近年、オフィスのABW化を推進する企業が増えています。一方で、似た概念であるフリーアドレスとの違いや、ABWを導入するメリットを理解できない人もいるかもしれません。この記事では、ABWとフリーアドレスの違いや、ABWのメリット、具体的な導入手順などを解説します。ぜひ参考にしてください。

従業員エンゲージメントを用いて魅力的な会社の作り方を考える

近年オフィスでの採用が進むABWとは？

ABW（Activity Based Working）は、仕事内容や目的に応じて、時間や場所を柔軟に選択できる働き方といえます。一方、フレックスタイムやフリーアドレスは、ABWを実現するための制度です。コロナ禍を経て、オフィスワークと在宅勤務などを組み合わせる、ハイブリッドワークが浸透しました。時代の変化を背景に、効率的な働き方を目指すABWへの関心が高まっています。

ABWを導入する企業の目的

企業がABWを導入する主な目的は、社員エンゲージメントと生産性の向上です。社員1人ひとりが最適な働き方を自ら選択できる環境を整えると、自律性の確保により社員エンゲージメントが向上します。また、社員エンゲージメントの高まりは、組織としての生産性向上ももたらすでしょう。

ABWとフリーアドレスとの比較

前述のように、フリーアドレスはABWを成り立たせるための制度の1つに過ぎません。しかし、2つの取り組みは、混同されやすい傾向がみられます。ABWとフリーアドレスの違いを、以下にまとめました。

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ABWを認める範囲

ABWで認められる働く場所は、一般的にはオフィスや自宅にとどまらず、サテライトオフィス、図書館、コワーキングスペースなど多岐にわたります。しかし、セキュリティ面などを考慮し、働く場所をオフィス内に限定する企業も少なくありません。

ABWを導入する際は、業務を認める場所の範囲を、関係者間でしっかりと協議しておきましょう。

オフィスにABWを導入するメリット

ABWは、企業と社員の双方にメリットをもたらす取り組みです。導入によって得られる主な魅力を解説します。

社員のワークライフバランスが実現する

オフィスにABWを導入すると、社員は場所や時間を柔軟に選択して働けるようになります。たとえば、在宅勤務を選択すれば通勤時間を削減でき、時間の余裕を家族との団らんや趣味などに充てられるでしょう。また、家事の合間に仕事を進めたり、子どもの急な体調不良に対応したりと、家庭と仕事を両立しやすくなります。

優秀な人材を獲得できる

ABWの導入は、優秀な人材の獲得に効果的です。柔軟な働き方を実現している企業は、「働きやすさを重視する企業」として求職者からの評価が高まります。特に、ワークライフバランスを重視する優秀な人材からの応募増加が見込めるでしょう。通勤時間や場所の制約が緩和されると、遠方に住む求職者からの応募が集まりやすくなり、地理的な採用活動のエリアも広がります。

また、ABWは、既存社員の定着率向上にも貢献するでしょう。ABWにより働きやすい環境が整備されると、転職を検討していた優秀な人材の引き止めにつながるためです。

多様なアイデアが生まれやすい

多様なアイデアが生まれやすい点もABWを導入するメリットの1つです。ABWでは、社員が気分や業務に応じて自由に働く場所を選べます。気分転換して心にゆとりを持てると、創造的な発想が促進されるでしょう。また、普段接点の少ない部署の社員と交流して異なる視点や知見に触れると、多角的な発想が生まれやすくなります。

DXが進む

ABWの導入は企業のDXを加速させます。オフィス外での業務が増えると、セキュリティを確保しながらどこからでもデータにアクセスできる環境や、効率的なコミュニケーションツールの整備が求められるためです。スムーズにABWを導入するためには、DXが不可欠といえます。

また、対面での書類のやり取りが難しくなると、資料の電子化が浸透するでしょう。結果として、ABWの導入は、企業全体のペーパーレス化も促進させます。

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社員の自主性が高まる

ABWは、社員1人ひとりが業務内容や心身のコンディションなどを考慮して、働く場所を自ら選択するスタイルです。「自分で考えて決める」というプロセスを日々重ねるうちに、社員の自主性が養われます。

コストやスペースを有効活用できる

コストやスペースの有効活用は、フリーアドレスと同様に、ABWの大きなメリットといえます。全社員分の固定席を用意する必要がなくなるため、オフィススペースを効率的に活用でき、賃料や設備投資の削減が可能です。

ただし、ABWに適したオフィスレイアウトへの変更には初期投資が必要なことに注意しましょう。コスト削減を狙ってABWを導入する際は、中長期的な視点で費用対効果を見積もります。

オフィスにABWを導入するステップ

ABWの導入を成功させるには、計画的に準備を進める必要があります。以下の手順に沿って、段階的に着手しましょう。

ABW導入の目的をすり合わせる

ABWの導入を成功させるには、解決したい課題の明確化が重要です。社員へのヒアリングを通じて、「社員エンゲージメントの向上」や「優秀な人材の獲得」といった具体的な課題を抽出しましょう。

ただし、自社の課題に対して、必ずしもABWが最適な解決策とは限りません。課題を丁寧に分析し、ABWの有効性を慎重に検討してください。

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オフィスのレイアウトを決める

ABWの導入では、自社に適したオフィスレイアウトの検討が欠かせません。まずは、どのような用途のスペースが必要になるのかを洗い出します。先行企業のオフィス見学会に参加したり、一部のフロアでテスト運用を実施したりすると、各スペースの必要性や使用頻度の把握に役立つでしょう。

個人用のスペースやミーティングスペースなど、具体的なスペースの種類と活用方法については後述します。

ABWのための制度やルールを整備・周知する

ABWを導入する際は、上司・部下間や同僚との円滑なコミュニケーションを維持するための、新しい制度やルールが必要です。ABWでは、働く場所や時間の自由度が高まる一方で、従来のようにチームメンバーが頻繁に顔を合わせることが難しくなります。

たとえば、固定電話の取り扱いや共有書類の保管場所、会議室の予約方法など、これまで運用してきた制度やルールを見直しましょう。制度やルールを明確にして全社員に周知すると、スムーズにABWの導入・運用が可能です。

ABWのための環境やツールを整備する

ABWの導入に向けて策定した新しい制度やルールを実現するために、環境とツールの整備が必要です。具体的には、以下のような取り組みが求められます。

・デスクトップパソコンからノートパソコンへの切り替え

・持ち運び用のバッグの支給

・高セキュアなリモートアクセス環境の構築

・コミュニケーションツールやクラウドサービスの導入

物理的な整備と、セキュリティに配慮したデジタルインフラの整備を並行して進めましょう。

サテライトオフィスを導入するか決める

サテライトオフィスの導入は、ABWをより効果的に運用するために検討する価値があります。確かに自宅やカフェ、図書館などでも業務は可能です。しかし、セキュリティが確保され、仕事に集中できる環境が整備されているサテライトオフィスには、明らかに優位性があります。

特に、本社オフィスまでの通勤が負担となる社員の働きやすさを考慮すると、戦略的な場所へのサテライトオフィス設置は、ABWの選択肢を広げる施策となるでしょう。

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ABWでオフィスに必要とされるスペース

ABWを浸透させるには、業務内容に適したスペースが必要です。以下のスペースを用意すると、社員は目的に合った場所を選択できます。

個人用のスペース

ABWでは、個人で作業できるスペースが必要です。壁やパーティションなどで区切られた静かな環境は、集中力を要する業務や機密性の高い資料を扱う業務に向いています。

ミーティング用のスペース

ミーティング用のスペースには、主に2つのタイプが推奨されます。1つは、2～10名程度が気軽に集まれるオープンなスペースです。チーム内の打ち合わせや雑談、大勢でのブレインストーミングなどに役立てましょう。

一方、商談のような機密性の高い会議には、防音性が確保された予約制のミーティングスペースが必要です。用途に応じて使い分けられる2種類の空間を用意すると、多様なニーズに対応できます。

機密性の高い会話ができるスペース

1on1面談やオンライン会議のための小規模なスペースも、ABWには欠かせません。防音性を確保しておけば、機密性の高い会話も可能です。また、ガラス張りのブースのように、適度な視認性を確保した設計にすると、プライバシーを保ちながらもハラスメントを予防できます。

多目的に使えるスペース

オフィスラウンジとも呼ばれる多目的スペースは、社員が自由に利用できるオープンなスペースを指します。多目的スペースでは、複数の社員が集まって気軽な打ち合わせをしたり、個人で作業をしたりと、柔軟な使い方が可能です。

いくつかの企業では、多目的スペースにカフェ機能を併設し、快適な環境作りを目指しています。身近にリラックスできるスペースがあると、仕事にメリハリをつけやすくなり、創造性やコミュニケーションの活性化にもつながるでしょう。

ABWに向けたサテライトオフィスの導入方法

ABWの効果的な運用には、サテライトオフィスの活用が有効です。サテライトオフィスの導入方法を解説します。

既存のサービスを契約する

サテライトオフィスの導入方法として、シェアオフィスやコワーキングスペースなど、既存のサービスを活用する手段があります。既存のサービスを契約すると、初期投資を抑えられるうえに、短期間での導入が可能です。

一方で、既存のサービスは、営業時間内しか利用できません。また、他社との共用スペースである以上、セキュリティ面での懸念があります。

自社で設置する

自社専用のサテライトオフィスであれば、ニーズに合わせた自由な設計が可能です。社員同士のコミュニケーションを活性化できる、本社機能の分散により災害時のリスクを軽減できる点もサテライトオフィスを設置するメリットでしょう。

一方で、物件の選定から内装工事、必要な設備の導入まで、サテライトオフィスの設置には時間とコストがかかります。運営や施設管理のための人員配置も必要となるため、導入を検討する際は長期的な視点での判断が必要です。

ABWに向いているオフィス・向いていないオフィスの特徴

オフィスの特性によって、ABWの効果は大きく変わります。ABWの向き・不向きを解説するため、参考にしてください。

ABWに向いているオフィスの特徴

ABWに向いているオフィスには、以下のような特徴があります。

・オフィス移転を検討している

・オフィススペースの効率化を目指している

・働き方の柔軟性を高めたい意向がある

・リモートワークでもコミュニケーションが円滑に取れる

・デジタルツールの活用に積極的である

・業務の性質上、ABWとの親和性が高い職種である

ABWとの親和性が高い職種は、顧客訪問や社外での打ち合わせが多い営業職や企画職などです。また、プログラマーやデザイナーなどのIT関連の職種も、業務のほとんどをパソコンで完結できる特性からABWに向いています。

ABWに向いていないオフィスの特徴

ABWに向いていないオフィスには、以下のような特徴があります。

・機密情報の取り扱いが多い

・専門機器の使用が必須な技術職が中心である

・接客や店頭販売などの対面サービスが主体となっている

・デジタルツールの活用に消極的である

上記の特徴を持つオフィスでは、ABWの導入によって業務効率が低下したり、セキュリティ上のリスクが高まったりする可能性があります。

オフィスにABWを導入するデメリット

ABWには多くのメリットがありますが、課題も把握しておきましょう。以下では、ABWの導入によって生じるデメリットを解説します。

制度が浸透しない

ABWの意義や目的が社員に理解されなければ、チームメンバーが固まってしまったり、周囲への遠慮から場所の移動を遠慮したりする状況が生まれがちです。制度の本格導入前に、ABWの目的や効果、活用方法などを丁寧に説明しておきましょう。

さまざまな管理が難しい

ABWでは、上司と部下が離れて働くことで、勤怠管理や業績評価に課題が生じる場合があります。日常的な業務の様子を直接確認できなくなったり、対面でのコミュニケーションが減少したりすると、適切な評価が難しくなるためです。また、評価基準が不明確なままでは、社員の不満や不安を招きかねません。

ただし、勤怠管理システムや、進捗を可視化できるデジタルツールを活用すると、管理面の課題を解決できる可能性があります。

セキュリティ面が懸念される

ABWの導入に伴うセキュリティ対策は、ツールの整備だけでは不十分です。機密情報の取り扱いや、公共スペースで働く際の注意点など、ABWの特有なリスクについて、社員教育を徹底しましょう。

費用対効果の見積もりが難しい

費用対効果を見積もる難しさも、ABW導入のデメリットといえます。ABWを導入するには、デジタルツールの整備やオフィスの改装、家具の入れ替えなど、さまざまな初期投資が必要です。また、テレワーク補助費など、運用面でのコストも考慮しなくてはいけません。

オフィススペースの削減による賃料削減や生産性の向上なども考慮し、慎重に費用対効果を検討しましょう。

コミュニケーションを取りにくい

ABWの導入により、コミュニケーションが減少する可能性があります。コミュニケーションが不足することで、組織の一体感を損なうリスクにもなりかねません。社員エンゲージメントを向上させる目的でABWを導入した場合でも、コミュニケーションを取りにくければ、エンゲージメントが低下する恐れがあります。自社にとって効果的なコミュニケーションツールの選定と、使用ルールの整備・周知が、ABWを成功させるポイントです。

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オフィスにABWを導入する際の注意点

ABWの導入を成功させるには、事前の準備と検討が欠かせません。以下では、オフィスにABWを導入する際の注意点を解説します。

社員の意見を聞く

ABWを社内に浸透させるには、実際に制度を利用する社員のニーズを重視してください。経営層の意向だけではなく社員のニーズを反映させることで、より実効性の高いABWの設計が可能となるためです。社員にとっての働きやすい環境は、制度の浸透に寄与します。

有識者の見解を得る

ABWに適したオフィスレイアウトやセキュリティ体制の構築には、専門的な知見が必要です。自社での検討だけでは、課題を見逃したり、最新のトレンドを反映できなかったりする場合も少なくありません。ABWの有識者からアドバイスを得ると、より効果的なABWの実現と、失敗するリスクの低減に期待できます。

ABWに役立てたいタレントパレットの機能と活用例

タレントマネジメントシステムのタレントパレットには、ABWの導入・運用を支援する機能が豊富に搭載されています。ABWに関して、サンクスポイントとパルスサーベイの具体的な活用事例を紹介するので、参考にしてください。

サンクスポイントの使用事例

サンクスポイントは、社員同士が感謝の気持ちをポイント形式で伝え合う機能です。ABW導入により対面のコミュニケーションが減少しても、サンクスポイントを活用すると、ABWで懸念される社員エンゲージメントの低下を防げる可能性があります。

株式会社オリエントコーポレーションは、紙のサンクスカードに変え、サンクスポイントを活用し始めました。日々の感謝の気持ちを気軽に伝え合う文化を定着させたことで、社員エンゲージメントの向上に成功しています。

パルスサーベイの使用事例

パルスサーベイは、スマートフォンやパソコンから手軽に回答できるアンケート機能です。パルスサーベイを活用すると、在宅勤務中の社員の状況把握など、ABWで懸念される管理面の課題を解決できる可能性があります。

株式会社プレナスでは、パルスサーベイを活用して社員のコンディションを定期的に把握し、課題の早期発見と離職防止に向けた迅速なフォローを実現しました。

まとめ

ABWは、仕事内容や目的に応じて、時間や場所を柔軟に選択できる働き方です。オフィスにABWを導入すると、社員エンゲージメントや生産性の向上などが期待できます。ABWを導入する際は、コミュニケーションや管理面などの課題に注意してください。自社に合ったデジタルツールの導入を検討して、効果的なABWを実現しましょう。

タレントパレットは、多くの導入実績を持つタレントマネジメントシステムです。長きにわたるHRテック分野での経験と最新の知見を基に開発され、導入から運用まで一貫したコンサルティングサポートを受けられます。オフィスへのABWの導入をお考えの人は、ぜひタレントパレットの導入をご検討ください。

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