスキルを保有しているためです。
たとえば、採用業務で応募者数を増やすためには、以下のような知識やスキルがあると有利です。
- 自社ブランディングにつながる採用サイトの制作スキル
- 自社の興味をもつ求人広告を作成するためのライティングスキル
- 視聴者を魅了する採用動画の撮影・編集スキル
上記のように動画やサイトを制作するのは人事の専門分野でないため、社内でスキルを持っている人は少ないでしょう。
自社にないスキルを取り入れたいときや、代行したほうが質が高くなる作業があるときに、人事業務の委託は活用できます。
コスト削減につながる
自社で正社員を雇うよりも業務を委託した方がコスト削減につながります。委託することで人件費や育成費、社会保険料などのコストを抑えられるためです。
委託した場合は業務や成果に対する報酬を支払うだけで済むため、雇用するより安くなる傾向があります。
また、社員を雇う場合は毎月一定の給与を払う必要がありますが、委託する場合は業務量に応じて支払うことが一般的です。業務量が少ない場合は支払う額が減るため、コストを抑えられます。
スポットで利用できる
人事業務委託の場合、繁忙期で人手が不足しているときのみの利用が可能です。業務や成果に対して報酬を支払う契約であるため、正社員と異なり長期的にコストが発生することがありません。
委託する相手は人事業務に関するスキルを所持していることから、一から仕事を教える必要がないこともメリットです。
正社員を採用するよりも人材の手配から実働までのリードタイムが短いことから、すぐに業務に着手してもらえます。
繁忙期の社員の残業時間削減にもつながるため、働き方改革の施策としてもおすすめです。
人事業務を委託する3つのデメリット
委託することで人事業務の質向上や業務時間・コストの削減につながるなどのメリットがありますが、以下のような3つのデメリットもあります。
- 人事業務のノウハウを蓄積できない
- 情報漏えいのリスクがある
- 対応が遅れる場合がある
委託したことに後悔しないよう、以下を読んでから検討することをおすすめします。
人事業務のノウハウを蓄積できない
人事採用での面接や人事戦略の立案などのコア業務を委託すると、自社にノウハウが蓄積されません。
人事業務のスキルを持つ社員が育たず、将来自社のみで人事業務を運営したい場合、業務を適切に遂行できない可能性があります。トラブルが多発してしまい、結果的に毎回人事業務を委託しなければならない状況になることもあるでしょう。
人事業務を内製化したい場合は、委託先に頼りすぎず共同で作業し、知識やスキルを吸収することをおすすめします。
情報漏えいのリスクがある
業務内容によって委託先と以下のような情報を共有することがありますが、情報漏えいのリスクがあるため注意が必要です。
- 経営戦略・人事戦略
- 選考の応募者や社員の個人情報
- 自社の人事業務に関するノウハウ
上記のような情報が漏えいすると、企業や個人にとって大きな損害になりかねません。情報が外部に漏れないためにも、事前に秘密保持契約書を締結してから委託しましょう。
委託先にも漏れてはいけない情報に触れる業務がある場合は、必ず自社で遂行してください。
対応が遅れる場合がある
企業やフリーランスによっては対応できない日や連絡が遅くなる時間帯があります。もし対応ができない・遅い日時がある場合、自社にとって損失につながることがあります。
たとえば、新卒採用の応募者が採用代行会社の休業日にメールで連絡したとしましょう。この場合、採用代行会社は翌営業日にメールの返信をしますが、その間に応募者の気持ちが変わって別の企業を志望してしまう可能性があります。
そのほか、自社の休業日と業務委託先の休みが一致しないと、やり取りが円滑に進みません。
対応できない時間があると人材採用の機会損失につながることがあるため、委託先の選定は重要です。
人事業務委託サービスの選び方3選
委託先はフリーランスや採用代行会社などたくさんあり、その中から自社の要望に答えられるところを選ぶ必要があります。選ぶポイントとして、以下の3つがあるため、ぜひ参考してみてください。
- 業務範囲で選ぶ
- 委託先のコミュニケーション能力で選ぶ
- 実績で選ぶ
それぞれ委託先を選ぶうえで重要ですので、しっかりとチェックしましょう。
業務範囲で選ぶ
企業やフリーランスなどで委託できる作業内容が異なるため、業務範囲を調べてから選びましょう。
企業の場合はホームぺージの事業内容、フリーランスは個人サイトやクラウドソーシングのプロフィール画面などで業務範囲を確認できます。
自社で外注する目的や代行してもらいたい業務を明確にしてから、委託先を選ぶことをおすすめします。
委託先のコミュニケーション能力で選ぶ
採用活動や人事評価制度の設計を外注する場合は、コミュニケーションを密にとれる委託先を選びましょう。とくに採用計画の立案を委託する際は、コミュニケーションにズレがあると採用ミスマッチの原因にもなるため、重要です。
連絡を取り合うツールや対応可能な時間などを共有し、こまめにコミュニケーションを取り合えるかを確認しましょう。
お問い合わせをして委託先の説明力を確認したり、口コミやレビューを見たりしてコミュニケーション能力が高いかを判断してみてください。
実績で選ぶ
採用に関する知識やノウハウをもっているかを確認するために、実績を確認しましょう。実績は企業であればホームぺージの実績一覧、フリーランスであればポートフォリオで閲覧できます。
自社と同じ業界の企業に代行したことがある実績があれば、その企業がおすすめです。業界に対して知見があると考えられるため、自社の業務を理解しながら遂行してもらえます。
たとえば、採用活動であれば自社の属する業界に興味のある人の特徴や募集人数を増やす方法などを熟知している可能性があります。
外注してより良い成果を出すために、委託先は慎重に選びましょう。
人事業務委託以外で効率化する2つの方法
人事業務委託は効率化の選択肢の1つになりますが、より作業効率を高めるためには以下の施策も実施することをおすすめします。
- タレントマネジメントシステムを導入する
- 業務マニュアルを作成する
上記によって委託ではできない業務も効率化できる可能性があるので、ぜひ試してみてください。
タレントマネジメントシステムを導入する
タレントマネジメントシステムというソフトウェアを活用することで人材データを一元管理でき、収集した情報を活用して業務を効率化できます。
たとえば、人材配置の際「このスキルや経験のある人材を事業部に配置したい」という要望があったとしましょう。このとき、タレントマネジメントシステムによってスキルや経歴などを検索機能で調査することで、スピーディに最適な人材を見つけられます。
人材の能力やスキルを閲覧できるため、一人ひとりに適した育成や人材配置を実現でき、社員の成長スピードを高められます。
しかし「タレントマネジメントシステムを導入したいけど、自社に合うものがどれかわからない」という方もいるでしょう。
もしそのように悩んでいましたら、弊社の「タレントパレット」を試してみてはいかがでしょうか？
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業務マニュアルを作成する
人事業務のマニュアルを作成することで、属人化の解消につながり業務を効率化できます。わからないことが発生してもマニュアルを見ることで作業を進められるため、悩む時間が減り業務をスムーズに遂行できます。
新入社員もマニュアルを見ることで短期間で業務を覚えられるので、人材育成の手段としても有効です。自社で行っている人事業務の内容を洗い出し、作業手順や注意点を細かく記載しましょう。
まとめ
人事業務の委託によって作業を効率化でき、コア業務に注力できます。自社に適した委託先を見つけるためにも外注したい業務内容を洗い出し、実績を確認してから選びましょう。
また、委託以外にもタレントマネジメントシステムを導入することで、人事業務を効率化できます。もしタレントマネジメントシステムを導入したいと考えている方は、「タレントパレット」を検討してみてはいかがでしょうか？
タレントパレットでは人事評価や育成などで発生する事務作業の一部を自動化できます。人事データを収集・分析することによって最適な人材配置もできることから、社員のパフォーマンス向上につながります。
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