社員情報管理とは

社員情報管理とは、社員の情報をデータ化して管理・保管することを指します。社員情報管理ができていると、適材適所の配置が可能になり業務が効率化できます。

しかし現在も社員情報管理をExcelなどの表計算ソフトで行っている企業もあり、それでは人材情報を有効活用しきれないのが実情です。業務を効率化したい企業向けには社員情報管理システムがあり、これを利用するのがおすすめです。

社員管理のために扱う情報

社員管理は、社員に関連する非常に幅広い情報を集めて行われます。では、どのような情報が集められているのでしょうか。社員管理のために扱う情報の種類や詳細を解説します。

基本情報や属性

まずは年齢、性別、所属、役職、等級といった、社員の基本情報や属性です。履歴書にも書かれる、ごく基本的な情報ですが、それだけに重要な情報ともいえます。

基本情報がしっかりと把握できていると、社員の年齢層、これまで身に付けたスキルなどと比較し、配属、リーダーシップ、将来性などについて検討しやすくなります。

職務内容や実績

職務内容や実績に関しては、入社した後はもちろん、入社前のものがあれば情報を整理したうえで管理します。なぜなら、入社した後の経験だけが、その社員の経験ではないからです。入社前の職歴が今後の仕事で役立つこともあるでしょう。社員情報として、その職歴が管理されていれば、関連する経験が社内で必要になったとき素早く対応できます。

能力や保有スキル

社員の保有資格やスキル情報なども社員情報管理の対象です。前職の経験などと同じように、保有する資格やスキルもその社員に固有の能力です。社内でそのようなスキルが必要になったとき、資格保有者の力を借りたいときなど、登録しておけばすぐに人材を選定できるでしょう。

勤怠の関連情報

意外に感じる方も多いかもしれませんが、勤怠の関連情報も、社員管理情報の1つです。勤怠とは残業時間、遅刻・早退・欠席歴などを示します。

勤怠情報は勤怠管理の担当部門がすでに行っているはずですが、人事評価にも関わるため、人材管理部門でも内容を把握すれば必要なときにすぐ参照できるため便利です。

価値観や志向性

社員情報管理の一環として、採用試験や定期的な面接で管理者が知り得た、社員本人の価値観や志向性が含まれます。

価値観や志向性は、仕事の進め方や昇進の如何に関わることがあります。人事としても評価や配属のために、これらの情報を参照しなければなりません。

社員の情報を管理するメリット

社員の情報管理は手間なように思われますが、大きなメリットがあります。社員の情報管理をするメリットは以下のとおりです。

人材配置の精度が上がる

社員情報管理ができていると、人材配置の精度が上がります。その人材が持っているスキルや経歴、志向性が把握されているため、生産性の高い、適材適所の配置が可能になるのが大きなメリットです。

この適性を誤ると、社員のモチベーションを下げてしまったり、悪ければ社員の離職を招いてしまったりすることもあります。

能力やスキルを発揮させやすい

社員情報管理によって社員がすでに持っている能力やスキルが把握できていると、これらを必要とする部署に配属できるでしょう。

また新たな事業を行うときなど、必要なスキルを持っている社員を素早く探し出して配属することも可能になるでしょう。社員としても自分の持つ適性が発揮できる機会が増え、メリットがあります。

社員の教育を効率化できる

社員情報を集約すると、個人の現在の能力がどれぐらいかを把握しやすくなります。誰にどのレベルの社員教育を施せば良いかが明確になりやすく、効率的な社員教育が可能になるのがメリットです。

社員自身にも、会社が自分の状態をしっかり見てくれているという認識を持ってもらうことができます。

採用基準が正確になる

どの人材が社内にいるかがわかれば、必然的に不足している人材の種類がわかります。そのため新規採用の方向性が決まりやすくなるでしょう。

社員のスキルや能力がわかりづらいと、同じような人ばかり採用してしまう可能性もあります。また社員の価値観の傾向がわかっていると、似たような価値観の人を採用することも可能です。

離職率も下がる

採用基準がしっかりしていることで、離職率が下がるメリットもあります。なぜなら人材が不足している部類の仕事を任せられる人を採用すると、入社後のギャップが小さくなって離職率が下がるためです。

どのような人でも、自分が必要とされていると感じる場合、その居場所を大切にする気持ちが沸きます。これはプライベートの人間関係も、仕事の現場も同じです。

社員の情報管理には専用システムの導入がおすすめ

社員の情報管理には、専用システムを導入し、継続的に利用するのがおすすめです。ここでは社員情報管理システムの導入におけるメリットを解説します。

大量の情報を管理しやすくなる

社員の数が増えるほど、社員の情報は増えてしまうため、管理しやすいシステムが必要になります。社員情報管理専門のシステムがあると、社員にまつわる大量の情報の管理しやすくなるでしょう。

また、社員情報システムではシステム上で階層別に閲覧権限を付与できます。上長が部下の情報を見るだけではなく、社員がチーム内の情報を見るなどでデータを活用することも可能です。

各種手続きを電子で行える

社員情報管理がシステム化されていると、社員情報の変更があった場合の手続きを電子的に行えます。

例えば引っ越しに伴う住所変更、結婚・離婚に伴う氏名変更、子や親の扶養追加などの申請は、紙で提出してもらい、担当者が変更作業を行うというのでは手間も時間もかかります。電子で本人が対応すれば、データはすぐに更新され、担当者の手間もありません。

社員情報の管理システムを導入する際の注意点

社員情報の管理システムを導入する際には注意点もあります。それぞれの注意点について解説します。

目的と機能が合致しているか

導入する社員情報管理システムの機能が、目的と合致しているかを必ず確認しましょう。ひとくちに社員情報管理といっても、さまざまなシステムがあります。

社員情報管理システムで何ができるか、どのような効果があるかについて再度振り返り、自社の目的がどれなのか、検討中のシステムにその機能があるかどうか、よく検討してください。

拡張性の高いシステムなら対応しやすい

社員情報管理システムのなかには、幅広い機能をカバーできていないものもあります。機能が限定されている場合、使いたい機能が入っていなかったり、後から機能を探しても対応していなかったりするかもしれません。

その点、拡張性の高いシステムなら目的と合致させやすく、新たな目的ができたときも対応が可能です。

セキュリティは万全か

社員情報管理システムには、社員の個人情報が大量に含まれます。しかしインターネットの普及などに伴い、常にセキュリティの脅威にさらされているのも事実です。

そこで万が一にも情報流出のないよう、システム側のセキュリティ機能が充分にあるかどうかを確認しておきましょう。

まとめ

社員の情報を一元化して管理を行い、適材適所の人材配置と生産性の向上を実現するのが、社員情報管理です。社員の正確な評価や社員毎の課題をデータや数値化するのは難しく、時間や労力が掛かってしまい人事担当の負担が大きくなりがちです。

社員が多いほど情報量が増え、難易度が高くなる社員情報管理を、しっかりとしたセキュリティで補助するのが、社員情報管理システムです。

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