こんにちは。人事・経営に役立つメディア「タレントマネジメントラボ」を運営する「タレントパレット」事業部編集チームです。

企業が安定的に経営を行っていくには、コンプライアンスを意識して必要な対応を行う必要があります。法律に則った経営を行うことはもちろんですが、就業規則や企業倫理・社会規範など、企業が守るべきルールは多岐にわたります。

この記事では、コンプライアンスの基本的な捉え方や注目される理由、コンプライアンスの意識を高める方法などを詳しく解説します。

コンプライアンスとは

コンプライアンス（compliance）とは、「法令遵守」を示す言葉です。一義的には国が定めた法律や政令などを守りながら、企業は事業活動を展開していくという意味になります。

しかし、単に法律だけを守っていればよいわけではなく、就業規則や企業倫理、社会規範などコンプライアンスの対象となる範囲は広がっています。世の中の倫理観と照らし合わせた上で、問題のない経営を企業は行っていく必要があるのです。

コンプライアンスの要素

コンプライアンスについて考えるときには、「法令」「就業規則」「企業倫理・社会規範」の3つの要素について正しく理解しておくことが重要です。それぞれのポイントを解説します。

法令

「法令」とは、国会で制定された法律や国の行政機関が出す政令・府令・省令などの総称を意味します。地方公共団体の条例や規則なども含まれるものです。

就業規則

「就業規則」は、常時10名以上の従業員を雇用している場合、労働基準法の定めに従って就業規則を作成し、所轄の労働基準監督署に提出する必要があります。就業規則には含む規定や業務の手順、懲戒処分に関するルールなどを盛り込みます。

企業倫理・社会規範

「企業倫理・社会規範」は、企業が社会から求められている倫理観や公序良俗などです。法令に定められているものではありませんが、企業が取引先や顧客からの信頼を獲得するには必要不可欠なものだといえます。

情報漏えいやデータ改ざん、ハラスメント対策やジェンダー平等など、企業は社会倫理に基づいて経営を行っていく必要があります。また、世の中から求められる企業のあり方というのは、社会情勢の変化や時代によって変わっていくものなので、定期的な見直しが必要な部分でもあります。

コンプライアンスリスク

コンプライアンスに関するリスクは、多方面にわたります。まずは、どのようなリスクがあるのかを把握しておきましょう。

労務リスク

労務に関するリスクの具体例としては、長時間に及ぶ時間外労働による「労働基準法違反」やハラスメント、非正規労働者に対する不合理な待遇格差などがあげられます。世の中や国の動きとして、働き方改革などの影響によって労働環境への関心が高まっています。

契約リスク

ビジネスにおいて、契約を締結する行為は日常的に行われるものですが、契約内容に法的リスクが存在しないかをチェックすることが重要です。契約内容そのものが法令に違反している場合、大きな損害を被る恐れがあります。

また、契約書の紛失や漏えいなどのリスクを防ぐために、管理体制を強化しておくことも大切です。

情報漏えいリスク

情報漏えいのリスクは主に、機密情報と個人情報の取り扱いにあるといえます。機密情報については、新商品の情報や製造技術、顧客情報などが該当しますが、これらが流出してしまえば、企業は大きな損害を被ることになるでしょう。

従業員から情報が漏えいするのを防ぐだけでなく、取引先や業務委託先から流出する恐れもあるため、秘密保持契約を締結しておくことも大事です。また、個人情報については個人情報保護法に則って、適切に管理する必要があります。

社内だけの対策ではなく、外部からサイバー攻撃を受けるリスクもあるため、アクセス制限やセキュリティソフトの導入など必要な対策を講じておきましょう。

法律違反リスク

企業が守るべき法律は、独占禁止法・消費者契約法・景品表示法・下請法など数多く存在します。それぞれの法律のポイントを押さえるだけでなく、法改正が行われたときには最新の内容もすぐに確認しておく必要があります。

コンプライアンス違反でありがちな例として、法律の知識不足によって知らず知らずのうちに違反してしまったというケースです。日頃からリーガルリテラシーを養う取り組みを行ってみましょう。

不正会計リスク

企業は業績によって評価されますが、意図的に業績を良く見せようとしたり、脱税などの目的で不正会計を行ったりすると、企業に対する信用を大きく損なってしまいます。取引先や顧客だけでなく、金融機関や従業員、株主など多くのステークホルダーから信用を失えば、企業の存立そのものが危うくなる恐れもあります。

不正会計のリスクを減らすには、外部の専門家の力も借りながら、厳密なチェック体制を整える必要があります。

コンプライアンス違反の具体例

コンプライアンス違反を起こさないためには、どのようなものが該当するかをあらかじめチェックしておくほうが良いでしょう。具体的にコンプライアンス違反となる例を紹介します。

情報漏えい

コンプライアンス違反となりやすい例として、情報漏えいがあげられます。主な原因としては、「外部に機密情報が流出しやすい状況だった」「社外秘のデータを持ち出せる状態だった」「顧客情報を私的利用できる環境だった」という点があります。

企業にとって、情報資産の取り扱いは厳重な管理の下で行う必要があります。社内で管理するためのリソースが不足しているときは、外部の専門家のサポートを受けるなどして必要な体制を整えてみましょう。

SNSの利用方法が不適切

企業がマーケティングや広報などの目的でSNSアカウントを作成し、利用する場面は多いですが、投稿内容に問題がないかをチェックする必要があります。社外秘のデータの流出や誹謗中傷などを起こしてしまうと、炎上リスクが発生するだけでなく、企業イメージを大きく損なってしまうので注意が必要です。

サービス残業

残業に関する取り決めは労使合意が基本としてあり、時間外労働は月45時間・年間360時間と労働基準法で上限が決められています。この基準を超えて、従業員に残業させている場合にはコンプライアンス違反が疑われるでしょう。

過剰な残業が生じてしまう根本的な原因を探し、業務量やワークフローを改善できないかを精査する必要があります。

セクハラ

ジェンダー平等に対する世の中の関心が高まっている時代において、セクシャルハラスメントが起こってしまうと、企業イメージを悪化させる原因となるでしょう。採用活動にも影響を与えるため、日頃からジェンダーに対する理解を深めることが大切です。

研修や勉強会などを通じて、従業員一人ひとりの意識を高めていく施策を講じてみましょう。

パワハラ

立場を利用した嫌がらせなどの行為はパワーハラスメントに該当し、企業イメージを損なう原因となります。労働施策総合推進法によって、すべての企業においてパワハラ対策を行うことが義務付けられています。

厚生労働省が配布しているパンフレット（職場におけるハラスメントの防止のために）や各種研修などを通じて、パワハラ対策を強化していくことが求められています。

企業支給品の不正利用

企業が支給するPCや社用携帯などの物品は、当然ながら企業の所有物です。支給品の取り扱いに関するガイドラインなどを整備し、従業員がコンプライアンス違反を起こさないようにルールを徹底させましょう。

なぜコンプライアンス違反が起きる？

コンプライアンス違反が起こるのを未然に防ぐには、どのようなメカニズムで引き起こされるものなのかを把握しておく必要があります。それぞれの点について解説します。

1. 認識不足

コンプライアンス違反は意図的なものでなかったとしても、取引先や世間が判断するものであるため、知らなかったでは済まされない部分があります。よくありがちなのが、法律に関する知識不足が原因で引き起こされるパターンです。

法務部や弁護士などと連携をしながら、最新の法改正なども含めて、日頃から学べる環境を整えておくことが重要です。

2. 責任の回避

過剰なノルマの設定など、業務に関するプレッシャーが大きいとき、責任を回避するために不正が行われる恐れがあります。例えば、営業ノルマを達成したように見せるために数字を改ざんしたり、契約書を偽造したりといった点があげられるでしょう。

個別に発生する事態に対処することも大事ですが、労働環境や経営方針などを見直して、そもそも不正が起こりにくい体制を整えることが肝心です。初めは軽微なコンプライアンス違反であっても、そのまま何の改善策も取らなければ重大なリスクを招く恐れがあるので、問題が小さなうちに対応することが必要です。

3. 経済的利益

取引先と契約する代わりにキャッシュバックを受け取るといった行為は、コンプライアンス違反にあたります。従業員が社外から経済的利益を受け取りやすい環境を作らないことが、コンプライアンス対策として必要です。

契約に関するルールをきちんと定め、違反したときの懲戒処分の内容などを就業規則にも定めておきましょう。そして、社内勉強会や研修などを通じて、現場レベルで周知徹底していくことが大切です。

4. 文化的要因

コンプライアンス違反は、文化的な背景が原因となることもあります。外国人を多く雇用していたり、海外に事業所を設けたりしている企業であれば、国によって法律や倫理観が異なる点を加味して、コンプライアンス対策を行いましょう。

また、従業員の年齢によっても認識のズレが生じてしまうケースがあるので、自社の状況を踏まえた上で、コンプライアンスに関する意識を粘り強く高めていくことが大事です。

コンプライアンスを高める3つのメリット

コンプライアンスに対する意識を組織全体で高めていけば、企業にとっていくつもメリットを得られます。具体的にどのようなメリットが得られるのかを紹介します。

1. 法的リスクを減らす

企業がコンプライアンスの意識を高めることで、法的リスクの発生を抑えられます。法律で定められていることは、どの企業も守らなければならないものなので、率先して遵守していく必要があります。

重大な法的リスクが発生すれば、企業としての存立そのものが危うくなってしまうため、慎重な姿勢で臨むことが大切です。

2. 信頼性を高める

コンプライアンス対策に率先して取り組んでいれば、取引先や顧客などからの信頼を集められるでしょう。経営は様々なリスクがありますが、それらを少しでも抑えようとする行動は、誠実な姿勢として映るものです。

企業イメージが向上することで、採用活動などもプラスの影響を受けるでしょう。また、顧客から信頼される企業になれば、中長期的に業績を向上させる要因となるはずです。

3. 経営効率を高める

コンプライアンスに対する企業としての姿勢を明確にすれば、従業員のモチベーションが向上することも期待できます。自ら取り組む業務にやりがいを感じ、意欲的に励んでもらうことで業務効率も良くなるでしょう。

組織全体として、正しい経営を行っていけば、生産性が向上して経営効率を高めることにもつながるはずです。

コンプライアンス意識を高めるために、あらゆる人事データを統合して分析

コンプライアンス違反が発生すると、企業イメージが悪化するだけでなく、会社の信用そのものが揺らぎ、経営にマイナスの影響を与える恐れがあります。リスクをできるだけ減らすためには、日頃からコンプライアンスに関する意識を高めていくことが大切です。

タレントマネジメントシステムである『タレントパレット』は、あらゆる人事データを一元管理し、活きた情報として最大限に価値をもたらすためのツールです。コンプライアンス違反が起こりづらい組織作りに役立てられるでしょう。

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コンプライアンス遵守に向けた取り組み3つ

コンプライアンスに関する意識を現場の従業員レベルまで浸透させるには、具体的な取り組みを行っていく必要があります。ここでは、3つの取り組みについて解説します。

1. 教育・訓練プログラムの実施

コンプライアンス対策の一環として、社内勉強会や研修を開催し、日頃からコンプライアンスに関する意識と知識を身につけてもらう機会を従業員に提供してみましょう。コンプライアンス違反は認識や知識が不足していることから引き起こされるものも多いので、継続的に学んでもらう機会を作るのは大切です。

また、管理職向けの研修なども実施し、年間を通じた訓練プログラムを組んで、体系的な理解を図っていくことも大事だといえます。

2. 監査・内部統制の強化

コンプライアンス対策の基本として、社内の自浄作用を高める必要があります。法務部や監査役、顧問弁護士などが連携をして、内部統制がきちんと機能するように体制を整えるのが肝心です。

必要に応じて、コンプライアンス・オフィサーを置くなどして、年間を通じてチェックしていく仕組みを整えてみましょう。従業員だけでなく経営層も含め、全社的にコンプライアンスの意識を育んでいくことが欠かせません。

3. コンプライアンス意識の醸成

コンプライアンスへの意識を育てていくには、人事評価制度を見直してみるのも1つの方法です。企業が求める正しい方向性を実践していく従業員をしっかり評価していくことで、職場全体にコンプライアンスを強化するほうが、個人にとってもプラスになる点を周知してみましょう。

企業風土そのものを変えていくつもりで、経営層と従業員が一丸となって取り組んでいくのが大切です。

コンプライアンスを向上させるために必要な3つのポイント

コンプライアンスに対する意識を向上させるには、ポイントとなる部分をしっかりと押さえておく必要があります。どのような点を重視すればよいかを解説します。

1. 周知徹底

コンプライアンスに関する意識は、一朝一夕では身につくものではないため、繰り返しその必要性を説明していくことが大事です。コンプライアンス対策のガイドラインを設けたり、人事評価制度を変更したりするときには、経営層から従業員に至るまで周知徹底する必要があります。

また、取引先などにもガイドラインを提示すれば、外部の協力も得ることができます。年間を通じて繰り返し啓蒙していく流れを作ってみましょう。

2. 監視体制

経営層は率先してコンプライアンスの意識を高めていく立場ですが、時として経営に携わる人が不正を犯すケースもあります。そのため、経営層だけでなく監査役や顧問弁護士など、社内・社外の関係者と連携をしながら、コンプライアンス違反が起こらないように監視体制を構築してみましょう。

また、どれだけ注意していても軽微なコンプライアンス違反は起こってしまうものなので、社内や外部に相談窓口を設置しておくのも効果的です。早期に問題と向き合うことによって、重大なリスクを抱えるのを避けられるでしょう。

3. 厳格な対応措置

万が一、コンプライアンス違反が起こってしまったときには、厳格な対応が求められます。まずは社内の処分よりも、顧客やマスコミなどの外部への対応を迅速に行いましょう。

原因究明と事実の公表を行い、影響を最小限に食い止めることが肝心です。そして、ある程度事態が落ち着いてきたら、関係者に対する処分を行います。

就業規則で定めている懲戒処分の内容に沿って、立場に関係なく厳正に対応することが重要です。過去の処分などと照らし合わせて、公平な処分を決定してみましょう。

コンプライアンス違反で起こり得ること

コンプライアンス違反が発生してしまったときに、どういった事態を招いてしまうのかを把握し、そうした事態に陥らないための対策を実施することが大切です。具体的に発生が想定されるものを見ていきましょう。

1.社会的信用がなくなる

社内では軽微なコンプライアンス違反だと思っていても、それをどのように判断するかは社会が決めるものだといえます。そのため、たとえ軽微なものであっても事実を公表して、世間に対して説明していく責任が企業にはあります。

後から重大なコンプライアンス違反があったことが発覚すれば、他にも何か隠しているのではないかと疑われやすくなるものです。社会的な信用を失えば、企業が事業活動を行っていくのに支障をきたしてしまうので、十分に気をつける必要があります。

2.業績が悪化する

いったん社会的信用を失ってしまうと、信用が回復するまでには長い時間と労力がかかります。特に取引先や顧客などからの信用を失えば、長期にわたって業績が悪化する恐れもあるでしょう。

社会的信用を取り戻すためには、事実を包み隠さず迅速に公表することや再発防止策を徹底させることなどがあげられます。粘り強く取り組んでいき、少しずつ信用を取り戻してみてください。

3.倒産する

企業イメージが悪化し、業績の低迷にも歯止めがかからない場合、最悪のケースとして企業は倒産します。ステークホルダーの中には金融機関も含まれているため、重大なコンプライアンス違反（不正会計など）が発覚すれば、新たな融資が行われないばかりか、債務の一括返済を求められ、資金繰りが急速に悪化する事態を招いてしまいます。

企業規模に関わらず、資金がショートしてしまえば、どのような企業も倒産に至るので金融機関との関係悪化は避けたいものです。不正が起こってから信用を取り戻すのは簡単ではありませんが、事実が発覚した段階で速やかに関係先には伝えることが大切だといえます。

コンプライアンス違反が起こってしまったらどうすれば良い？

コンプライアンス違反が発生してしまったときには、初動対応が特に重要です。具体的に何をすべきかを解説します。

すぐに対応する

コンプライアンス違反の事実がわかったときには、すぐに対応する必要があります。関係していた部署の責任者を集めて、原因を調査し、専門家の協力も得ながら必要な対応を行っていきます。

違反行為の程度にもよりますが、従業員に混乱が生じる恐れがあるときは、社内向けのアナウンスも適切に行うことが大事です。対応が遅れれば遅れるほど、事態の悪化を招きかねないので経営層が陣頭指揮をとって、速やかに対応していきましょう。

情報発信を積極的に行う

インターネットが普及し、多くの人がスマートフォンを持っている現代において、情報の伝達スピードは以前とは比べものにならないほど速くなっています。そのため、コンプライアンス違反が発覚したときには、速やかにその時点で確認できる情報を公開しましょう。

情報公開の対応が遅れれば、他にも何か隠していると疑われてしまい、余計に対応が困難になる恐れがあります。重大な違反行為に関しては、経営層自らが公表するなどして事態の収拾に努めることが重要です。

企業は多くのステークホルダーに支えられて事業活動を行っているため、取引先や顧客、金融機関など関係先にはすべて情報を開示することが大切だといえます。

処分は慎重に行う

初動対応を行い、事態がある程度収束してきたら、違反行為を行った対象者への処分を決める必要があります。ただし、懲戒処分を行うときは事前に就業規則に盛り込んでおかなければなりません。

また、処分を公表するときもどこまで開示するのかを慎重に検討する必要があります。誤った形で処分を公表すれば、二次的なリスクが発生する原因にもなるため、専門家の協力を得ながら、行っていくことが大切です。

厳正な処分を行うことは、企業が信頼を回復するための第一歩なので、適切なタイミングで行う必要があります。

【例文】法令遵守のためのコンプライアンス対策

日頃から取り組んでおきたいコンプライアンス対策として、「法令の確認と啓蒙」「監視と評価」「対応策の整備」があげられます。それぞれのポイントについて解説します。

1. 法令の確認と啓蒙

違反行為が行われないようにするには、日頃からコンプライアンス対策に取り組むことが大切です。どれほど注意していても、完全に違反行為を防ぐことは難しいですが、少なくとも影響を最小限に食い止めることにはつなげられるでしょう。

まずは、法令に対する認知不足・知識不足を回避するために、自社の事業に関係している法令をすべて確認する必要があります。法改正が行われた部分も含めて、網羅的にチェックしてみてください。

次に、コンプライアンス対策は経営層だけが取り組めばよいというものではないため、従業員や管理職向けの啓蒙活動も進めていきましょう。社内勉強会や研修などを通じて、定期的にコンプライアンスに対する理解を深め、学べる環境を整えていくことが大事です。

回数を重ねていくと参加率が悪くなってくるケースがあるため、社内アンケートをとるなどして関心や興味の高いテーマを選び、できるだけ多くの従業員に参加してもらえる形で取り組んでみましょう。

2. 監視と評価

従業員や管理職に対する啓蒙活動を進めると同時に、社内の監視体制を強化していく必要があります。法務部だけでなく、監査役や顧問弁護士、経営層などが一体となって組織のコンプライアンス意識を高めるための体制作りを進めてみましょう。

そして、社内の状況を常にチェックして、改善すべきポイントを洗い出してみてください。コンプライアンス対策は、企業が事業活動を行う上では常に取り組むべきものであるため、定期的に評価を行い、外部の意見も交えながら運用していくことが大事です。

3. 対応策の整備

そして、仮にコンプライアンス違反が起こってしまったときの対応策も事前に検討し、整備しておく必要があります。顧客対応やマスコミ対応など、必要なマニュアルを整備し、どのような対応を取るべきかを決めておきましょう。

違反行為が発覚したときに想定される事態を洗い出し、1つ1つの対応策を練っておくことが大事です。影響を最小限に抑えるためにも、地道な取り組みを続けていきましょう。

まとめ

コンプライアンスは企業が守るべき法令や就業規則、企業倫理・社会規範などを表す言葉です。重大なコンプライアンス違反が発生してしまうと、企業イメージが悪化するだけでなく、取引先や顧客からの信用を失い、業績に大きな影響を与える恐れがあります。

リスクを低減させるには、日頃からコンプライアンスに関する意識を高める施策を行い、現場レベルの従業員にも徹底させる体制を構築する必要があります。そのためには、部署やチームでコンプライアンスの啓蒙を行ってくれる人材をチェックしておくことも大切です。

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