人事評価制度は企業の人事施策の根幹です。その制度を、円滑に運用するために人事評価表があります。人事担当者は、人事評価制度に適した人事評価表を作成しなければなりません。本記事では、人事評価制度や評価表の基本、評価表の作成方法を解説します。人事評価に役立つスキル評価についてもまとめているので、ぜひ参考にしてください。
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人事評価表とは
人事評価表は企業によって名称が異なり、人事考課表や成果効果表、行動評価表などとも呼ばれています。いずれの表も、社員の職務能力や目標達成、スキルなどを適正に評価することが目的です。また、人事評価の項目や評価基準を社員に認知してもらう役割も果たしています。
評価表の項目は企業によって異なるものの、人事評価の基準である成果やスキル、情意評価で構成されているケースが一般的です。目標管理制度（MBO）を導入している企業であれば、社員は期初に設定した目標の記載が求められます。そのうえで、期末に自己評価を行います。
上司は、社員が記入した自己評価を踏まえながら、評価基準に沿って評価を記入する仕組みです。つまり、人事評価表は目標管理を運用するルールであり、社員のスキルを管理するツールともいえます。
人事評価表を作る目的
人事評価表を作る目的を理解しておかなければ、自社に適した人事評価表を作ることは難しいでしょう。ここでは、主な目的を解説します。
人事評価基準の明確化するため
人事評価表の大きな目的は、人事評価基準を明確にすることです。人事評価基準が明確でなければ、社内のさまざまなマイナス要因になります。そもそも、人事評価基準が不明確であったり、曖昧であったりすれば、人事評価に対して不満を募らせるでしょう。
もし、人事評価基準がない企業があれば、評価基準が評価者に委ねられるため評価にばらつきが発生します。評価基準があっても、人事評価表に明文化されていなければ、評価される社員の不信感は拭えません。人事評価表によって、透明性が高い人事評価制度の運用が可能になります。透明性が高ければ、評価される社員の不満や不信感を解消できるでしょう。
行動や能力開発の道筋を示すため
評価基準を人事評価表に明文化することで、社員の行動や能力開発の道筋が示されます。各階層や各職種の人材が、企業からどのような行動を求められ、どのような能力やスキルが必要かを理解できることは重要です。評価基準は、各社員の道標となります。
社員は、どのような能力やスキルが必要かを知ることで、改善すべき内容を把握できます。また、人事評価表には、能力開発計画やスキルアップ計画などの項目を設けている企業もあります。これらの項目を達成すれば、社員自身の能力やスキルが上がり、評価もされるためモチベーションの向上にも有用です。
人事評価の質を向上させるため
人事評価表を作る目的には、人事評価の質の向上もあります。人事評価基準が不明確な場合、適正な評価はできません。評価基準が定められているなら、評価する上司や評価される社員は内容を把握しておくことが必須です。これができていなければ、適正な人事評価とはいえないでしょう。
評価基準が定まっていれば、人事評価表に組み込むだけで透明性を確保できるため、評価する上司は評価基準を理解しやすく、評価される社員も納得しやすくなります。人事評価表を適性に作成すれば、人事評価の質を高めることも可能です。
人事評価制度のおさらい
人事評価表を導入するにあたって、人事評価制度の理解は欠かせません。ここでは、人事評価制度の基本的な内容を解説します。
人事評価制度とは
人事評価制度は、社員の働きや成果などを査定し、評価制度や等級制度、報酬制度に反映させる仕組みです。その目的は、企業が目指す方向に進むために、社員の成長を促しながら組織力を強化することになります。目的を達成するためには、経営戦略など企業の方向性を明示し、目標を明確に示さなければなりません。
人事評価制度における評価者は、社員が目標に向かって役割を果たせているのか、公平かつ適正に評価することが重要です。社員は適切な評価結果を受け、改善するための行動を続けることで成長します。社員の成長は、企業が目指す目標に対してさらに貢献するでしょう。
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人事評価制度の必要性
人事評価制度の必要性と企業の成長に貢献できる人材の育成は比例します。人事評価制度によって社員が成長すれば、企業に大きな利益をもたらしてくれるでしょう。人事評価制度の必要性は企業によって異なりますが、代表的なものは以下のとおりです。
・企業目標や社員個人の役割の明確化
・社員の成長やキャリア形成
・社員への適切な処遇
・社員のモチベーション向上
企業が求める人材形成が人事評価制度で達成できたとしても、人材が定着するかどうかは分かりません。人材を定着させるためには、人事評価制度が適性であることが必要です。
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人事評価制度の作り方
人事評価制度を策定するためにはノウハウが必要です。ここでは、人事評価制度の作り方を解説します。
現状を把握する
まずは自社の人事評価制度を把握しましょう。現状を洗い出すことで、課題が浮き彫りになります。人事評価制度がない場合は、人事の課題を洗い出して明確にしなければなりません。明確になった課題は、自社のビジョンや経営戦略と照らし合わせます。これらの作業を確実に行うことにより、自社にマッチした人事評価制度を策定するための土台を作れます。
目的を設定する
人事評価制度を作る際には目的が明確でなければなりません。自社のビジョンや経営戦略に照らし合わせて、人事評価制度の目的を設定します。スムーズに進めるためには、一般的にいわれている人事評価制度の目的を振り返り、理解を深めたうえで自社の目的設定をするとよいでしょう。
自社のビジョンや経営戦略を踏まえて、社員に求めるものを明確化することで目的も明確になります。また、社員に伝わりやすく、理解されやすい目的にすることが肝要です。
人事評価の基準を決める
目的が明確になったら、評価の基準を決めます。人事評価制度の目的達成のために、等級ごとの評価基準を定めしょう。また、等級ごとに役割や企業が期待する行動も定めます。求められているのは社員が納得できる評価基準なので、理解されやすいように明文化しましょう。
人事評価項目を設定する
次に、人事評価の項目を設定します。目的に照らし合わせて、具体的な評価項目を作成しましょう。評価項目は、業績評価や能力評価、情意評価に対応したものが一般的です。
また、評価項目は等級や役職、職種によって変えなければなりません。重要なのは、自社のビジョンや経営戦略に紐づいた項目にすることです。組織力の強化や社員の成長につながる項目でなければ、人事評価制度の目的は果たせないでしょう。
評価のルールを設定する
評価項目が決まったら評価する際のルールを設定します。人事評価制度を公平なものとするためには、ルール設定は不可欠です。設定した評価基準や評価項目などに対して、それぞれにルールを決めていきます。
ルールは、5段階やABC評価などのなかから、自社に適した評価を決めましょう。また、評価結果を処遇に反映させるルールや評価者の設定も必要です。社員が納得できて、公平な評価制度が運用できるように検討します。そのためにも、きめ細かくルール設定することが大切です。
運用を開始する
人事評価制度が策定できれば運用へと進みます。その前に、人事評価制度を全社員に周知しなければなりません。説明会などを開き、質疑応答も行います。社員が不満を持たないような配慮が必要です。人事評価制度を明文化したマニュアルなども整備し、準備が整ったら制度の運用を開始しましょう。
人事評価表の作り方
人事評価制度を策定したら人事評価表を作りましょう。ここでは、人事評価表の作り方を解説します。
職種や階層を整理する
まずは、仕事内容に則した評価項目や評価基準を設定していくために、自社の職種や階層などを整理します。職種の例は以下のとおりです。
・営業
・営業事務
・商品企画
・商品開発
・品質管理
・商品生産
・在庫管理
・総務
・経理
・人事
階層の例は次のようになります。
・初級社員
・中級社員
・上級社員
・管理職
職種や階層は企業によって異なるため、自社の職種や階層を洗い出して明文化しましょう。階層を級制度としている企業も少なくありません。また、職種や階層を整理すれば、評価項目や評価基準の設定だけではなく、社員の成長ステップを示す道標として活用できます。
評価体系を整理する
評価体系の整理は、企業における評価項目をどのような観点から評価するかを明確にする作業です。このプロセスでは、評価基準として重視する要素、たとえば成果やプロセスのバランスをどう取るかが重要になります。具体的には、管理職の評価において成果を重視するならば、成果に対して60%のウェイトを置き、プロセスについては40%とするなど、バランスを考慮した配分がポイントです。
評価項目を検討し設定する
評価項目の検討と設定は、整理した結果やプロセスのバランスを評価項目として検討することです。結果（成果・業績評価）は、売上や利益などの定量的な指標、目標達成度（率）などが挙げられます。プロセス（職務プロセス評価）の例は、リーダーシップやコミュニケーション力、仕事に取り組む姿勢などの定性的な項目です。
評価項目については、職種や階層ごとに細かく検討し設定しなければなりません。次項では、成果・業績評価項目と職務プロセス評価項目の2つを個別にして、検討内容を解説します。
成果・業績評価項目の場合
成果・業績評価項目は次の3つに分けて検討することが一般的です。
・定量的評価
・定性的評価
・目標達成度評価
定量的評価で検討しやすい項目は、売上高や粗利益高、新規顧客の獲得件数などです。職種や階層ごとに成果や業績の項目を検討しましょう。定量的評価は、社員個人の努力次第で評価が向上しやすい内容にしましょう。個人の努力だけでは難しい項目がある場合、社員のモチベーションを下げる原因になります。
定性的評価は、定量的に評価が難しい成果・業績評価を補う側面があります。また、定量的評価だけでは不公平となるケースもあるため、仕事量やクオリティ、スピードなどを定性的評価の項目として検討しましょう。
目標達成度評価は、成果・業績評価を職種や階層ごとに一律に設定しづらい場合に有効です。社員ごとに目標を設定し、達成度を評価として活用します。自由度が高いため、運用が難しいのが難点です。また、目標設定や達成の難易度は適正でなければならないため、慎重に検討しましょう。
職務プロセス評価項目の場合
職務プロセスの評価項目を設定する際には、まず成果や業績を達成するために、必要となるプロセスや職務能力を慎重に検討することが大切です。職種や階層に応じて、おおよそ10～15の項目にまとめることで、より効果的に評価項目を設計できます。このとき、社員が短期的な成果だけに固執しないような項目にすることが重要です。
また、社員が持続的に成長し、長期的に成果を上げられるような要素を含めることで、評価が単なる成績の査定に留まらず、人材育成の観点からも重要な役割を果たします。成果を支えるプロセスや能力に焦点を当てて評価項目を設定しましょう。
評価の基準を検討し設定する
評価項目が決まれば、評価基準を検討し設定しましょう。評価項目に対して、基準や点数を検討し設定します。項目ごとに、設定するため時間を要するかもしれませんが、丁寧に検討し設定することが大事です。また、評価者によって公平性が失われないように注意しましょう。具体的な内容は、成果・業績評価基準と職務プロセス評価基準に分けて解説します。
成果・業績評価基準の場合
成果・業績評価項目では、点数による評価基準の設定が一般的です。項目ごとに評価点を検討して設定します。たとえば、成果目標の達成度が100％であれば4点、102％なら5点などです。評価点は5段階や11段階などあるため、自社に適した点数を設定しましょう。
点数で評価基準を決めるポイントは、評価点の違いを明確に説明できることです。定量的評価の項目は成果・業績が明確であるため、11段階を採用するケースが少なくありません。定性的評価には5段階を採用するケースが一般的です。目標達成度評価の場合も、運用面を考慮すれば5段階までで検討するとよいでしょう。
職務プロセス評価基準の場合
職務プロセス評価では、定性的な表現で評価基準を検討して設定するケースが一般的です。たとえば、経営方針の理解度を項目とした場合には「理解している」を標準点と設定します。
理解不足なら「理解が不足している」とし、理解度が深い場合は「よく理解できている」と設定するとよいでしょう。評価点の違いを説明しにくい項目も多いため、3段階や5段階で設定する方法も検討してください。
項目ごとのウェイトを設定する
評価項目と基準が定まったら、それぞれに対してウェイトを設定することが重要です。評価点の合計と整合性を持たせることがポイントになります。たとえば、全体のウェイトの合計を10と設定し、それに評価点を掛けた結果が100点満点になるように各項目に配分しましょう。
その結果、社員は自分の評価結果を直感的に理解しやすくなり、評価への納得感も高まります。設定時に工夫を行うことで、評価システムがより透明で理解しやすいものとなり、社員のモチベーション向上にもつながります。
最終的な評価点を算出する
評価点とウェイトを設定すれば合計点を算出できます。成果・業績評価と職務プロセス評価のそれぞれで評価点が出れば、2つの合計点を合算して最終評価点を算出します。たとえば、各々100点満点とすれば最終評価点は200点満点です。
しかし、200点満点とすると、評価体系を整理した際の成果やプロセス評価のバランスを反映できません。そのため、評価の観点のバランスをウェイトとして数値化し、加重平均することで最終評価点が100点満点となるように調整しましょう。これにより、成果・業績評価と職務プロセス評価のバランスが取れ、評価も分かりやすくなります。
人事評価に役立つスキル評価の方法
人事評価で役立つのがスキル評価です。ここでは、スキル評価の2つの方法を紹介します。
スキルマップ
スキルマップとは、社員個人やチーム単位が保有するスキルを一覧にしたものです。また、業務ごとの作業を細分化したものでもあります。細分化した作業に対して、必要なスキルを検討し設定することで、求める人材像の明確化が可能です。
社員個人に対しては、どのようなスキルがあり、どれだけ習得度が深まっているのかなどをまとめてマップにして評価します。作業に関しては、作業ごとに必要なスキルや目標欄、評価欄を設けることが一般的です。
スキルマップで社員の能力を可視化する｜メリットや作成する際の注意点、導入例など
ルーブリック評価
ルーブリック評価は、設定された課題をどれだけ習得したかを評価する方法です。もともとは、教育の現場で利用されており、課題の達成度や効果測定に使われていました。それを企業活動でのスキル評価にも流用しています。
ルーブリック表の構成は、縦軸が評価項目、横軸が評価基準です。それぞれのマスには、該当する基準や指標を明文化して記入しなければなりません。社内研修でも応用可能です。その際には、研修前に評価軸を提示して、ゴールを意識させることがポイントとなります。
スキルマップの作り方
スキルマップを人事評価に活用するためには、作成方法を理解することが大事です。ここでは、スキルマップの作り方を解説します。
目的を明確化する
スキルマップを作る際には、目的を明確にしなければなりません。さまざまなスキルを把握して、どのような業務や作業などに必要なのかを検討し、目的を明確化します。目的によって、スキルの項目や達成度の設定が変わるのが特徴です。たとえば、生産工程の適正化が目的であれば、現在行っている生産工程の適正化に必要な作業スキルをまとめます。
経営戦略に活用するのであれば、今後必要となるスキルを含めてスキルマップを作成しなければなりません。形骸化する可能性も少なくないので、スキル評価の目的は明確化が必須です。
業務内容を棚卸しする
次に、業務の内容を整理（棚卸し）します。業務内容を思いつく限り書き出しましょう。書き出した業務内容は、大事なものや大小などに分けて分類しますが、一覧表を作成すれば業務の可視化にも役立ちます。
分類は、大分類や中分類、小分類、詳細業務など、階層に分けるのが一般的です。また、人材育成や経営戦略などに役立てたい場合は、現在だけでなく将来的に必要となる業務内容も書き出して整理しましょう。
スキル評価の項目を設定する
業務内容の棚卸しにより、書き出して整理した業務内容は、業務の種類から作業内容へと細分化して整理し項目を設定します。作業内容は、スキル評価の目的に合わせて項目を設定することが重要です。目的に適していない項目は、スキルマップの評価の質を下げる要因となります。
項目を細分化するほど正確な評価ができるため、細分化に努めましょう。ただし、細分化するほど、スキルマップの運用に時間や労力を要する恐れがあります。目的や業務内容を考慮しつつ、項目をどこまで細分化するのかを検討したうえで設定するとよいでしょう。
スキル評価基準を設定する
スキル評価の項目を決めたあとは、評価基準を設定しましょう。評価基準の設定も項目の細分化と同様に多いほど正確ですが、時間や労力も要します。しかし、評価基準を少なくすると細部まで評価することは難しいでしょう。
また、評価基準の設定は自社の目的に則していることが重要です。アバウトな目的であれば、評価基準の段階が少なくても問題はありません。しかし、経営に直結するような目的であれば、評価基準の段階を多く設定しましょう。導入前にはテストを行い、実態と評価結果にズレがないかを確認してください。
ルーブリック表の作り方
ルーブリック評価を人事評価に活用するためには、作成方法を理解することが大事です。ここでは、ルーブリック表の作り方を解説します。
目的を明確化する
ルーブリック表の作成にあたり、評価の全体像を形成するためにも目的の明確は欠かせません。なぜルーブリック表が必要なのかを明確に理解しなければ、評価項目や基準を適切に設定することができないからです。
たとえば、社員のスキルを把握し、適切な配置を行うために作成するのか、それとも社員の育成を目指して作成するのかによって、評価すべきスキルやその優先順位が異なります。目的を明確にすることで評価基準を設定する際の指針となり、どのスキルを優先的に評価すべきか、どのレベルの達成が求められるのかを決定することが可能です。
また、目的を明確にすることにより、評価される側も何が求められているかを理解しやすくなり、自己評価や成長の方向性を自覚しやすくなります。
必要な要素をリスト化する
次に、業務の具体的な内容と、達成してほしい内容をリスト化しましょう。業務の具体的な内容は、できるだけ多く出すことがポイントです。具体的な業務内容に、必要なスキルや企業として期待すること（必要要素）をリスト化します。企業が求める最高の水準と、最低の水準を示すことも有効な手段です。
評価観点ごとに整理する
評価観点ごとに整理する際は、まずリスト化した業務内容を整理し、重複する項目を統合します。その後、必要な要素を共通する業務ごとにグループ化しましょう。整理された要素を行動規範として表現すると、評価をスムーズに進めやすくなります。
具体例として、プレゼンテーションで考えてみましょう。グループ化できる要素となるのは、プレゼンテーションの作成スキル、聞き手の反応に合わせる能力、質問に的確に答えるスキル、円滑なコミュニケーション能力などです。これらのグループは評価項目として機能し、そのなかに含まれる要素は評価基準として適用されます。
評価基準を設定する
最後に、スキルマップと同様に評価基準を設定しましょう。ルーブリック表は、そもそも教育の場や研修などに活用されていた評価方法です。その名残もあり、評価基準の設定が、数値だけでなくアルファベットや記号が用いられるケースも少なくありません。
評価項目や評価基準は、階層ごとに求められる内容も異なるため、それぞれの階層に適した設定をすることが重要です。初級社員と上級社員の評価基準が同じであれば、初級社員のハードルが高すぎてしまい、モチベーションを下げることになりかねません。
まとめ
人事評価表は、人事評価制度を適性に運営するために欠かせない要素です。人事評価制度を適性に反映したものを作らなければなりません。そのためには、社内の職種や階層を整理し、適正な評価体系を策定します。
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