こんにちは。人事・経営に役立つメディア「タレントマネジメントラボ」を運営する「タレントパレット」事業部編集チームです。
参加者の意見を引き出し、会議を円滑に進めながら、より良いゴールへと導く人をファシリテーターといいます。会議を有意義なものにして豊富なアイデアを引き出すために、ファシリテーター研修を検討している担当者の方もいるでしょう。
本記事では、ファシリテーター研修の内容と研修後の活用方法について解説します。
ファシリテーターとは
ファシリテーターとは、会議やミーティングにおいて中立な立場で参加者の発言を引き出し、会議をより良い方向に導く役割を担う人のことです。
幅広い意見を引き出し、充実した会議を行いたい企業に求められている人材といえるでしょう。
ファシリテーターは会議を円滑に進め、結論へと導く役割を担う人です。会議の準備や司会進行、時間管理だけでなく、意見の対立があった場合は調整し、参加者の相互理解を促す必要があります。ファシリテーターについて詳しく知りたい方は、こちらの記事をどうぞ。
「ファシリテーター」については、こちらの記事をご確認ください。
ファシリテーターの役割
ファシリテーターの主な役割は、会議を円滑に進行することです。
そのために、会議の前の打ち合わせなど、事前準備から参加します。会議のテーマを確認し、シミュレーションを行うこともあるでしょう。参加者の顔触れを把握し、知識レベルを確認した上で、必要に応じて資料などを準備します。
会議当日は参加者が発言しやすいように場を和ませ、多くの意見を引き出しましょう。ファシリテーター自身は、特定の意見や見解に偏ることなく、中立な立場を貫かなければなりません。
意見を聞いて論点を明確にしながら、議論を合意形成へと導きます。会議を予定時間内に終わらせることも、ファシリテーターに求められる役割の一つです。
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ファシリテーター研修とは
ファシリテーターに必要なスキルや知識を従業員に身に付けてもらうためには、ファシリテーター研修が有効です。ファシリテーター研修にはどのようなものがあるか、気になる人もいるでしょう。
ファシリテーター研修には1日で終わるものから、時間をかけてじっくり学んでいくものまで、様々なタイプがあります。ここでは、5つのタイプのファシリテーター研修について見ていきましょう。
スキルを学び演習する
ファシリテーターに必要なスキルを講習で学び、その後実際に模擬会議を行うタイプの研修があります。ファシリテーターとは何か、目的や心構えについて学び、実際に身に付けるべきスキルを学習します。その後は、具体的に役割を与えながら会議の進行を練習する研修です。
講義だけでなく、自分の考えを発言するワークやロールプレイを挟みながら進めていくタイプの研修では、ファシリテーターを疑似体験しながらスキルを身に付けられるでしょう。
会議の演習にも様々なタイプがあります。テーマが決められているだけでなく、会議参加者に特徴的なキャラクターが設定されているものを選ぶと、よりリアルな演習が可能です。
ファシリテーターの基本を学ぶ
ファシリテーターとは何か、必要なスキル、スキルアップのための実践ポイントなど、ポイントを絞って短時間で学ぶタイプの研修もあります。
短い時間で、ファシリテーションの基本や必要なスキルの内容だけ学びたい場合におすすめです。この研修を受けた後、どのように実践したらよいか、さらに深く学ぶにはどのような演習をすればよいかについての解説があるタイプの講義を選ぶと、講義内容を実践で活かせるでしょう。
グループワークを含む研修
講義を聞くだけでなく、意見交換やグループワークの時間が多めに設定された研修もあります。実際の会議では、ファシリテーターは参加者の意見を引き出さなければなりません。その際は「非言語の観察力」が求められますが、講義を聞いただけではどのように動けばよいかわからない人もいるでしょう。
実際にペアワークやグループワークを体験することで、「非言語の観察力」がどのようなものか、実体験として理解することができます。グループワークが多い研修を受けることで、具体的にどのようにファシリテーターとして活動すればよいか、見えてくるでしょう。
オンライン会議用の研修
オンライン会議とオフラインの会議は、進め方に違いがあります。
システムの整備やカメラのON・OFFの使い分け、画面を共有するタイミングといったハード面はもちろん、事前の資料配布方法やチャット機能の活用方法など、効率の良いオンライン会議の進め方を学べます。ファシリテーションの基本はオンライン、オフラインで変わりません。しかし、気を付けたほうがよいこともいくつかあります。
例えば、ある程度の人数が参加するオンライン会議では、参加者が自主的に発言するタイミングをつかむことは、オンラインよりも難しいでしょう。そのため、テンポ良く会議を進めるためには、参加者の挙手を待つよりも指名したほうがスムーズです。
オンライン会議用の研修を受けると、このような「オンライン会議ならでは」の進め方を学べます。オンライン会議が増え、オンライン会議ならではの進め方を学びたい場合は、オンライン会議に特化した研修を受講しましょう。
時間をかけてじっくり行う研修
時間をかけて、じっくり行うタイプの研修もあります。ファシリテーションの全体像だけでなく、準備の方法や会議のさばき方、交渉術などを数日かけて行うタイプの研修です。各研修の間に時間があるため、その合間に何度でも実践できます。
時間をかけて行うタイプの研修では、実践で疑問点が出てきた場合に、次の研修で確認や質問ができるのがメリットです。じっくり時間をかけて、研修と実践を重ねながらファシリテーションのスキルを身に付けたい場合は、長期間にわたる研修を検討しましょう。
ファシリテーター研修後の活用法
研修を一度受講しただけでは、ファシリテーションスキルはなかなか身に付きません。ここでは、研修後の活用法について解説します
グループミーティング
ファシリテーターの技術を磨くには、小さなグループミーティングで習ったことを実践するのがおすすめです。
「大人数の会議をまとめるとなると緊張する」という人もいるでしょう。また、大勢のスケジュールを調整するのは手間がかかります。少人数のグループミーティングであれば、スケジュール調整も簡単です。参加者が少ない分、意見をまとめることも容易でしょう。
グループミーティングを行う場合も、テーマを決めておきます。それに沿ってメンバーから意見を引き出しましょう。テーマに関する知識や理解に差がある場合は、解説を挟んで理解を促す必要があります。話がずれた場合は都度軌道修正し、結論に導きましょう。ファシリテーター研修で学んだ知識やスキルを活かしながら、進めていくことが大切です。
ロールプレイ
研修を受けた人同士で、ロールプレイを行うのもよいでしょう。ファシリテーターを1名置き、他の人を参加者とします。テーマと制限時間を決めて、ロールプレイを行いましょう。
参加者に個性的な役割を与えて、そのような人が参加していた場合にどのように乗り切るのか試してみると、勉強になります。
必要な備品を揃える
会議を円滑に行うためには、様々な備品が必要です。複数の意見を書き出して貼り付ける際は、付箋や用紙、模造紙、ホワイトボードなどが役立ちます。PCを利用して発言を書き留める場合は、プロジェクターが役立つでしょう。
会議の目的や規模によって、役立つ備品は変わります。必要な備品が不足している場合は、買い足しておきましょう。グループミーティングやロールプレイの際に備品を利用してみて、使い勝手を確認しておくと実際の会議をスムーズに進められます。
相互インタビュー
グループミーティングやロールプレイを行えるほど人が集まらない場合は、2人1組で実施できる相互インタビューが有効です。「10分間」など時間を短く区切れば、あまり時間を取られません。人数が少ないため、狭い場所でも実施できる点も魅力です。
テーマが決まらない場合は、「自己紹介」「将来の抱負」といったテーマで相手のことを聞き出していくと、良い練習になります。
相互インタビューを行うと、話の聞き方や進め方を身に付けられます。コミュニケーション力や質問力、傾聴力など、ファシリテーションに必要なスキルを同時に磨けるため、ぜひ実践しましょう。
ファシリテーションゲーム
ファシリテーションの合間に、場を和ませるためにアイスブレイク用のゲームを取り入れることがあります。練習として、このゲームだけを取り出して試してみても良いでしょう。参加者が初対面だった場合は「他己紹介」などがおすすめです。知らない人同士がペアを組み、5分間のインタビューを行った後、相手を他の人に紹介します。観察力や質問力、理解力の向上につながるでしょう。
参加者同士が知り合いの場合は「好きなもの当てゲーム」などがおすすめです手順は以下のとおりです。
- 参加者全員に紙を配布してお題を決め、一人ずつ好きなものを記入する（好きな色、食べ物、趣味、週末やりたいこと、など）
- 一度紙を収集し、ランダムに配布する
- 配布されたカードを読み上げながら、「その紙は誰が書いたものか」をそれぞれ考える
- 最終的に、正解が多い人が勝ち
普段の観察力や洞察力が試されるゲームです。
「ワン・ワード」というゲームもあります。手順は以下のとおりです。
- ファシリテーターがテーマを決め、各自がそのテーマから連想する単語を1つ決める自分が連想した単語を発表すると同時に、前の人の単語を使ってつながりのある話を即興で作る
傾聴力や発想力、想像力などが鍛えられるでしょう。
他にも、10～15分程度で終わるゲームはたくさんあります。緊張をほぐしながら、相手と交流を深める際に役立つでしょう。実際の会議の途中でも、場を和ませるために、このようなゲームを取り入れるのもおすすめです。
まとめ
ファシリテーターは、会議を円滑に進める役割を担います。そのためには、入念な事前準備や、参加者から意見を引き出すスキル、集まった意見をもとに本質を見極めて結論へと導くスキルが欠かせません。
様々な知識や技術が求められるため、ファシリテーター研修を検討している方もいるでしょう。ファシリテーター研修には理論だけ学ぶもの、演習が含まれているもの、オンライン会議に特化したものなど様々なタイプがあります。
いずれも講義を受けただけでは不十分で、その後実践しなければスキルは身に付きません。研修で基本的なスキルや考え方を学び、実践演習を繰り返してファシリテーターを育成しましょう。
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