こんにちは。人事・経営に役立つメディア「タレントマネジメントラボ」を運営する「タレントパレット」事業部編集チームです。

「面談依頼メールをどう書けば良いか分からない」「毎回1から考えていて時間がかかる」とお悩みの方は多いのではないでしょうか。

面談依頼は、候補者が抱く企業の印象を決める大事なメールです。そのため情報の伝え漏れなく、丁寧に送ることが重要です。一方で採用候補者や面談の数だけメールを送付する必要があるため、作成工数もかかります。

そこで本記事では、面談依頼メールに書くべき項目と送付する際の注意点を解説します。面談の種別ごとに使えるテンプレートも紹介しますので、普段送っているメールの文面と組み合わせ、生産性向上に繋げてみてください。

本記事を読むことで、ポイントを押さえた面談依頼メールが作成でき、時間をかけずに誰でも対応ができる状態を作れます。面談依頼メールの内容や工数でお困りの方はぜひ最後まで読んでみてください。

面談依頼メールに記載すべき項目を構成別に解説

ビジネスメールは「前文」「本文」「末文」の3つのブロックによって構成されています。ブロック別に、記載すべき項目と注意点を整理していきます。

前文

前文は、相手への挨拶と送付目的を記載します。記載項目は以下の通りです。

• 件名
• 宛名
• 挨拶・自己紹介・お礼（選考中の場合）
• メールの目的（面談依頼）

件名は、見落としや取り違え防止のため、一目見て面談のお知らせだとわかるよう工夫しましょう。宛名は「会社名（学校名）＋肩書き＋フルネーム＋敬称（様）」を記すことが一般的です。名字のみしか書かないこともありますが、フルネームの方がより丁寧です。

候補者に送る際は、フルネーム＋敬称のみで問題ありません。「お世話になっております」「はじめまして」などの挨拶、送り主の自己紹介なども伝えましょう。

本文

本文では、メールの送付目的について具体的な内容を記載します。ビジネス上のやり取りであるため、端的に無駄なく書くように注意しましょう。記載項目は以下の通りです。

• 面談を行う背景・目的
• 日程調整
• 開催方法（Webか対面か）
• 開催場所（対面の場合）
• 所要時間
• 持参品
• 担当者名と緊急連絡先

日程調整を行う際は、3つ程度候補日を提示すると、候補者側も調整しやすく、メールのやり取り回数を削減できます。時間帯や曜日もずらして候補日を設定できると、特定の曜日が難しいなどの理由があってもスムーズに調整可能です。

候補者側の視点に立ち、所要時間や持参品などは丁寧に書きましょう。Googleマップのリンクを添付する、当日の緊急連絡先を記載しておくなど、細やかな配慮も重要です。

末文

末文は、締めの言葉です。本文内に記載するほどではないけれど伝えておきたいことなど、以下のような項目を記載します。

• 注意事項
• 目的の再掲と挨拶
• 署名

注意事項には「入口が難しく迷いやすい」「ZOOMの回線切れに注意」など過去起きたトラブルと対処法を併せて記載しておくと親切です。

面談依頼メールを送る際の7つのポイント

メールは、候補者側と企業側との限られた接点の1つです。そのため、メールの内容で企業の印象が左右されます。ここからは好印象を抱いてもらえるメールのポイントについて解説していきます。取り入れられる点から、積極的に実践してみてください。

タイトル・導入分は端的に

候補者は、自社以外の多くの企業からもメールが届いている可能性があります。何のメールかわからない場合、見落とされるリスクが発生します。特にスマホの通知では、タイトルや冒頭の数行目までしか表示されないため、一目で内容がわかるように工夫しましょう。

また、あとから内容を振り返るのに、相手は数あるメールから検索しないといけません。「面談のお知らせ」など目的をタイトルに入れておくことで、検索性が上がり、すぐにメールを見つけてもらえます。

場所や持ち物は丁寧に伝える

採用担当者にとってはあたり前でも、候補者からすると初めてである場合も良くあります。例えば、面談場所への行き方です。電車やバスを用いたアクセスはもちろん、ビルへの入り方や使うエレベーターの場所などの案内まで記載することで、安心して会場に向かえます。Googleマップのリンクも送ると親切です。

また、持ち物も丁寧に伝えましょう。スマホが主流の今、筆記用具を持ち歩かない方も多いでしょう。「きっとわかるはず」と決めつけず、必要な持ち物は全てメール内に記載すると親切です。

送付する曜日や時間帯に注意する

メールを送付・返信する際は曜日や時間帯に注意しましょう。深夜や早朝、自社の休業日にメールを送ると、入社後に残業が多い・休みでも働くといった印象を与えてしまいます。

メールを送る際は、営業日・営業時間内に送るよう心がけましょう。どうしても難しい場合は、送信の予約機能などを活用してみてください。

リマインドメールの送付

前日もしくは数日前に候補者に向けて、リマインドメールを送ると、当日になって面談をキャンセルされるトラブルを減らせます。当日の急なキャンセルは「忘れていた」「勘違いしていた」などの理由が多く、リマインドメールを見ることで思い出してもらえるからです。また、面談に参加すべきか悩んでいる方の背中を後押しする効果も期待できます。

メールを送るのに企業担当者の手間は発生しますが、急に面談がなくなると社員の準備時間や、その日のために調整したスケジュールを無駄にしてしまいます。最初に送付したメールとほとんど同じ内容でも問題ないため、リマインドを実施しましょう。参加の意思を確認するために返信を依頼する、などの方法も効果的です。

返信期限を決め、反応がない場合は電話で確認

返信を求める際は、必ず期限を記載しましょう。期限までに返信がなければ、メールや電話でのリマインドを検討できるためです。

期限までに返ってこない場合「面談の意志がない」「面談の意志はあるが忘れている」「そもそもメールが届いていない（迷惑フォルダやアドレス不備など）」などの理由が考えられます。電話やショートメッセージなど、別の手段で確認することで連絡が取れる可能性が高まります。

スマホで見られていることを意識する

候補者の多くは、メールをスマホで確認します。そのため、スマホでも見やすいメールを送りましょう。アプリや設定によって異なりますが、30文字前後が改行の目安です。また、2〜3スクロール程度に収まる文字数が理想です。

企業担当者はパソコン上でメールを作成しているため、スマホでの見え方に気づかない可能性があります。送信前に下書きをスマホに送り、見やすさや型崩れをチェックしておくことで、表示崩れのミスを防げます。

面談と面接を混合させない

採用前・採用活動中の面談は、候補者からすると「もしかすると面接かも」と不安に感じてしまうこともあります。合否の判断がない面談であることは、メールの段階から丁寧に伝えましょう。本格的な面接を実施するわけでないとわかれば、候補者は緊張せず伸び伸びと参加しやすくなります。

面談を面接と勘違いさせずに活用する方法を、もっと詳しく知りたい方は「面接面談だった」を合わせて読んでみてください。

【場面別】面談依頼メールのテンプレート

面談依頼のテンプレートを「選考前」「選考中」「内定後」の3つの場面別に解説します。面談の目的に合わせて活用してみてください。

選考前のカジュアル面談

まだ選考に進んでいない候補者と企業担当者が、相互理解を目的に行う面談です。合否を判断する場でないことを記載し、候補者が安心して面談に臨めるように配慮しましょう。

選考中に行う面談

選考中の面談は候補者側からすると「合否の判断に関わるのではないか」と不安を感じやすい場面です。面談を行う目的を丁寧に書くこと、また選考でない旨を伝えることを忘れずに意識しましょう。

内定者へのオファー面談

オファー面談は、採用予定者に対して、雇用条件の提示や今後の流れの説明を行う場です。入社前の手続きは煩雑で、採用予定者も慣れてないことも多々あるので、相互確認の意味も込めて丁寧に記載しましょう。なお、今後一緒に働く可能性もある相手です。歓迎の一言を記載し、双方にとって良い関係性を築いておきましょう。

まとめ

面談の度に送付する依頼メールだからこそ、ポイントを押さえ、テンプレートを活用することで生産性をアップしましょう。場面別のテンプレートを用意しているため、誰でも簡単にメール送付が可能です。

面談依頼メールで大切なことは、相手の立場になって考えることです。不安になる点や迷う点、悩む点はどこかを想像しながらメールを送ってみてください。

面談の生産性を上げ、より活用するためにはタレントパレットがおすすめです。社員一人ひとりを定量でデータ化、一元管理することで無駄のない準備が可能です。ぜひサービス利用を検討してみてください。