こんにちは。人事・経営に役立つメディア「タレントマネジメントラボ」を運営する「タレントパレット」事業部編集チームです。

基幹システムは生産管理や在庫管理、人材管理など、会社経営の主要業務に関するシステムで、適切な経営・運用に欠かせません。この記事では、基幹システムの種類や選び方、導入方法について解説します。

基幹システムとは

基幹システムは、企業が経営を行うにあたって核となる業務、例えば販売管理や在庫管理、生産管理、会計などを効率化するためのシステムです。英語では「mission-critical system」と呼ばれています。

基幹システムの利用によって、販売ペースに合わせて生産量や価格の調整を行うなど、これまで人間が行っていた管理業務を自動化できます。それによって、業務の質が均一化されてミスが減り、スピードもアップするなど、業務の効率化やコストの削減が可能です。

メリットの多い基幹システムですが、文字どおり基幹を担うものだけに、何らかの原因でシステムが停止すると、ビジネス自体が成り立たなくなってしまいます。

基幹システムを導入する際は、安定して稼働し、使いやすく、セキュリティ面でも高い評価を得ているものを選ぶ必要があるでしょう。

情報系システムとの違い

基幹システムと混同しやすいものに、情報系システムがあります。情報系システムは、主に文書の管理やスケジュール調整などを行うシステムです。

業務を行ううえで重要なプロセスである点は同じですが、基幹システムのように業務の根幹にかかわるものではないため、エラーが発生してもヒューマンパワーでカバーできるため、ビジネスが滞ることはありません。

ERPとの違い

ERPもまた、基幹システムと混同しやすいシステムです。ERPは英語の「Enterprise Resource Planning」を略した用語で、直訳すると「企業資源計画」です。つまり、ヒト・カネ・モノなどの経営資源（Resource）を統合して運用・管理するシステムといえます。

基幹システムは業務をプロセスごとに分けて管理・運用しますが、ERPは基幹システムや情報系システムもすべて含めて、一括で管理・運用します。そのため、基幹システムよりも広い範囲でシステム化が可能です。

ERPについては以下の記事でも詳しく解説しているので、ERPへの理解を深めたい方は、ぜひご覧ください。

「erp基幹システム」については、こちらの記事をご確認ください。

業務システムとの違い

業務システムも、基幹システムと混同されやすい用語です。基幹システムや情報系システムを業務システムと呼ぶこともあれば、基幹システムと情報系システムを統合したERPシステムを業務システムと呼ぶこともあります。

そのため、「業務システム」という言葉は、各システムの総称として使われるケースが多いようです。

会社によっては、情報系システムを業務システムと呼ぶところもあります。商談や会合の中で「業務システム」という言葉が出た場合は、具体的にどのようなシステムを指すか確認しておいたほうがよいでしょう。

基幹システムの種類

基幹システムは業務をプロセスごとに管理・運用するため、さまざまな種類があります。ここでは、代表的な基幹システムをいくつか紹介します。

在庫管理システム

在庫管理システムは代表的な基幹システムのひとつで、会社にある在庫の量や流れを記録します。在庫を適切に管理できるため、不良在庫を大量に抱えることを避けられるでしょう。

仕入管理システム

仕入管理システムは在庫管理システムと連携しながら、商品や材料・部品などの仕入れを調整するものです。無駄な仕入れコストを削減するとともに、販売数の記録や、市場の流れに沿ったニーズの見極めにも役立ちます。

販売管理システム

販売管理システムは商品の受注やサービス提供の他、検収・納品・請求・入金などに関する情報をまとめて管理・運用します。

従来はそれぞれの業務に人員が必要でしたが、販売管理システムを利用すると、そのほとんどを自動化できるため、人件費を大幅に削減できるでしょう。また、計算ミスや請求の見落としといったヒューマンエラーも減らせます。

生産管理システム

生産管理システムは、生産フローを精査し、無駄なく効率的に部品や製品を生産するためのシステムです。また、生産管理システムは生産計画や生産工程、製品の品質・原価のチェックなども行い、生産業務を総合的にマネジメントします。

会計管理システム

会計管理システムは、経営にかかわるお金の流れを管理するものです。財務管理システムや経理システムと呼ばれることもあります。複雑な計算でもミスがなくなるため、基幹システムを初めて導入する企業にも選ばれることが多いシステムです。

人事給与システム

人事給与システムは、採用や退職、休職や復職などに関する情報や、従業員一人ひとりの給与情報を管理できます。

個々の従業員に関するデータから適切な働き方を提案したり、評価制度を見直したりする際にも有効です。人事給与システムを使いこなすことで、職場環境の改善も期待できます。

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基幹システムを導入するメリット

ここからは、基幹システムを導入することのメリットを解説します。メリットを確認しながら、自社のニーズに合う基幹システムの導入を考えてみましょう。

業務の効率化

基幹システムを導入すれば、人件費の削減だけでなく、業務の効率化も見込めます。

間接部門で働く従業員は、在庫や仕入れの管理、経理、人事など、多くの仕事を抱えています。また、ミスがないかどうかのチェックも欠かせないため、かなりの時間を割かなければなりません。

基幹システムを導入すれば、人力による管理やチェックの時間が不要になり、速く正確に情報をまとめられます。また、複数の部門の数字や情報をまとめて管理できるため、部門間の連携を円滑化・効率化できることもメリットです。

基幹システムの導入によって浮いた人員を、他の業務に回すこともできます。従業員が本来持つ能力を発揮させたり、キャリアアップのチャンスを提供したりすることができるでしょう。

業務の標準化

基幹システムを導入すれば、複雑な業務の多くをシステムに委ねられるため、従業員が行う業務がシンプルになります。また、経験によって業務の質に差が出ることも少なくなるでしょう。

その結果、どの従業員が業務を行っても、同じ品質を期待できるようになります。

管理職や上司は、仕事で人を選ぶことが少なくなるため、負担やストレスが減るでしょう。従業員は新しいアイデアを提案したり、自分の能力を生かせたりするチャンスが増えるため、仕事にやりがいを感じる機会が増えるはずです。

経営情報の可視化

基幹システムの中には、購買や在庫、生産、販売などのデータをリアルタイムで確認できるものもあります。変化の激しい市場の中で優位に立つには、スピードが大切です。基幹システムを利用すれば、状況が変化した際に素早く意思決定ができ、利益確保に向けて素早い一歩を踏み出せるでしょう。

これまでのデータを参照できるだけでなく、競合他社との違いや今後の変化のシミュレーションなどもできるため、先を見越した一手を打てます。短期的なメリットだけでなく、中長期的なメリットにもつなげられることも、基幹システムのメリットといえるでしょう。

基幹システムの導入ステップ

ここからは、実際に基幹システムを導入する手順を、ステップごとに解説します。

ステップ1：導入企画

基幹システムはどれも便利で、業務の効率を高めますが、やはり自社のニーズに合うものを導入する必要があります。まずは、自社に今必要なものは何かを洗い出しましょう。

そのうえで、どの基幹システムを導入すればよいか、どのようなメリットがあるかを明確にする必要があります。

ステップ2：要件定義

基幹システムの候補が決まったら、現在の業務にどんなタスクやプロセスが設定されているかを確認しましょう。

同じタイプの基幹システムでも機能は異なるため、現在の業務のタスクやプロセスを効率化するにあたって必要な機能を見極めましょう。

場合によっては、基幹システムを用いた業務効率化を達成するために、現在の業務フローを調整する必要があるかもしれません。

ステップ3：テスト運用

導入する基幹システムを決定したら、テスト運用を行います。不具合や修正が必要な業務がないかチェックしながら、想定した結果が得られているか確認します。

また、基幹システムの導入業務にかかわる従業員を対象に、そのシステムに関する説明会や講習会を開催するとよいでしょう。

ステップ4：運用と保守

基幹システムの導入当初は順調だったとしても、長期に渡る運用においては問題が発生することもあるでしょう。不具合やエラー、設定ミス、処理ミスがないか、定期的にチェックしましょう。

加えて、関係する従業員が基幹システムに合わせた正しいプロセスで業務を行っているかどうかも確認します。必要であれば、指導や教育を行わなければなりません。

基幹システムの選び方

基幹システムを導入する際は、自社に合うものを選ぶことが大切です。ここでは、基幹システムを選定する際の基準について解説します。

自社のニーズに合っているか

基幹システムの選定における基本は、自社のニーズを正しく把握することです。

基幹システムの機能面ばかりを見ていると、メリットしかないように思えて、どれも魅力的に映るかもしれません。しかし、基幹システムにはコストがかかり、その後も運用と保守を続けていかなければならないことを忘れないようにしましょう。

基幹システムを使える人員の数や自社の環境、企業理念、行動指針など、あらゆる要素を鑑みて総合的にニーズを判断する必要があります。そのうえで、本当に必要な機能や仕様に優先順位をつけてリストアップしていくと、自社のニーズに合う基幹システムを選べるでしょう。

扱いやすさ

基幹システムを選ぶ際は、扱いやすいかどうかも大切なポイントです。機能面が優れていても、操作や設定が難しいと、限られた人しか使えなくなります。そうなると、基幹システムのメリットを生かせなくなってしまうでしょう。

導入を検討している基幹システムのインタフェース（操作画面）やカスタマイズ機能（オプション）なども、よく確認しておきましょう。場合によっては、機能面の魅力は劣るが、扱いやすいシステムのほうが大きな利益につながるかもしれません。

安定性や評判

基幹システムは業務の根幹を担うため、不具合やエラー、システムダウンなどが発生すると大きなダメージを受けます。基幹システムを選ぶ際は、長年使っても安定的に稼働するシステムを選びましょう。

セキュリティ

基幹システムは、会社にとって重要な情報をたくさん扱います。特に、社外に漏れてはならないデータや顧客情報などは、最も強固なセキュリティの下で扱わなければなりません。導入する基幹システムにも、強固なセキュリティが求められます。機能面や扱いやすさは優れていても、セキュリティ面に不安があるシステムは選ばないようにしましょう。

基幹システムのクラウド化とは

基幹システムは、「オンプレミス型」と「クラウド型」に大きく分けられます。ここでは、それらの違いについて簡単に解説します。

オンプレミス型とは

オンプレミス型は、サーバーを自社で用意し、そのサーバーに基幹システムをインストールしたうえで運用するタイプです。日本では、オンプレミス型で運用されている基幹システムが多いようです。

オンプレミス型のメリットは、自社の業務スタイルに合わせてカスタマイズしやすいことです。他社にはない方法で扱う業務がある、これまで利益を生み出してきた独特な方法があるといった場合は、オンプレミス型を選択するとよいでしょう。

一方、オンプレミス型は自社でサーバーを用意する必要があるため、初期費用が高くなる（およそ1,000万円〜）というデメリットがあります。また、運用と保守も自社で行わなければなりません。

機器が老朽化したり、システムが時代遅れになったりした場合も、自社でハードやソフトを買い替える必要があります。

クラウド型とは

クラウド型は、インターネットを使って基幹システムを運用するタイプです。ネット回線さえあれば、中小企業であっても基幹システムを使えるため、導入のハードルは低いといえます。

クラウド型のメリットは、自社でサーバーを用意する必要がないため、初期費用を安く抑えられることです。必要なのはネット回線の設備費用と月額利用料のみで、システムの更新やサーバー機器の老朽化にも悩まされずに済みます。

一方で、クラウド型はオンプレミス型に比べて選択肢が少なく、自社に合うカスタマイズがしにくいというデメリットがあります。場合によっては利用するシステムに合わせて業務を調整する必要があるため、使いこなすまでに時間がかかる、システムを使える人が限られるといったデメリットもあります。

どちらを選ぶべき？

オンプレミス型とクラウド型はそれぞれにメリット・デメリットがあるため、どちらを選べばよいか迷ってしまうかもしれません。オンプレミス型にするか、クラウド型にするかで選べる製品も変わるため、悩ましい問題です。

世の中を見ると、徐々に基幹システムをクラウド化する流れが進んでいるようです。基幹システムを導入する目的として、業務の効率化や人員の有効活用を挙げる企業が多いでしょう。

自社にサーバーを設置するオンプレミス型では、責任を持ってそれらを管理するポジションが必要になり、初期費用も含めてコストが発生するため、基幹システムを導入するメリットが半減してしまうかもしれません。

一方、クラウド型はサーバーの管理や設置コスト、管理コストが不要なので、お得に利用できます。

大きな変革とまではいかなくとも、ある程度の効率化や自動化を実現したいなら、導入のハードルが低いクラウド型のほうがよいかもしれません。

使用する製品によっては、業務の調整が必要になるでしょう。しかし、基幹システムを少しずつ導入していけば、従業員の戸惑いやストレスを抑えながら業務効率化を進めることができます。

近年は、クラウド型のセキュリティが強固になっていることも安心材料です。アップデートが自動で行われることもクラウド型のメリットのひとつであり、高い評価を得ているクラウド型の製品であれば、安心して使用できるでしょう。

基幹システムを導入した企業の成功例

最後に、基幹システムを導入した企業をいくつかご紹介します。

サントリーホールディングス株式会社

サントリーでは、海外進出（グローバル化）による海外送金業務やコンプライアンス強化の面で課題を抱えていました。サントリーが導入を希望したシステムの基準は、年間1万2,000件以上の海外送金業務を安心・安全かつ効率的に行えることでした。

その基準をもとに、送金処理の自動化とデータ連携ができ、グローバル化に伴って変化する組織体制や業務量にも対応できる基幹システムを選び、導入しました。その結果、海外送金業務の7割削減に成功し、優れた人材をより重要な業務に回すことができたそうです。

また、送金システムの自動化に伴い、利用権限をより細かく設定できるようになったため、内部統制の強化にもつながりました。

ハウステンボス

テーマパーク事業を展開するハウステンボスでは、そこでしか体験できないオンリーワン・ナンバーワンにこだわり、経営を行っています。ハウステンボスでは、従業員一人ひとりの接客業務や管理業務を軽減させるため、人工知能型ERP「HUE」の採用を決定しました。ハウステンボスでは、経費・請求書の処理や多種多様な取引業務の処理チェックなどに、毎月450時間が費やされていると試算していました。

人工知能型ERP「HUE」に搭載されているAIは、繰り返される業務を自動化したり、次に必要な業務を提案したりする機能があるため、業務の効率化が期待できるシステムです。このERP（基幹システム）を使い、ハウステンボスでは労働生産性50%向上を目指しています。

株式会社 明治

明治では、DX推進や働き方の多様化などによって、経理業務の変革が必要でした。そこで、既存システムの「HUE Classic」シリーズを「HUE ACシリーズ」にアップグレードし、あらゆる経理業務の自動化に踏み切りました。

「HUE ACシリーズ」は会計システム入力や電子保管など、改正電子帳簿保存法にも対応しており、あらゆるデジタル化・ペーパーレス化も可能です。システムを導入した結果、それまでの経理業務で必要だった工数・コストともに大幅に削減でき、書類の検索やさまざまな調査の効率化も実現しました。

まとめ

基幹システムは、業務の効率化や生産性の向上を実現する際に役立ちます。自社のニーズをしっかり見極め、最適な基幹システムを導入すれば、会社にも従業員にも大きなメリットをもたらすでしょう。

タレントパレットでは、人材の見える化や労務管理など、業務効率化を実現するためのさまざまな機能が豊富に用意されています。コスト削減と生産性向上を同時に実現したいとお考えの方は、お気軽にタレントパレットへご相談ください。

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