そもそも人事評価システムとは？
人事評価システムとは、その名のとおり、人事評価を行うためのシステムです。人事評価に必要なデータの一元管理や、さまざまな情報を基にした科学的なデータ分析が可能なシステムで、客観的かつ効率的な人事評価が行えます。
人事評価システムが注目される背景とは？
人事評価の際、人が人に対して客観的な評価を下すのは難しいです。加えて、正当な評価を出せないと社員が不満を持つケースも少なくありません。
人事評価システムは、システムを用いて第三者視点から社員の働きや能力、成果などが確認できます。そのため、評価する担当者の主観や感情に頼ることなく、客観的で公平な評価が可能です。また、スコアの平均などを出すことも簡単で、客観的な評価軸の作成にも役立ちます。
人事評価システムの主な機能を確認
評価過程の視覚化
社員ごとの評価過程を視覚化できます。人事評価システムでは、現在の評価だけでなくこれまでの評価をデータとして蓄積できるため、過去のデータをすぐに参照できます。担当者による評価の傾向や評価が偏っていないかなどの確認も可能です。また、自動でリマインドメール送信ができ、評価フローが滞ることなくスムーズに進みます。
評価シートの一元管理
従来は紙やExcelなどでバラバラに管理していた社員の評価や情報も、人事評価システムを導入すれば一元管理できます。評価シートの保存ができるため、管理も容易です。また、スキルや成果などの項目ごとに一覧化が可能で、社員同士の比較もしやすいです。評価シートの情報や実際の労働時間などを参考にして、社員の生産性や業務効率の把握もできます。
システム上での分析
人事評価システムでは、評価をわかりやすく可視化したダッシュボードを作成できます。これにより評価過程や結果が見える化され、社員との面談などに利用しやすいです。また、社員とのミーティング内容などをその都度システムに記録していくことで、評価過程や結果までさまざまなデータを蓄積でき、分析に役立ちます。
さまざまな場所からのアクセス
クラウド型の人事評価システムを使っている場合は、利用するデバイスを選びません。例えば、パソコンやタブレットだけでなく、スマホなどからもアクセス可能です。そのため、外出先からでもスマホを使って入力でき、リアルタイムで評価できます。また、会議や面談などを社外で行う場合でも、社員の評価をすぐに確認できて便利です。
人事評価システムを利用するメリットとは？
人事評価にかかる時間を短縮できる
人の力だけでさまざまなデータを収集・記入したり集計したりするのは、非常に時間がかかります。しかし、システムを利用すればこれらの作業が短時間で行えます。さらに、多くのデータ処理が楽にでき、データを基にしたスピーディーな分析も可能です。
また、テレワークなどで出社しない人とも紙やExcelなどでやり取りしなくて済みます。評価の流れも可視化できるだけでなく、人事が各部署などの状況を把握しやすくなるため、適切なフォローやリマインドができるのがポイントです。
適材適所の人事配置ができる
人事評価システムでは社員ごとの特性や能力、評価結果といった詳細なデータを基にして人事異動ができるため、適材適所を実現しやすくなっています。また、各部署やプロジェクトに最適な人材を探す時間の短縮、現在の部署で能力を発揮できていない人材の発見もしやすいです。
評価の質が上がりやすい
人事評価システムの利用により、評価の際に担当者の主観だけでなく客観的なデータをプラスできます。科学的かつ公平なデータを加えることにより、主観だけに頼らない質の高い評価が可能です。また、担当者の主観が入ることで起こる人的エラーの防止にもつながります。
従業員の満足度の向上が期待できる
担当者の主観や感情だけでなく、データに基づいた客観的な評価ができるため、社員に対して評価の内容を説明しやすくなります。そのため、社員が評価に納得しやすくなり、会社に対する満足感の向上も見込めます。
離職率の改善がはかれる
前述したように、人事評価システムの導入により公平な評価ができ、社員の納得感や満足度が高まります。会社に対する満足度の向上により会社への愛着も高まるため、離職率の低下につながるでしょう。人事評価システムを導入すれば、優秀な人材の流出が防げるので人材不足対策としても有効です。
人事システムを利用するデメリットとは？
一時的に人事担当者の負担が増える
人事評価システムの導入は、すぐに完了するわけではありません。システム導入のための準備には多くの手間と時間がかかります。また、システムの運用に慣れる必要があるので、人事担当者の負担が一時的に増える点がデメリットとして挙げられます。
従業員から不満の声が上がることがある
人事評価システムを導入する際には、ただシステムを導入するのではなく評価基準の見直しが必要です。そのため、今までの評価で満足していた社員などから従来の評価基準との差を感じて不満の声が上がるケースもあります。また、システム移行に労力と時間がかかるため、負担が増えた社員は不満を持ちやすいです。
コストがかかる
人事評価システム導入には、コストがかかります。そのため、自社に必要な機能や自社の課題を解決できるシステムを探すことが重要です。コストと機能のバランスが取れているシステムを選ばなければ、費用負担が重く感じるかもしれません。
人事評価システムを導入する前に検討するべきポイントとは？
人事評価システムを導入するときは、以下で解説する4つのポイントをよく検討する必要があります。
導入する目的
自社にどのような課題があるのか、なぜ人事システムを導入し、何を実現したいのかといった導入目的を明確にしましょう。
導入に適したタイミング
新しい人事評価システムを導入し、利用を開始するタイミングを事前に決めておきましょう。例えば、「年度が切り替わるときに導入する」というようにタイミングを決めます。導入時期にあわせて人事評価システムを使用する準備を進めて、スムーズに切り替えられるようにしましょう。
システムの導入方法
自社の評価プロセスのどの部分を人事評価システムに置き換えるのかを検討しましょう。例えば、すべてをシステム化する、もしくはある部分だけをシステムに任せるというように、自社の業務内容や評価方法などにあわせて導入方法を考えます。業務効率を改善することも大切ですが、導入目的やコストとの兼ね合いも重要です。
システムの運用方法
どの程度の権限を誰に与えるのか、システム管理者を誰にするかなど運用方法を具体的に検討します。また、運用に関するルールがなければ現場が混乱してしまうため、あらかじめ規定を設定しておきましょう。
人事評価システムの選び方は？チェックすべきポイントを解説
料金
人事評価システムは提供形態（例：クラウド型、オンプレミス型）によって料金が大きく異なります。また規模によっても料金が変わってくるため、自社の規模やシステム導入にかけられる予算などにあったシステムを選ぶ必要があります。
対象規模
人事評価システムは、中小企業向け、大企業向けの大きく2種類に分けられていることが多いです。自社の規模に見合ったシステムはどれなのか、システムの導入目的にマッチしたプランを選択することなどを重視しましょう。
評価の種類
人事評価システムによって、評価の種類が異なります。評価種類の例としては「360度評価」「コンピテンシー評価」「目標管理制度（MBO）」などが挙げられます。どの種類が自社の評価基準にあっているか、システムが自社の評価基準に対応できるかなどを確認しましょう。
操作性
実際に人事評価システムを運用する上で、操作性は重要です。操作性が悪くて使いにくいと、せっかく人事評価システムを導入しても浸透せずに使わなくなる可能性があります。導入するシステムが自社にあうか確かめるためにも、トライアル期間が設定されている人事評価システムを選ぶことをおすすめします。
機能
自社の課題を解決できる機能や導入目的にあった機能が搭載されているかどうかをチェックしましょう。人事評価を効果的に活用するには社員データと評価データの紐づけが可能か、業務効率化が果たせるかが重要です。また、データを人事戦略へ活用できる機能があるかもチェックしましょう。ただし、機能の多いシステムは料金が高くなりやすいです。
連携可能なシステムの種類
1つのシステムで人事や人材に関する情報を一元管理できれば良いですが、それが難しいケースも多いです。この場合は、他のシステムと導入を検討している人事評価システムが連携できるか確認しましょう。さまざまなシステムと連携できれば、その分作業スピードが上がり業務効率化につながります。
導入期間
人事評価システムへの申し込みから導入、実際に運用を開始するまでにかかる期間をしっかりと確認しておきましょう。運用開始までの期間を把握しておかなければ、切り替えが予定していた時期よりもズレこむ可能性もあるため注意が必要です。
サポート体制
導入の際のサポートが充実しているか、コンサルタントがつくかどうかなどを確認します。またサポートの方法（例：電話、メール、訪問）を把握しておきましょう。無料・有料によってサポート内容が異なるケースもあるので、よくチェックすることが大切です。
セキュリティ対策
人事評価システムには、社員の個人情報やスキルなど非常に重要な情報を登録します。もし情報が流出すれば、社員からの信頼だけでなく社会的な信用も下がってしまうでしょう。こうしたリスクを抑えるためには、セキュリティ対策がしっかりした人事評価システムを選択する必要があります。
人事評価システムを導入した企業の事例を紹介
ヒロテック
ヒロテックでは、2016年8月に人材開発センターを設置してデータの管理を始めました。従来、ヒロテックは人材を効率的に管理する上で、社員の顔と名前が一致するデータベースの構築が必要でした。
しかし、人がデータ作成するには手間がかかるため、一般的なツールでは構築が難しいという課題があったのです。
そこで人事評価システムの導入し、実際に成果を出している人材の共通点を発見したり、各部署や業務に適した人材をすぐに探したりなどして人材管理に役立てています。
日立社会情報サービス
日立社会情報サービスは、人材データを一元管理して優秀な人材を発掘するために人事評価システムの導入しました。
人事評価システムを使用することでさまざまなデータの把握や分析が可能となり、育成が思ったように進んでいない社員を早い段階で発見できるようになりました。また、現在だけでなく過去や未来の人材データを可視化することで、社員に寄り添ったコミュニケーションやサポートなども実現させています。
ZOZO
従来のZOZOは、人材データをExcelで管理していましが、この管理方法では更新作業が漏れたり入力ミスしたりすることも多く、訂正などの無駄な作業も発生します。この状況を改善するために、人事評価システムを導入しました。
人事システム導入により、社員それぞれの情報の紐づけがしやすくなりました。現在だけでなく過去の部署が把握したり、過去の評価をすぐに参考にしたりして、効果的にデータを活用しています。
まとめ
人事評価システムの導入により、効率的で客観的な人事評価ができます。人が人を評価するのは難しいですが、専用のシステムをうまく活用することで社員も納得できる評価を下せるのがポイントです。
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