こんにちは。人事・経営に役立つメディア「タレントマネジメントラボ」を運営する「タレントパレット」事業部編集チームです。

近年、うつ病や適応障害などのメンタルヘルスの不調で会社を休職する人が増えています。

病状によっては休職期間が長くなることもあり、復職時期が迫っているにもかかわらず、復職が見込めないケースも見られます。

この記事では、休職者から休職期間延長を求められたときの対処法について解説しますので、人事担当者の方はぜひご一読ください。

休職制度は就業規則に定めておく

休職とは、従業員が傷病による療養を理由に会社を長期的に休むことをいいます。

そして、従業員の身分を保障して、安心して療養に集中できるようにするのが休職制度の目的です。

休職制度は法律に定めはなく、あくまでも企業の任意規定であるため、休職に関するルールは個々の企業によって異なります。

療養を必要とする従業員にきめ細かな対応を行い、後に起こりうる労使間のトラブルを防止するためにも、あらかじめルールを設けて休職期間や期間延長の措置などを就業規則に定めておくことが重要です。

「休職」については、こちらの記事をご確認ください。

休職期間の決め方

休職期間は原則として就業規則に定められた期間にします。

就業規則で「最短○ヶ月、最大で○ヶ月まで延長可能」といったように幅をもたせた期間が設けられている場合は、最短期間を最初の休職期間にしましょう。

傷病の種類や重さで療養期間は異なりますが、うつ病・適応障害などのメンタルヘルスの不調を原因とする休職の場合、休職期間の上限は、3ヶ月から長くて3年ほどが一般的です。

休職制度は法律による規定がなく、企業ごとの判断になります。

各々の会社に適した休職期間を定め、社内でのルール共有が重要です。

休職期間設定の判断基準は以下の3つで決めるといいでしょう。

• 医師・産業医の診断書
• 傷病手当金の支給期間
• 休職者の勤続年数

医師・産業医の診断書

従業員が業務外の傷病により労働が不可能となった場合、医師の診断書により休職期間を決定することができます。

うつ病や適応障害のようなメンタルヘルス不調の場合、休職の判断は難しい問題である場合も多いでしょう。従業員の主治医による診断書に加え、産業医の診断書を判断材料に含む旨を、就業規則に定めておくことも重要になります。

多少は自社の業務に詳しい産業医の場合、従業員が就労不能か、どの程度の仕事ならできそうか、いつごろ復職できそうかなど、環境に合わせた判断が可能です。

傷病手当金の支給期間

傷病手当金の支給期間を休職期間の判断材料として使うことがあります。

休職中の給与はほとんどの会社では無給ですが、それでも休職者は社会保険料を負担せねばなりません。

休職者の経済的負担を減らすために、健康保険で傷病手当金の制度が用意されています。

企業に従事する労働者は健康保険に加入しているため、条件を満たせば健康保険から傷病手当金を受け取ることが可能です。

傷病手当金の支給期間は1年6カ月が限度となっており延長はありません。傷病手当金の支給期間を休職期間の判断材料にしている会社は、この支給期間に合わせて、休職期間を1年6カ月に設定しています。

休職者の勤続年数

休職期間の決定に際し、従業員の勤続年数を考慮して設定する会社もあります。

会社への貢献度を考慮し、勤続年数が長い従業員に対して休職期間を長めに設定するのです。

これは各企業の任意のルールであって、中には勤続年数に関係なく、一律に休職期間を設定している会社もあります。明確な定めがない場合は、トラブルに発展する可能性があるため、就業規則へのルール明記が必要です。

「休職届」については、こちらの記事をご確認ください。

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休職期間満了時に復職できない休職者への対応方法

休職していた従業員が復職するには、前提として休職前の業務を問題なくこなせる健康状態まで回復していることと、加えて医師・産業医の診断が必要です。

休職期間が満了になっても復職できない者への対応は、退職または休職期間延長の2つの選択肢に分かれます。休職期間延長が認められない場合は、退職か解雇になる可能性も考えなくてはなりません。

復職が難しい場合は退職手続きを視野に入れる

休職期間満了までに傷病が回復しないために復職が難しい場合は、一般的には休職者に退職手続きを検討してもらいます。

トラブル防止のために、復職が難しい場合の対応方法について、あらかじめ就業規則にルールを明記しておくことが重要です。

「休職前の業務を問題なくこなせる健康状態まで回復していること」を復職の条件とし、あわせて「休職期間満了までに復職できない場合は、自然退職または解雇とする」といったように、退職に関してルールを定めておきましょう。

申し出があれば就業規則の上限まで延長を検討

休職期間がはじめから上限に設定されているとは限りません。

予定の休職期間を超えて療養に時間が必要な場合、休職者からの申し出により就業規則に定められている上限までは休職延長することも可能です。

ただし、休職期間を延長する場合は「1ヶ月で回復する」と具体的に主治医に診断されたケースや、休職期間の上限を大幅に超えない程度に復職の目途が立っていることが必要になります。

回復時期が明確でない診断では、延長は認めない方がいいでしょう。

休職期間延長を認めない場合

休職期間の延長を認めない場合は、就業規則に従って休職者への退職または解雇通知を行う必要があります。

就業規則に、「休職満了後は自然退職とする」ことが明記されている場合には、「就業規則〇条〇項により△月△日をもって退職扱いとなる」旨を伝えましょう。解雇の場合には、従業員に対して30日以上前の告知、または30日分の予告手当を支給します。

休職に関することでトラブルになりやすいのが不当解雇の問題です。不当解雇として訴えられるリスクを回避するためにも、休職期間が終わるまでに復職できなかった場合の対応方法を就業規則に明記しておきましょう。

「休職解雇」については、こちらの記事をご確認ください。

休職期間延長の判断ポイント

多くの企業では、就業規則で「休職期間が満了した休職者は退職扱いになる」といった規定を設けています。

しかし、休職者の状況により休職期間の延長を求められるケースもあるでしょう。どのようなケースで休職期間の延長を受け入れるのか、その判断基準について解説します。

休職者の回復状況

休職者の回復状況で復職が見込まれるのであれば、延長を認めるケースがあります。

休職前の勤務態度や組織の一員としての評価が、休職期間の延長をしてもよいかの判断材料になるでしょう。

医師の診断書

医師の診断内容で「早期に回復する見込みがある」と判断される場合もあり、医師が発行した診断書も休職期間延長の判断のポイントになります。

ただし、休職期間を延長するのは、復職の目途が立っている場合に限定しましょう。

復職の目途が立っていないのに休職期間延長を認めてしまうと、休職制度の運用に関して不公平感を生むばかりか、業務負担が増えた他の従業員が体調を崩したり、退職につながったりするなど、さまざまな社内トラブルの原因となりえます。

就業規則の上限期間内に回復する見込みがある

休職期間延長の判断には、「1、2ヶ月ほどで回復可能」と具体的な回復時期を医師に診断されることや、休職期間の上限を大幅に超えない範囲内で復職が見込まれることが重要になります。

回復時期が曖昧なままでは、延長は認められないでしょう。

休職期間延長に伴うトラブルの防止方法

就業規則に定められた休職期間を過ぎた後は、期間延長を認めなくとも特に問題はありませんが、状況によっては延長を認めるケースも出てくるでしょう。

企業が休職者の休職期間を延長する場合には、トラブルが発生しないよう、十分な対応が必要です。

曖昧な理由での期間延長は避ける

「現段階では回復の目途が判断できないため、もう少し休職したい」という曖昧な理由での期間延長は認めないようにしましょう。

他に復職の目途が立たない休職者がいるにもかかわらず、期間延長を認めてしまうと、他の休職者との扱いが違う理由を聞かれてもうまく説明できず、会社としても今後の対応に苦労することになりかねません。

休職期間の延長は、就業規則に明確なルールを記載し、客観性と合理性をもった基準を設定することでトラブルを防げます。

休職期間を不用意に長期化させない

あらかじめ就業規則に休職制度のルール、特に休職期間満了後の扱いを定めておくことで復帰できない従業員の退職手続きをスムーズに促せます。

期間の定めや延長に関する取り決めがはっきりしていれば、不要な休職期間の延長や休職制度の悪用の防止にもつながるでしょう。

休職期間の延長を認めた場合は、新たな休職期間が満了するまで解雇できない状態が続くケースが発生します。会社への貢献も見られない従業員を長期間在籍させることにつながるため、休職期間の延長には慎重な判断が必要です。

休職期間延長に伴う条件や対応方法を文書に残す

休職期間延長を認めた場合は、なぜ期間延長を認めたのかを書面で記録することが重要です。

口頭のやりとりのみで延長を認めた場合、必要な情報が抜けたり事実関係が不明瞭になったりする可能性があります。

休職期間延長の条件や対応方法などを休職者に丁寧に説明した上で、会社の対応を証明するためにも、以下の内容を文書にして保管しておきましょう。

• 休職期間延長を例外的に認めるに至った事情
• 延長した期間
• 復職の条件
• 延長期間満了後、復職できなかった場合の対応
• 延長期間中の給与の有無

延長しても復職が難しい場合、退職または解雇となる可能性があることをしっかりと説明し、休職者に理解してもらって、必ず同意を得るようにしましょう。

休職期間満了後の延長を認めるかについて就業規則に明記しておきましょう。

休職延長に関するよくあるQ＆A

休職者から休職期間の延長を求められても即答できないこともあるでしょう。休職延長に関するよくあるQ＆Aをご紹介します。

休職の延長期間を求められたときの企業側の選択肢は？

休職期間は法律に規定されているわけではなく、会社の就業規則で定められた日数で対応するのが原則です。そのため、休職者から期間延長の申し出があっても、休職期間の延長を認める義務はありません。休職期間満了に伴って、休職者が退職を検討するのが一般的です。

しかし企業独自の任意規定であるため、例外として期間延長を認めることも可能です。ただし不公平感を生まないように、復職の目途が立っている場合のみ延長を認めることとし「やむを得ない場合の臨時的な措置」と捉えるのが重要です。

休職期間を一度延長した後の再延長は可能でしょうか？

休職期間を一度延長した後の再延長には法的な問題はありません。

しかし、一度の期間延長でもイレギュラー対応と考えれば、再延長は「休職期間をむやみに引き延ばす」と捉えられる恐れがあります。当然、その他の従業員への影響も大きくなるでしょう。

また休職期間の再延長を認めることで、新たな休職期間が満了するまで解雇できない状態が続くことを意味するため、会社全体の人事にも影響を及ぼします。会社への貢献も見られない従業員を長期間在籍させることにつながるため、休職期間の再延長はかなり慎重に判断しましょう。

休職期間の再延長についても、就業規則に明確な根拠を記載しておくことで、労使間のトラブル回避につながります。

まとめ

休職期間の延長について解説しました。
休職期間の延長は法律に決まりはなく、会社ごとで就業規則にルールを明記しておく必要があります。トラブル発生を防止するためにも、休職期間の延長は慎重に判断しましょう。

企業としては、休職者が療養に専念して、職場に復帰できるようサポートすることが大切です。復職後も問題なく業務を遂行できるよう、従業員のフォローも適宜行うといいでしょう。

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