職務分掌とは？メリットとデメリット、具体的な作成方法などを詳しく解説

2024.07.30

内部統制において、職務分掌は重要な役割を果たします。そのため、内部統制を実施する際には職務分掌を把握することが大切です。この記事では、職務分掌の具体的な内容やメリット・デメリットについて解説します。さらに、職務分掌規程の作り方や作成のポイントについても紹介するため、参考にしてください。

職務分掌とは

職務分掌とは、企業や組織内における職務や業務に関する制度です。具体的には、役職の権限や職務の役割を整理し、責任の所在や業務範囲を明確にして適切に配分します。

業務や権限が膨大で複雑化しがちな大企業や公的機関などで用いられやすいです。なお、責任と権限の所在が誰でも確認できるように、職務分掌規程や職務分掌表などの形で明文化して共有することが一般的です。また、職務分掌は内部統制の一環として行われる側面もあり、内部統制を実施する際には重要な役割を果たします。

職務分掌の必要性

職務分掌が必要とされる理由は多岐にわたります。職務分掌が必要とされる代表的な理由は、以下の通りです。

・組織運営の適切化

・組織運営の効率化

・社員のストレス軽減

特に、部署や社員の数が多い大企業では、業務の担当者や責任を明確にすることが大切です。社員それぞれが自身の取り組むべき業務を把握し、無駄を省くことで効率化が見込めます。

また、業務に関することを明確にするのは、大企業以外にも有効です。たとえば、ベンチャー企業において組織を整備したり、1人あたりの業務量を適正にしたりするなどです。

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職務分掌と業務分掌との違い

職務分掌と業務分掌では、業務範囲を明確にする対象が異なります。職務は担当している業務を指し、役職者といった個人が持つ責任や権限、対応する業務の範囲などを示します。

一方、業務分掌は対象となる範囲が個人ではなく部署単位です。各部署が担当する業務における範囲や責任を明確にします。どちらも業務に関するさまざまなことを明確にし、責任や権限の配分が適切に行われているかを確認します。

セグリゲーションとの違い

職務分掌とセグリゲーションはどちらも分掌を行う取り組みです。しかし、それぞれ分掌を行う目的が異なります。

職務分掌は業務の効率化と適正化を目的として、業務における責任の所在や範囲を明確にします。一方、セグリゲーションは経営に致命的な影響を与えるミスを防ぐことが目的です。

具体的には、セグリゲーションは社員のコンプライアンス遵守や不正防止を目指して分掌が行われます。どちらも責任の所在や範囲を明確にしますが、実態は異なる概念です。

ジョブディスクリプションとの違い

職務分掌とジョブディスクリプションは、焦点を当てる部分が異なります。職務分掌は、組織全体の役割分担を適切に定めるために、各業務の責任範囲を明確にします。

ジョブディスクリプションは、特定の業務に焦点を当てて、その詳細を提供するものです。具体的には、業務に必要なスキルや経験について説明し、その業務を効果的かつ適切に実践してもらうことを目的としています。

ジョブディスクリプションは、募集案件に記載されることが一般的です。自身のスキルや経験とマッチしているか、転職希望者に確認してもらいます。

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職務分掌規程・職務分掌表とは

職務分掌規程は、組織全体の運営を効率化するために用いられる文書です。各職務の役割と責任を詳細に定めています。

職務分掌規程を基に作成されるのが、職務分掌表です。職務分掌規程における各職務の具体的な業務内容や責任を表形式で整理し、視覚的に理解しやすくします。職務における役割や権限を整理し、担当する業務の範囲や責任を明確にするために用いられます。

いずれも、誰が見てもすぐに分かるように業務範囲や責任、権限などを明確にして、社内で共有することが大切です。

職務分掌規程を作成するのは誰？

職務分掌規程を作成するべき部署や役職は定められていません。そのなかでも作成を担当する人として代表的なのは、経営者や経営者直属の経営管理部門、人事部などです。職務分掌規程を作成する過程で、各部署の業務内容について調査を行ったり、対象者にヒアリングを行ったりすることが求められます。

先述した通り、職務分掌規程を作成するべき人は決まっていません。そのため、必ずしも社内の人間だけで作成する必要はありません。ただし、自社の業務を理解したうえで、適切に運用可能な業務分掌を作成できる人であることが求められます。

職務分掌の4つのメリット

職務分掌を実施するとさまざまなメリットを得られます。以下は、職務分掌を実施すると得られる代表的なメリット4つです。職務分掌の実施を検討している場合は、参考にしてください。

各業務の責任者が明確になる

職務分掌を導入すると、業務の担当者や範囲が明確になります。そのため、各業務の責任の所在も明確になり、問題が発生した際に対応するべき人や原因となった人を特定しやすくなります。

問題に対して迅速に対応できれば、損害の発生や状況の悪化を防ぐことが可能です。さらに、業務の進捗状況や成果についても明確に責任を追及できるため、管理がしやすくなります。さまざまな面から、業務遂行がスムーズになる効果も期待できます。

担当外の業務を減らせる

職務分掌により、各社員の役割と責任を明確に定めることが可能です。そのため、各社員が自身の担当業務に集中できるようになり、業務の効率化や専門性の向上が期待できます。

また、それまで誰が対応するのか定まっていなかった業務に担当者が決まれば、社員の負担や不満の軽減が期待できます。

担当外の業務を行う必要がなくなり、業務量が減ったり、正当な理由なく対応する機会が減ったりするためです。社員の負担や不満の軽減は、離職防止にもつながります。

不正リスクを減らせる

職務分掌を実施すると、業務の役割や責任が明確化され、権限が分散化されます。特定の業務が1人の社員に集中する状況が減り、不正行為を防止する効果も期待できます。また、責任の所在が明確になるため、内部統制の強化にもつながります。

企業における不正は個人の問題に留まらず、企業全体の問題に発展しかねません。たとえば、企業に対する社会的信用の低下やブランドイメージの悪化などです。職務分掌により、そういったリスクを減らすことができるのは利点といえます。

人材育成が効率的に行える

職務分掌には、各社員の業務内容や必要なスキルを明確にする効果があります。具体的な業務内容や目標が明確になると、社員は自分が達成すべき課題や身につけるべきスキルを把握しやすくなります。

さらに、効果的な教育・研修プログラムを設計しやすくなり、効率的な人材育成が可能になります。また、適切な評価もしやすくなり、モチベーションや主体性の向上が期待できます。

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職務分掌のデメリット

職務分掌にはデメリットもあるため、実施する際には注意が必要です。ここからは、職務分掌における具体的なデメリットと、それぞれの詳細について解説します。

社員が決められた業務以外に対応しない可能性

職務分掌は業務と責任を明確にしますが、決められた業務以外に対応しにくくなるリスクがあります。イレギュラーな仕事に対する手順や責任が曖昧では、責任の押し付け合いや軋轢が生じる可能性があるため注意が必要です。職務分掌を行う際には、突発的な業務や人手不足に対する対応策も併せて考慮しましょう。

上司の指示がなければ動かない可能性

職務分掌は業務と責任を明確にしますが、指示系統が硬直するリスクがあります。上司の指示がなければ動かない、または上司以外の指示を無視する状況が発生しかねません。指示待ち状態は、社員の自主性や柔軟性を損ないます。また、組織全体の労働生産性を低下させる可能性があります。

このようなリスクを回避するためには、社員の自主性を高めるための適切な目標設定や評価制度を導入することが重要です。

混乱やトラブルを引き起こす可能性

小規模企業では、1人が複数の業務を兼任している場合が多くあります。職務分掌によって職務を限定すると、混乱やトラブルが生じる可能性があるため注意が必要です。

少人数で運営する企業やベンチャー企業では、職務の明確化が効果的な場合もあります。しかし、部署や役職を越えて業務を行っている場合、職務分掌は適しません。組織整備や職務の明確化が必ずしも効果を発揮するわけではないことを念頭に置いて、職務分掌の実施を決めましょう。

職務分掌規程の作り方

職務分掌規程は、一定の手順に従って作成することが推奨されます。以下に、具体的な職務分掌規程の作成方法を示します。各手順における詳細も解説するので、参考にしてください。

1.内部統制の目的を明確にする

職務分掌を定める場合、まずは内部統制の目的を明確にすることが重要です。内部統制を実施する目的は主に4つに分けられます。具体的な目的は以下の通りです。

・業務の有効性や効率性向上

・財務報告の信頼性向上

・法令遵守

・資産管理

内部統制の目的を定めるときは、企業にとって利益になる可能性や解決したい課題などを考慮しましょう。

2.社員からの了承を得る

内部統制の目的が明確になったら、社員の了承を得るために動きましょう。経営者が内容を決定して指示を出しても、社員の納得が得られない状態では効果を得にくいです。

社員に職務分掌の了承を得るには、職務分掌を定める理由やそのメリットを説明することが大切です。また、職務内容をまとめる手段には、社員へのアンケートやヒアリングがあります。この段階で把握した問題点を参考にして、社員が納得できるルールを作りましょう。

3.企業の組織図を作成する

社員の了承を得られたら企業の組織図を作成し、組織の内部構造の可視化に移ります。経営者をトップにして、下部組織まで図で表しましょう。

支社を含め、部門や部署など企業を構成するあらゆる要素を書き出す必要があります。なぜなら、職務の役割や権限の範囲などの関係性から、連携すべき業務を洗い出すためです。そして、職務分掌を定める際は、この組織図に従って権限を分配します。

4.業務内容や責任を細分化し、振り分ける

業務内容や責任を細分化して振り分けるために、アンケートやヒアリングを実施しましょう。部署や職務ごとに業務の範囲や役職、権限などをチェックし、担っている業務や責任を洗い出します。

収集した情報をもとに、業務内容や責任の細分化を行います。この際、アンケートやヒアリングを通じて得られた現場の声を参考にすることが重要です。これにより、人事の主観に左右されにくくなり、客観的に職務内容や役割を確認できます。職務の役割が分かれば、組織における業務を俯瞰的に見ること可能です。そのため、重複している業務や効率の悪い作業を見つけやすくなります。

また、職務分掌で社員それぞれが負う責任の範囲を定め、イレギュラーな事態が発生した際にも迅速に対応できるように準備することが重要です。