こんにちは。人事・経営に役立つメディア「タレントマネジメントラボ」を運営する「タレントパレット」事業部編集チームです。
「災害時に社員の安否を確認するにはどうすればいいのかな？」「安否確認システムを導入したいが選び方がわからない」このような悩みを抱えていないでしょうか。
災害時など非常時における企業の安否確認は、社員の安全を確認するだけでなく、事業を継続する上で非常に大切です。遅滞なく安否確認を行い適切な指示を社員に出さなければ、事業を継続できず、また大切な人材を失うことになりかねないためです。
そこで本記事では、安否確認の意味や手順、注意点などについて解説します。
安否確認の重要性がわかり、いますぐ必要な対策を講じられますので、ぜひ最後までお読みください。
安否確認とは災害時に社員の安否を知ること
安否確認とは、地震や台風などの自然災害、予期せぬ事故やトラブルなどが発生したときに、安全や被害状況の確認を行うことです。自然災害（地震、台風、噴火、土砂災害など）や火災、事故、感染症、テロ攻撃など、災害発生時や非常事態に実施します。
企業が自然災害やテロ攻撃など緊急事態に陥った場合、事業を継続また早期復旧するために、BCP（事業継続計画）を策定するよう推奨されています。安否確認はBCPにおいても重要とされており、速やかに社員の安否を確認することが大切です。
安否確認の2つの目的
自然災害など緊急事態が発生したとき、企業は被害を最小限に抑えて早期に事業を復旧、存続させなければなりません。この項では、企業が安否確認を行う目的を2つ解説していきます。
社員や家族の無事を確認する
安否確認では、社員だけでなく家族の無事も確認します。家族の状況によっては、社員の出社が難しくなる場合が想定されるためです。
安否確認は、緊急事態の発生からできるだけ早い時期に行います。速やかに確認・指示出しを行うことで、社員からの信頼も得られ、迅速な事業復旧に繋げられるためです。
また、安否確認を行わなかった場合は会社が安全配慮義務違反に問われる可能性もあります。社員が安全に働けるよう配慮するのは、企業に課せられた義務だからです。
安心して働ける環境が整っており、非常時の対応が適切であれば、社会からの評価も高まります。社員や家族の安否確認は、企業にとって重要な意味があるのです。
事業継続の可否を判断する
安否確認の2つ目の目的は、社員の安否や企業の被害状況を確認した上で、事業活動が継続できるかどうかを判断することです。
具体的には以下の確認を行い、事業が継続できるかどうかの判断材料とします。
- 出社できる社員の有無
- 業務を代行できる社員の有無
- 復旧作業の有無
- 優先すべき業務の決定
事前にBCP（事業継続計画）を策定している場合は、実施計画に基づき事業継続の可否を判断します。事業の継続には人員が必要なため、非常事態発生時の安否確認は欠かせないのです。
安否確認の3つの手順
安否確認は緊急事態発生後、速やかに行うことが推奨されています。安否確認の3つの手順を確認していきましょう。
社員の安否確認
最初に実施するのは、社員の安否確認です。具体的には、以下の内容を確認していきます。
- 被害状況
- 安全な場所にいるかどうかや現在の居場所
- ケガの有無
- 出社の可否・業務遂行が可能かどうか
社員だけでなく家族の安否も確認し、社員が動ける状態にあるかどうかを把握しましょう。状況に応じた手段で、速やかに安否確認を行うことが大切です。
出社の可否の判断
社員の安否が確認できたら、社員1人ひとりの状況に応じて出社の可否を判断していきます。交通手段の有無、安全に出社できるかどうかを確認し、状況によって出社や待機の判断を出していきましょう。
また、出社させる場合には帰宅時の安全も確保しなければなりません。社員の安全だけでなく、出社時や退社時の手段などを総合的に判断することが大切です。
会社との距離や家族の状況などを柔軟に判断し、出社が困難な社員には安全を確保して待機させるなど、適切な指示を出しましょう。
分析と人材配置
社員の状況が把握できたら、情報を集計し、分析を行います。出社できる人数や連絡が取れなかった社員を把握し、被害状況の変化に伴って情報を反映させていきましょう。連絡がつかない社員に対しては、時間を置いて安否確認を継続します。
状況把握が完了したら、事業継続に向けて速やかに必要な指示を行います。緊急時の人材配置を行い、事業復旧を進めましょう。BCPを策定している場合は、計画に基づき進めていきます。
緊急時の人材配置には、タレントパレットの人材データベースが役立ちます。社員に紐づいているデータを瞬時に把握できるため、緊急時の人材配置や条件に合った社員がスピーディーに探せます。
また、社員のスキルや能力など詳しい情報をすぐに確認できるため、BCPを策定するときにも便利です。緊急時に必要になる人材の育成等、さまざまな場面で活用できるので、お気軽に資料請求してください。
安否確認をスムーズに行うための3つのポイント
安否確認をスムーズに行うためには、事前の準備が大切です。安否確認を行う上で重要な3つのポイントを、順に見ていきましょう。
運用のルールを決める
安否確認をスムーズに行うためには、事前に運用のルールを明確にしておくことが大切です。具体的には以下の4つを定めておきましょう。
- どのような事態のときに安否確認を行うか
- 誰が誰に対して行うか
- 安否確認に使うツールや確認方法
- 企業から確認すること・社員が報告する内容
災害発生時はパニックや混乱が起こりやすいため、社員からの返信もルール化しておくのが望ましいでしょう。メールや電話など、手段ごとに返信内容をルール化しておけば集計も簡単になり、スムーズに社員の状況を把握できるようになります。
社員の人数によって集計の手間も異なるため、自社に合った安否確認の手段や運用ルールを事前に決めておくと良いでしょう。
複数の手段を用意する
安否確認の手段は、メインの方法が使えなかった時のために複数用意しておくことが重要です。システムが使えない、返信ができないなど複数のトラブルを想定し、対応を決めておくと安心です。
あらかじめ複数の手段を使える状況にしておけば、大規模な通信障害が起きた時でも焦らず対応できます。社員にも周知させ、もしもの時に落ち着いて行動できるよう、日ごろから危機管理意識を持たせるようにしておきましょう。
訓練を行う
安否確認をスムーズに行うために、複数の災害を想定して実際に訓練を行いましょう。訓練で安否確認の手順を全員が確認することで、災害時の安否確認もスムーズに行えるようになります。
また、システムを円滑に運用できるかの確認ができ、運用ルールを見直すきっかけにもなります。併せて、何らかの原因でシステムが使えなかったときを想定した訓練も実施しておくと良いでしょう。
訓練は1度だけでは浸透しないため、継続して行うことが大切です。継続して訓練を行うことで、いざというときにスムーズに安否確認ができます。企業と社員を守るためにも、計画を立てて定期的な訓練ができるようにしておきましょう。
安否確認を行う5つの方法
安否確認を行う方法は複数ありますが、災害時でも問題なく使えることや、社員にとって使いやすいものであることが条件となります。
具体的な利用方法やメリット・デメリットを順に見ていきましょう。
電話・災害用伝言ダイヤル（171）
電話による緊急連絡網や、災害用伝言ダイヤル（171）を使った安否確認は社員の状況を確認しやすく柔軟な対応が可能で、指示を与えやすい点がメリットです。
ただし、電話は災害時の安定性が低い点や、大人数になると対応しづらいなどのデメリットもあります。また、緊急連絡網の場合は記録に残らずその場でしか聞けないため、指示を再確認したいなどといったときに不便です。で
災害用伝言ダイヤル（171）は、災害時でも安定して使えますが、伝言30秒以内、1電話あたり20伝言までなどの制限が多く、大人数向けとは言えません。大規模災害時の手段としては好ましくありませんが、少人数の企業など、活用方法を絞れば有効な手段になるでしょう。
メール
メールは電波や電源の有無に左右されますが、比較的安定して利用できる手段です。
一斉送信を使えば多くの社員に一度に安否確認ができ、的確な指示が伝えられるのがメリットです。スマホ等手持ちの通信機器を使って返信できるため、社員の負担も抑えられます。ただし、安否確認にメールを使う場合は、メールを送る人員の確保が必要です。
安否確認への返信は回答URLを用意し、システムで集計するなど工夫することで、集計にかかる時間や手間が軽減できます。電波や通信障害などの発生状況によっては、送受信時にタイムラグが生まれる可能性があるため、安否確認に時間がかかるケースも考えて代替策を用意しておくと安心して使えるでしょう。
SNS
SNSは、大災害時でも繋がりやすいと近年注目されている連絡手段です。LINEやTwitter、Facebook、Instagram等、非常時でも比較的安定して使えるSNSは多数あります。
SNSを安否確認の手段として使う場合は、社員の利用率が高いものを選び、事前にグループとして登録しておくなどいつでも使えるようにしておくと良いでしょう。
とはいえ、SNSは社員がプライベートで利用するアカウントのため、登録に抵抗を感じる社員も少なくありません。事前に適切な運用ルールを決めておき、社員が気持ちよく登録できる環境を整えておくことが大切です。
グループウェアやビジネスチャット
サイボウズなど、安否確認機能が付属しているグループウェアなどを利用すれば安否確認を行えます。チャットワークなどのグループチャットも同様に利用できるため、SNSと同じく複数の手段を安否確認手段として活用できるでしょう。
中には災害時に自動的に安否確認をしてくれるものもあり、集計も簡単に行えます。普段から利用しているグループウェアなどを使えば、もしもの時の混乱も比較的抑えられ、慌てず利用できる点もメリットです。
ただし、運用に費用が必要になることや、ネット回線の影響を受けやすい点に注意が必要です。
安否確認システム
安否確認システムとは、非常時の安否確認に特化したサービスです。提供会社やシステムごとに機能が異なるため、自社に合ったものを導入できます。
社員の安否をスムーズに確認でき、集計もしやすいのが特徴です。多くは自動送信システムが搭載されているので、安否確認の手間が不要になります。
ただし、システムの導入費用や固定費が必要になります。さらに、緊急時スムーズに利用するためには社員に管理方法を伝え、事前の訓練を行うことが欠かせません。
万が一システムが使えなかった場合に備えて、予備の安否確認手段を導入しておくと安心です。
安否確認システムの導入で災害への備えが可能
スムーズな安否確認や事業の早期復旧のためには、安否確認システムを導入すると良いでしょう。スムーズに安否確認ができるだけでなく、事業の速やかな復旧を助けてくれるため、災害時などの非常事態に企業や社員にかかる負担を少なくできます。
安否確認システムを導入する具体的なメリットは、以下の通りです。
- 災害発生時に自動で安否確認が行える
- 集計の手間が省け災害時の社員の負担を軽減できる
- 有事の際の訓練ができる
- コストパフォーマンスが高い
安否確認システムは機能性が多種多様で、社員の健康管理や意識調査など、平常時から使えるものもあります。使用目的や会社規模に合わせて導入できるため、無駄なく災害への備えができる点も優れています。
日本は地震や台風など自然災害が多く、事前の災害対策が欠かせません。安否確認システムをまだ導入していないなら、自社に合ったシステムを検討し、災害への備えを万全にしておくと安心です。
人事業務の効率化、データ活用をするならタレントマネジメントシステムの導入が必須
人事業務をDX化することで、社員データの一元化・人材検索・人事評価・配置検討などの幅広い業務を効率化できるようになります。また、人材育成・最適配置・社員パフォーマンスの最大化など、組織力向上を目的とした一歩先のタレントマネジメントまで実現が可能です。
また、タレントマネジメントシステムを導入すれば、社員データを集約し人事評価のペーパーレス化や異動シミュレーション、ハイパフォーマー分析など、高度な施策が実施できます。タレントマネジメントを取り入れて、自社のリソースを最大限に活用しましょう。
安否確認は非常時に欠かせない！高機能システムを導入して効率化や災害への備えを進めよう
安否確認は企業にとって、単に社員の安全を確認するだけでなく、事業継続の判断や緊急事態に対応するための人材配置など重要な意味があります。スムーズに社員全員の安否確認を行い、適切かつ必要な指示を出さなければならないため、自社に合ったツールを使い、迅速に行わなければなりません。
タレントパレットなら非常時の人材配置がスムーズに行えるだけでなく、緊急事態に備えた人材育成や特別な配置の検討も簡単に行えます。すでに多数の導入実績もあり、労務管理や人事業務の効率化なども行えるため、ぜひ導入を検討してください。