こんにちは。人事・経営に役立つメディア「タレントマネジメントラボ」を運営する「タレントパレット」事業部編集チームです。
目標を定め、達成に向けて進む道筋を明らかにする際に活用する書類を「チャレンジシート」といいます。近年、成果主義が浸透してきたこともあり、多くの企業で導入されるようになりました。自社で導入を検討しつつも、手順が分からず踏み切れないという方も多いでしょう。
組織やチーム体制を改善したい経営者や人事担当者に向けて、本記事ではチャレンジシートの概要や効果、作成手順などを解説します。チャレンジシートを活用して人材育成を進めたい方は、ぜひ参考にしてください。
チャレンジシートとは？
近年、人材育成にチャレンジシートを導入するケースが増えています。これから導入しようと検討しつつも、概要を把握できていないという方も多いでしょう。まずは、チャレンジシートとは何なのか、概要や目的について解説します。
チャレンジシートの概要
チャレンジシートは目標設定シートと呼ばれることもあり、設定した目標を管理するための書類です。目標管理の仕組み自体は、組織マネジメントの手法の一つとして米国の経営学者ピーター・F・ドラッガーにより体系化されました。
1990年代後半、日本で目標管理という概念が浸透し始め、近年では多くの企業で導入されるようになりました。
チャレンジシートはフォーマット化されていますが、シンプルなタイプや詳細を記入するものなど様々です。主に記載する内容としては具体的な目標や達成基準、期限、達成までの流れ、最終的に得られた成果などが挙げられます。
チャレンジシートの目的
チャレンジシートの大きな目的は、目標を達成するまでの流れを見える化することです。いくら真剣に仕事と向き合っていても、目標が曖昧だと目の前の業務をこなすことに精一杯になり、成長は望めません。
しっかりと目標を定め、達成までの流れを明確にすることで現状を把握でき、目標達成を目指しやすくなります。また、自己評価をする際に役立てることも可能です。
チャレンジシートを活用することで、上司からの指示を待つのではなく、自主的に目標を達成するために必要な要素を考えるようになります。つまり、チャレンジシートは、上司が部下を育成する上でも役立つアイテムといえるでしょう。
チャレンジシートの活用で得られる3つの効果
チャレンジシートを活用することで、具体的にどのような効果を得られるのか気になる方も多いでしょう。企業がチャレンジシートを活用すると、主に以下の3つの効果が得られます。
1.部下の指導や育成に役立つ
2.人事評価を円滑に行える
3.目標達成までのプロセスが明確になる
チャレンジシートの活用は、従業員本人だけでなく上司や人事担当者にもメリットがあります。それぞれの効果について詳しく解説します。
効果1.部下の指導や育成に役立つ
管理者は部下の目標を把握し、達成までサポートしなければなりません。そこでチャレンジシートを活用すると具体的な目標を把握しやすくなるため、指導方法を検討する際に役立ちます。
また、達成に向けた行動を細分化し可視化することで、サポートをするタイミングを逃しにくくなるでしょう。
このように、チャレンジシートは個人が目標を達成する上で道しるべになるだけでなく、管理者のマネジメントスキルを向上させるためにも効果を発揮します。その結果、企業全体の成長も期待できるでしょう。
効果2.人事評価を円滑に行える
多くの企業では業績やスキル、仕事への意欲などをベースに人事評価の基準を設けています。各従業員の状況に合わせて基準を設定するわけではなく、上司や人事担当者の裁量に委ねられるのが一般的です。
一方で、チャレンジシートはフォーマットが統一されていることもあり、適切に管理ができればスムーズな人事評価につながります。上司や人事担当者は一目で目標の達成度を把握できるため、個人の判断に頼ることなく適正な評価が可能です。
効果3.目標達成までのプロセスが明確になる
どのような道筋を辿れば、確実に目標達成ができるのかをイメージし、プロセスに沿った行動をすることが大切です。
チャレンジシートを活用すると、イメージした内容を可視化できます。例えば、いつまでに目標を達成するのか、それまでに必要なプロセスは何かが整理されるため、従業員自身が必要な行動を理解しやすくなるでしょう。
また、目標達成までのプロセスが明確になることで、モチベーション向上にもつながります。
チャレンジシートの作成手順
多くの効果をもたらすチャレンジシートですが、闇雲に作成しても期待する効果が得られません。以下に挙げる3つの手順を踏まえて、丁寧に作成することが大切です。それぞれの手順を詳しく解説します。
1.将来のビジョンを設定する
チャレンジシートは、中長期的なプランを立てることが重要です。数ヶ月先の短期的な目標ではなく将来の自分をイメージして、「どのように成長したいか」をイメージしましょう。
また、思い描いた将来のキャリアは、紙やテキストファイルに書き起こすことも大切なプロセスです。文字にするとこれまで曖昧だった将来のイメージが具体的になり、目標達成に向けてのモチベーションが高まります。
また、企業側も従業員がイメージするキャラプランを把握するきっかけとなるため、任せきりにせずに確認することが大切です。
2.3つの目標を設定する
将来のビジョンが明確になったら、イメージ通りの自分になるための目標を3つ設定しましょう。ゴールから逆算しながら考えると、目標を定めやすくなります。
あまりに目標が多すぎると、中途半端になり途中で挫折しかねません。そのため、目標がたくさん出てきた場合は、その中からよりキャリアアップにつながる内容を厳選する必要があります。
また、達成不可能な目標を選ばないこともポイントです。努力次第で達成できる目標を選ぶように心がけましょう。一歩ずつ段階を踏んでゴールに向かうような目標を設定すると、モチベーションを保ちやすくなります。
3.目標達成のためのプロセスを考える
将来のビジョンと3つの目標が定まったら、目標達成に向けたプロセスを考えましょう。3つの目標を達成するために、どのような手順を踏めば確実にゴールできるのかを具体的にイメージすることが大切です。
この工程を省いたり適当にプロセスを立てたりすると、目標に向かう意欲があっても進め方が分からず失敗する可能性があります。段階的にゴールへと進めるように、細かく検討するように心がけましょう。
例えば、「公式ホームページの閲覧数を増やす」という目標であれば、「毎日1記事アップする」という日々のタスクを決めておくと、すぐに行動に移しやすくなります。
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チャレンジシート作成の4つのポイント
チャレンジシートの効果を発揮するためには、以下の4つのポイントを押さえて作成することが大切です。
・すぐに実践できる内容に落とし込む
・目標を数値化する
・進捗を記録する
・定期的に振り返る
それぞれのポイントを詳しく解説します。
ポイント1.すぐに実践できる内容に落とし込む
チャレンジシートを作成しても、すぐに実践できなければ目標達成が長引いてしまいます。例えば、キャリアアップに向けて資格を取得する必要がある場合に、「勉強をする」という曖昧なプロセスを設定しても、どのような行動を取るべきかイメージできないでしょう。
すぐに実践するには、期日を決めた上でゴールから逆算して具体的な行動をチャレンジシートに落とし込むことです。例えば、「9月の資格試験に向けて1日1時間勉強する」「1日で問題集を5ページ進める」などの内容にすると実践しやすくなります。
ポイント2.目標を数値化する
チャレンジシートに書く内容は、全て具体的にすることが重要です。「公式ページのアクセス数を伸ばす」「お客様のサポートを充実させる」などの曖昧な目標だと、どのような行動を取るべきか分からず、評価する際にも判断しづらくなります。
目標を立てる際は、具体的な数値を設定するように心がけましょう。例えば、「毎日1記事アップする」「接客スキルに関連する書籍を毎月1冊読む」などの内容を設けると、目標達成に向けて行動しやすくなります。
ポイント3.進捗を記録する
目標に向けた進捗度合いを記録することも重要なポイントです。事前に数値化しておいた行動内容をもとに、「長期目標」「短期目標」「今日のタスク」などそれぞれの達成状況を毎日書き出しましょう。
大切なのはできるだけ詳しく書き出すことです。具体的な様子が可視化されると、着実に目標達成に向けて歩みを進めている実感が湧きます。
なお、タスクを実行する中で気になる点や改善点があれば、記録しておきましょう。管理者がサポートしやすくなり、早い段階で軌道修正ができます。
ポイント4.定期的に振り返る
チャレンジシートでは中長期的な目標を立てるため、具体的な内容を定めたとしても予定通りに進まないことがあります。例えば体調不良やトラブルが発生して、目標に向けた行動に時間を割けない日もあるでしょう。
止むを得ない状況により計画がずれ込んだ場合は、速やかに修正しなければなりません。そのため「予定通り進んでいるか」「結果に反映されているか」などの内容を踏まえて、定期的な振り返りを行いましょう。
計画通りの行動ができていなければ、改めてスケジュールを組み直す必要があります。行動できていても結果に反映されていない場合は、他の方法を検討するとよいでしょう。
チャレンジシートを活用して面談するコツ
チャレンジシートの振り返りを行う際、従業員と面談を設けるケースも多いでしょう。以下のコツを押さえて面談を行えば、より効果的な振り返りを実施することが可能です。チャレンジシートを活用して面談するコツを3つ解説します。
コツ1.落ち着いて話せる場所を選ぶ
チャレンジシートの内容は企業全体の成長にも関連しているとはいえ、各従業員のパーソナルなものです。そのため人が多い場所で振り返りを行っても、本音で話せない可能性があり、適切な判断やサポートができません。
確実な目標達成に向けてじっくりと振り返りができるように、管理者と従業員がマンツーマンで話せる会議室やミーティングルームなど、落ち着いて話せる場所を選びましょう。
静かな環境を用意することで、チャレンジシートの重要性を再認識してもらう効果もあります。
コツ2.振り返りに十分な時間を確保する
面談を実施する際は、しっかりと振り返りが行えるように十分な時間を確保しましょう。内容によっては、踏み込んだ話をする可能性があるほか、本題に入る前に場を和ませる話をして、従業員の緊張をほぐす必要もあります。
充実した時間を過ごすために、面談の時間と場所はあらかじめ設定しておくことが大切です。内容によっては時間がオーバーする可能性もあるため、スケジュールに余裕のある日に面談を設けるとよいでしょう。
コツ3.1ヶ月に1回の頻度で行う
企業の規模や法人・個人を問わず、どのような組織であっても目標を達成するためには、こまめな面談が効果的です。企業によっては「半期に1回」「1年に1回」の頻度で面談を実施するケースもありますが、できれば1ヶ月に1回の頻度で行うことをおすすめします。
しかし、多くの従業員を抱える企業で頻繁に面談をすることは難しく、上司や人事担当者の負担となるでしょう。面談内容によっては深い話になる可能性もありますが、1人に何時間も費やす必要はありません。事前準備を整えて効率よく進められれば、20〜30分程度でも目標達成に向けた十分な面談が可能です。
まとめ
チャレンジシートは従業員のキャリアに対する思いを引き出し、効率的に目標達成をする上で重要な書類です。その他、従業員自身の自己評価や指導・サポートをする際にも役立ちます。
より効果的なチャレンジシートを作成するには、今回ご紹介した手順やポイントを踏まえて、すぐに実践できる内容に落とし込むことが大切です。
また、作成して終わりではなく定期的に振り返る機会を設ける必要があります。1ヶ月に1回は面談を実施し、フィードバックや状況に合わせたプロセスの修正を行いましょう。
「タレントパレット」とは様々な人材データを一元管理・分析して、組織力を上げるためのマネジメントシステムです。人事業務の効率化に加え、人材データの分析・活用によって人材の育成に役立ちます。
また、成長過程のモニタリングが可能なため、従業員の効率的なスキルアップや適切な評価が可能です。チャレンジシートを活用して人材育成を進めたい経営者や人事担当者の方は、ぜひタレントパレットをご活用ください。