こんにちは。人事・経営に役立つメディア「タレントマネジメントラボ」を運営する「タレントパレット」事業部編集チームです。
「従業員管理表をエクセルで作成したい」「従業員管理を効率化したい」と、お考えの方がおられるのではないでしょうか。社員の人数が多いほど、一人ひとりを適切に管理するのが難しくなります。エクセルを活用すれば、紙媒体よりも効率良く社員の情報を管理できるでしょう。
そこで本記事では、従業員管理をエクセルで行う方法と注意点について解説します。エクセルよりも従業員管理を効率化できるシステムも紹介するので、ぜひ最後までお読みください。
従業員管理に必須の法定三帳簿
法定三帳簿とは、事業主が職場に必ず備えておかなければならない書類です。以下の3つが法定三帳簿に該当します。
労働者名簿 | ・雇用関係にある労働者の情報を一元化するための帳簿 ・従業員名簿とも呼ばれる |
賃金台帳 | ・従業員の給与支払いに関する情報をまとめた帳簿 ・労働基準法第108条で作成が義務付けられている書類 |
出勤簿 | ・労働者の勤務時間や出勤状況を記録する帳簿 ・雇用主は労働者の勤務時間や休憩時間を適切に管理しなければならない |
中でも労働者名簿は、企業の規模や業種にかかわらず、社員を雇うなら必ず作成しなければなりません。正社員だけでなくパート・アルバイトなど、雇用形態に関係なく記載が必要です。また法定三帳簿は、以下の場合に提出を求められることがあります。
- 労働保険や社会保険の手続き
- 労働基準監督署の調査
適切な管理を行っていなかった場合、労働基準法第120条により、30万円以下の罰金が科せられます。作成する際は、記入漏れがないように注意しましょう。
参照元：e-Gov法令検索｜労働基準法
従業員管理をエクセルで作成する方法
エクセルで社員を管理するなら、テンプレートを活用しましょう。厚生労働省や東京労働局などのサイトから、テンプレートをダウンロードできます。活用事例も紹介されているため、どのように作成するのかを導入前にイメージできるでしょう。
また、エクセルの操作方法は、インターネットで簡単に調べられます。操作に慣れていない場合でも、インターネットで調べながら項目の調整などをカスタマイズ可能です。エクセルで作成すれば、紙媒体に比べて情報が見えやすくなり、社員の管理を効率化できるでしょう。
従業員管理の種類
従業員管理は、以下の2つに分類されます。
- 人事管理
- 労務管理
管理する項目が異なるので、それぞれ確認しておきましょう。
人事管理
人事管理とは、企業の目標達成のために社員が成果を上げられるような体制を整えることです。具体的には、以下のような業務の改善を図ります。
- 採用
- 人材育成
- 人員配置
- 人事評価
- モチベーション管理
近年では転職が当たり前になってきており、企業は今まで以上に社員から選ばれる努力をする必要があります。
社員に長く働いてもらうためには、適切に人員配置したり、育成状況によって正当な評価を下したりすることが重要です。事業を安定して運営するには、社員の力が必要不可欠です。自社を発展させるためにも、人事管理を適切に行いましょう。
労務管理
労務管理とは、企業における社員の雇用・労働条件・給与などを適正に管理することを指します。具体的な業務は、以下のとおりです。
- 入退社に関する手続き
- 勤怠管理
- 給与計算
- 社会保険や福利厚生の手続き
- 労働環境の整備
- 健康管理
労務管理を行う目的は、優秀な人材の確保と社員の生産性の向上です。労務管理は企業の大小問わず、安心して働ける職場づくりのために、重要な役割を担います。社員から労働に関する不満が出ないように、適切に管理しましょう。
エクセルで従業員管理を行う2つのメリット
ここでは、エクセルで従業員管理を行うメリットを紹介します。
- 導入コストが抑えられる
- CVSにすることでデータを移行しやすい
低コストで従業員管理したい方や将来的にデータをシステムに移行する可能性がある方は、ぜひ参考にしてみてください。
導入コストが抑えられる
エクセルで社員を管理すれば、導入コストを削減できます。エクセルはさまざまな業務に活用できるため、パソコンにインストールしている会社も多いでしょう。そのため、社員に操作を教える手間も省けます。
一度インストールすれば、従業員管理のために追加費用を支払う必要はありません。エクセルは、プレゼンテーションの資料作成などにも活用可能です。使い勝手の良さを考えれば、費用対効果の高い投資と言えます。
CSVにすることでデータを移行しやすい
エクセルで従業員管理を行えば、他システムへのデータの移行が簡単にできます。エクセル内のデータは、CSVといわれるテキストファイル形式で保存可能です。CSVデータを取り込めるシステムなら、簡単にエクセルに入力したデータを移行できます。将来的に従業員管理に関わるデータを他のシステムに移行する可能性があるなら、エクセルを利用するのがおすすめです。
エクセルで従業員管理を行う3つのデメリット
ここでは、エクセルで従業員管理を行う3つのデメリットについて解説します。
- セキュリティ面が弱い
- 業務効率が悪くなってしまう可能性がある
- 閲覧権限の設定が難しい
デメリットまで確認してから、従業員管理をエクセルで行うかどうか検討しましょう。
セキュリティ面が弱い
エクセルは、基本的に表計算を目的としているツールのため、セキュリティが強いとは言えません。シートごとの閲覧や編集期限の設定は可能ですが、細かいデータ制御やファイルへのアクセス制限は難しい仕様です。
特に、エクセルファイルを共有するときは注意が必要です。送信先を間違えると、部外者が閲覧してしまいます。また、社員の個人情報が含まれているデータが流出すると、会社への信用を損なうリスクがあるので、共有時は細心の注意を払わなければなりません。
業務効率が悪くなってしまう可能性がある
エクセルだと、従業員管理業務に時間がかかる可能性があります。例えば、複数人で作業した際に、以下のようなトラブルが発生しかねません。
- 同時に更新するとデータが壊れる
- 最新のファイルがどれかわからなくなる
また、データを手入力するので、ミスが発生する可能性もあります。ミスをしたら修正しないといけないので、必要以上に時間がかかってしまいます。複数人で管理する場合は「更新する人を決めておく」など、データの破損やミスが発生しないような対策が必要です。
閲覧権限の設定が難しい
エクセルは、データの閲覧や書き込みを細かく制限するのが難しい仕様です。制限ができないと、ファイルを誰でも見やすい状況になってしまいます。例えば、人事評価などのデータが流出すると、会社は信頼を失ってしまいます。不当な評価を防ぐために内容を共有する際は、閲覧できる社員を制限できる機能が備わっているのが望ましいです。
オンラインで編集できるように設定している場合、評価に納得がいかない社員が内容を書き換える可能性があります。共有する範囲の設定を誤らないように管理を徹底し、関係者以外に閲覧されないようにすることが重要です。
従業員管理をエクセルで行う際の3つの注意点
ここでは、社員の管理をエクセルで行う際の注意点を解説します。
- 情報を改ざんされるリスクがある
- 個人情報の取り扱いに気をつける
- 法改正の際に対応が必要
法律に関する注意点もあるので、ここでしっかり確認しておきましょう。
情報を改ざんされるリスクがある
エクセルで管理していると、情報の書き換えが簡単にできてしまいます。例えば、労務管理をエクセルで行っているとします。退勤時間が17時だったところを18時に書き換えると、データ上では1時間長く働いたことになります。情報の改ざんが起きないように複数人で管理したり、入力できる人を制限したりしましょう。
個人情報の取り扱いに気をつける
エクセルに、社員の氏名や生年月日といった個人情報が記載されている場合、取り扱いには細心の注意を払う必要があります。記載されている内容は、個人情報保護法に基づき、適切に管理しなければなりません。
また、ホームページで社員紹介をするなどの理由で個人情報を公開する場合は、本人の同意が必要です。企業は記載する個人情報の使用目的などを、社員にきちんと説明しなければなりません。社外への情報漏洩が起きないように、取り扱いには注意してください。
法改正の際に対応が必要
エクセルで管理する場合、法改正に合わせて内容を見直さないと、法律違反となる恐れがあります。労働に関する法律は度々改定されているので、こまめに最新情報を確認しましょう。例えば2019年に、働き方改革による残業時間の上限の変更と有給休暇の義務化が制定されました。
法改正で社員の働き方が変わることがあるため、迅速な対応が求められます。従業員管理をエクセルで行っている場合は、迅速に内容をアップデートしましょう。
エクセルよりも効率的に従業員管理したいならシステムの導入を検討しよう
従業員管理を効率化するなら、システムの導入をご検討ください。システムを導入すると、社員の情報を一元管理できます。労働基準法で、従業員名簿を整備することが義務付けられています。
また労働に関する法律の改訂などにより、企業のコンプライアンスへの関心が高まっているのが現状です。そのため、人事・労務管理の業務をサポートしてくれるシステムに注目が集まっています。
情報漏えいリスクの軽減や社員情報の分析を実現したい方は、タレントマネジメントシステムの導入を検討しましょう。タレントマネジメントシステムとは、社員のスキルや能力などの情報を一元化し、分析できるシステムです。
弊社が提供している「タレントパレット」には、以下のような特徴があります。
- 社員の最新情報を1つのプラットフォームに集約できる
- 見やすさを追求した画面設計でデータを探す時間を短縮できる
- どこからでも変更・更新できる
- 閲覧・編集権限を制限できる
- リアルタイムエラーチェックで入力ミスを防止できる
社員の管理を効率化したい方は、ぜひタレントパレットをご検討ください。
タレントマネジメントシステムについて詳しく知りたい方は、別記事「タレマネ」をあわせてご確認ください。
従業員管理エクセルのまとめ
社員を管理する際は、法定三帳簿を作成する必要があります。管理を怠ると、法律違反に該当するので注意が必要です。エクセルを使って従業員管理を行う場合は、厚生労働省などで配布されているテンプレートを使えば効率良く作成できます。
エクセルは導入コストが抑えられるメリットがある反面、セキュリティ面に不安があるのも事実です。大切な社員の情報を扱うので、情報漏えいが起こらないように対策することが重要です。セキュリティ面の不安を軽減したい企業は、エクセルでななく、タレントマネジメントシステムがおすすめです。
弊社が提供している「タレントパレット」は、2,000社を超える企業の機密性が高いデータを管理した実績があります。エクセルのセキュリティ面に不安がある方は、ぜひタレントパレットの導入をご検討ください。