人事制度は企業が人材活用するうえで欠かせない仕組みの1つです。制度を導入して終わりではなく、社会情勢や自社の状況に合わせて適宜見直さなければなりません。本記事では、人事制度の目的や構成要素、設計方法を解説します。人事制度のトレンドもまとめているため、自社に活用できるものがないかチェックしてみてください。
人事制度とは
人事制度は、一貫性ある人材管理・マネジメントを行うためにあります。社員の働き方や処遇などを決定する役割を果たしており、下記の3つが主な構成要素です。
・等級制度
・評価制度
・報酬制度
人事制度が存在することで、評価や報酬に関する基準が明確となり、組織に安定や秩序をもたらします。
人事制度の目的
人事制度を整えることで、企業にはどのようなメリットがあるのでしょうか。ここでは、人事制度の目的や経営理念との関係を解説します。
人的資源を活用するため
人事制度の目的は、人的資源を有効活用し、社員が能力を発揮できる環境を整えることにあります。「どのように働けば評価されるのか」という基準をはっきり示せると、仕事に対する社員の意欲も向上し、経営戦略に沿って企業を成長させていくことが可能です。
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人事制度・経営理念の関係
経営理念とは、企業が発展していくための指針です。企業は、経営理念に基づいて経営戦略や財務戦略を決定していきます。人事制度を構築する際も、経営理念を軸に組み立てていきましょう。経営理念をベースにすることで、他の戦略との連携も容易となり、相乗効果が期待できます。
人事制度の構成要素
人事制度は「等級制度」「評価制度」「報酬制度」の3つが軸です。ここでは、それぞれの特徴や区分について解説します。
等級制度
等級制度では、社員を階層で振り分けます。人事制度上の区分となるため、現場では「部長」「課長」「チーフ」といった役職名で呼ばれるのが一般的です。等級の数は企業によって異なりますが、8等級前後が平均的な値となっています。人事制度の主軸となる制度であり、主な等級は以下で解説する職務等級・職能等級・役割等級の3区分です。
職能等級
業務に必要な能力に基づいた仕組みです。基本的には、業務の遂行能力や勤続年数によって、昇進・昇格・昇給などを決定します。「年功序列制度」「終身雇用制度」が土台になっており、自社での経験の長さを重視しやすい制度です。
職務等級
担当する業務ごとに等級を設定する制度です。職務内容記述書を作成し、難易度や責任レベルを数値化したうえで等級を決定するため、スペシャリストの育成に向いています。職務等級制度では、同一労働同一賃金が原則です。
役割等級
役職や職務に応じて等級を分ける方法のため「ミッショングレード制」と呼ばれることもあります。組織や職務の変更に対応しやすく、近年ベンチャー企業や大企業を中心に導入が広がっている等級制度です。なお「役割」の内容は自社で定義する必要があります。
評価制度
評価制度では、社員を評価し、結果を報酬や役職に反映させます。人材育成とも関連が深いため「何を」「いつ」「誰が」評価するかを制度として明確にすることが重要です。評価制度としては、主に能力評価・職務評価・役割評価・成果評価の4区分があります。
能力評価
職務遂行能力を評価する制度です。業務上必要な知識やノウハウ、資格に加えて、進捗管理やコミュニケーションスキルなども評価対象となります。能力評価では、勤続年数や年齢を重視しすぎると年功序列運用になりやすいため、注意が必要です。
職務評価
職務等級と組み合わせて導入されることが多く、職務記述書に基づいて社員を相対的に評価します。担当する業務への依存度が高く、一定の職務に就いてないと能力があっても評価されにくい仕組みです。
役割評価
定められた役割に基づいて評価します。役割の定義は企業によって異なるため、役割等級と併せて基準を決めることがポイントです。具体的な基準としては、役職ごとの成果や業績への貢献などが挙げられます。
成果評価
前述した能力評価、職務評価、役割評価でも成果を問う項目はあるものの、成果評価では会社への貢献度がより重視される傾向です。売上や契約件数などの数値化できる「定量評価」と、数値が難しい「定性評価」のバランスを保ちながら、給与や賞与の支給額を決めます。
報酬制度
報酬制度は、等級制度や評価制度に基づいて報酬を決定する仕組みです。一般的には、等級ごとに報酬テーブルが設定されており、下限値と上限値が設定されています。
また、報酬は、給与や賞与などの「金銭的報酬」、仕事の権限拡大や学習機会の獲得といった「非金銭的報酬」の2種類に分けることが可能です。報酬制度としては、主に給与（基本給）・賞与・手当・退職金の4区分があります。
給与（基本給）
基本的な給料で、残業代・賞与・退職金のベースとなる賃金を指します。金額を決める要素は、年齢や勤続年数、能力、業績などさまざまです。昇給の頻度は企業によって異なるものの、多くの場合は年に1回もしくは半年に1回程度行われています。
賞与
給与とは別に支給され、個人の成果や会社の業績などに基づいて金額が決まります。年2回の支給が一般的ですが、賞与を支給しない企業も少なくありません。賞与として金銭のやりとりを行わない代わりに、社員に自社製品を贈ったり、特別休暇を付与したりするケースもあります。
手当
残業代・休日手当・交通費・住宅手当・家族手当など、会社が社員に対して支給する給与・賞与以外の賃金が手当です。法律で支給が定められた手当と、会社が独自に支給を定める手当の2つの種類に分けられます。
退職金
退職時に支給される報酬のことです。一般的に、勤続年数が長くなるほど退職金も高くなりますが、近年は退職金制度の廃止が進んでおり、支給しない企業も増えています。
人材活用制度
人材活用制度とは、社会情勢の変化に対応し、人的資源を有効活用するための制度です。具体的には、時短勤務・在宅勤務・同一労働同一賃金などが挙げられます。最近では、新型コロナウイルス感染症の感染拡大により活動が大きく制限された際に、在宅勤務制度を取り入れたことで、限られた労働力を有効活用できたという事例がありました。
その他
人事制度には前述したもの以外にも、幅広い要素が含まれます。たとえば、労務管理・勤怠管理・給与計算・残業管理・社会保険手続きなども、人事制度を構成する要素です。さらに、企業が成長するためには、社員のスキルアップも欠かせません。人事制度を構築する際は、教育・研修制度についても検討が必要です。
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人事制度の作り方
続いては、人事制度の作り方を6つのステップで解説します。
現状を分析する
まずは、自社の現状を分析することからはじめます。社員へのヒアリングやアンケートを通して、解消すべき課題を具体的に把握しましょう。理想の状態や将来の目標を定義すると、現実とのギャップが明らかになり、自社の人事制度に不足しているものがわかります。
基本方針を決める
現状分析ができたら、人事制度の基本となる方針を決定します。基本方針が具体的に決まっていれば、人事制度に一貫性が生まれます。経営理念をしっかりと理解したうえで、自社のあるべき組織構造・風土・人材要件について、実現できるような人事制度を検討していきましょう。
人事制度を詳細に設計する
続いては、基本方針に基づいて制度を細かく決めていきます。人事制度の設計では、等級制度・評価制度・報酬制度の順に組み立てるのがおすすめです。「等級をいくつに分けるか」「等級ごとの評価項目をどうするか」「評価に応じてどの程度の報酬を設定するか」と順を追って検討することで、スムーズに制度が設計できます。
制度導入をシミュレーションする
人事制度が完成しても、いきなり本格導入するのは好ましくありません。導入前にシミュレーションを繰り返し、改善点を見つけてブラッシュアップしていきましょう。特に、新しい人事制度を導入したことで、人件費がどのように変化するかの検証は慎重に行う必要があります。
導入直後だけでなく、3年後・5年後・10年後も無理のない運用ができるのかを確認してください。
人事制度を公表する
シミュレーションが完了したら、法律面のチェックを行ったうえで、社内に人事制度を公表します。社員の理解が得られるよう、ガイドラインなどの資料を用意しておくとよいでしょう。作り手側が一方的に発信するのではなく、社員からの質問を受け付けるフローを準備しておくと、問題点や改善点の把握に役立ちます。
人事制度の意味・目的とは？見直しが必要なタイミング、設計・構築のポイント
担当者へ研修を実施する
導入前の仕上げとして、関係者向けの研修を実施します。特に重視したいのが、人事評価担当者向けの研修です。どれだけ制度を作り込んでも、現場で正しく運用できなければ高い効果は発揮できません。担当者の認識を統一して評価スキルを向上させることで、社員から信頼されるような制度の運用を目指しましょう。
人事制度の設計ポイント
人事制度の構築では、いくつか注意したいポイントがあります。ここでは、人事制度における3つの設計ポイントを確認しましょう。
社員の理解・協力を得る
新しい人事制度の導入には、社員の協力が不可欠です。変更点だけを伝えるのではなく「どうして変更するのか」「どのような変化があるのか」など、人事制度を変更する意義やメリットなどを説明しましょう。給与が大きく変わる社員がいる場合は、猶予期間を設けて対処するなど、工夫が必要です。
社会情勢を反映させる
人事制度の設計では、社会情勢を反映させることも心がけましょう。世の中は日々変化しており、企業にもスピード感のある対応が求められています。人事制度を見直す際は「社会情勢に合っているか」という視点を意識し、時代に即した内容になっているかを確認してください。自社の人事制度が時代に取り残されていると感じる場合は、思い切った改革が必要かもしれません。
自社に合った制度設計にする
前述したとおり、人事制度は経営理念を軸に組み立てるため、自社に合った制度を構築することが重要です。他社の成功事例をそのまま取り入れても、自社には適していない可能性があり、失敗のリスクが高まります。自社のビジョンや経営戦略、課題などを考慮し、独自の制度を設計しましょう。
人事制度の運用における課題
時代の変化に伴って、人事制度の運用における課題も複雑化しています。ここでは、人事制度の運用における主な課題を把握しておきましょう。
働き方が多様化している
近年、リモートワーク・フレックスタイム・時短勤務・ワーケーションなど、場所や時間にとらわれない働き方が広がっています。働き方が多様化することで、育児や介護とも両立しやすくなり、休職や退職以外の方法を選べるようになりました。
一方で、人事制度の運用が複雑化してしまうといった問題が生じています。企業は、社員が納得できるような基準を設け、評価に反映できる仕組みを構築しなければなりません。
評価の難易度が上がっている
これまで多くの日本企業が採用してきた年功序列制度では、社員の年齢や勤続年数が大きな評価基準となっていたため、客観的なわかりやすさがありました。しかし、年功序列制度の問題点が指摘されるようになり、個人のスキルや業務遂行の能力を踏まえて評価をする企業が増えています。
社員評価の際にも、新たなポイントが加わったことで業務や能力の個別化が進み「評価の難易度が上がっている」という新たな課題が浮かび上がってきました。
成果主義の弱点が浮き彫りになりつつある
成果主義は、年功序列と対比される人事制度です。年功序列制度を見直し、新たに成果主義の人事制度を取り入れている企業は少なくありません。成果主義は、年齢や勤続年数にかかわらず仕事の結果で昇進や昇給を目指せますが、個人主義が強まり、組織としての連携が弱まってしまう点が懸念材料です。
成果主義の弱点が浮き彫りになりつつある昨今、年功序列でも成果主義でもない、自社独自の人事制度が必要とされています。
人事制度を見直すべきタイミング
人事制度の見直しは正しいタイミングで行うことで、業績向上や回復のきっかけになる可能性があります。ここでは、人事制度を見直すべきタイミングを押さえておきましょう。
自社が規模拡大したタイミング
「社員が増える」「海外展開する」など、自社が規模拡大したタイミングは、人事制度を見直す好機です。規模が大きくなるにつれ、業務・承認プロセスが複雑化する傾向にあるため、早めに動き始めるとよいでしょう。
環境・情勢が変わったタイミング
社会環境や自社を取り巻く状況が大きく変化したときも、人事制度を見直すべきタイミングです。古い体制のままだと、新しい人材を確保しづらくなるだけでなく、離職者の増加にもつながります。企業の風土や伝統は守りつつ、環境や情勢に合わせて柔軟に対応していきましょう。
業績を上げたいタイミング
人事制度の見直しは、自社の業績を上げる手段としても効果的です。「業績が落ちている」「従来の方法では通用しなくなっている」といった場合は、人事制度の改定により、業務の効率化や生産性の向上が実現できるかもしれません。たとえば、出産後の離職率に課題がある企業は、子育てに関する人事制度の見直しにより、業績にもポジティブな変化がもたらされる可能性があります。
人事制度の変遷
日本の人事制度は、時代とともに次のような変遷をたどってきました。
・1950年以降：年功序列制度
・1970年以降：職能資格制度
・1990年以降：成果主義・目標管理制度
・2020年以降：ジョブ型雇用
時代の流れを理解する必要はあるものの、最も重要なのは自社に最適な人事制度を構築することです。「世の中の主流だから」という理由で見直すことはせずに「自社に必要な仕組みは何か」という点を見極めましょう。
人事制度のトレンド
人事制度のトレンドは刻々と変化しています。知っておくと便利な人事のトレンドを以下にまとめました。
1on1（ワンオンワン）
上司と部下が1対1で面談を行うことを1on1（ワンオンワン）といいます。1on1ミーティングでは、比較的カジュアルな雰囲気で相互理解を深めることが可能です。上司と部下のコミュニケーションを強化することで信頼関係を築き、エンゲージメント向上や離職率低下を実現します。
1on1ミーティングとは｜注目される背景やメリット・デメリット、話すべきテーマを解説
OKR
OKRとは「Objectives and Key Results」の略です。「目標と主要成果」もしくは「目標と成果指標」と訳されます。OKRは目標設定・管理手法の1つで、従来の目標管理手段よりも高頻度で設定・追跡・再評価を行う点が特徴です。効率的に目標管理ができるという理由から、日本でも導入する企業が増えています。
360度評価
360度評価では、上司だけでなく、同僚や部下の視点からも評価が行われます。上司からの評価だけでは対象者の一面しか把握できず、適切な評価ができないかもしれません。複数の視点から多角的に評価することで客観性が高まり、社員に納得感を持ってもらいやすくなります。
コンピテンシー評価
コンピテンシー評価とは、ハイパフォーマーの行動特性を基準にした評価方法です。コンピテンシー（Competency）とは「能力」「適性」を意味する言葉で、ハイパフォーマー（高い業績を上げている社員）に共通して見られる行動特性を指します。実際に成果を出している社員の行動を評価基準にするため、効率的な人材育成にも効果的です。
コンピテンシー評価の概要・作成手順・評価基準項目サンプル・注意点・活用シーンを紹介！
ジョブ型雇用
職務に適したスキル・経験を持つ人材を採用するジョブ型雇用は、欧米企業を中心に導入されている手法で、日本でも大手企業を中心に増加傾向にあります。ジョブ型雇用のメリットは、即戦力となる人材を採用できる点です。企業の方針に合わせて専門性の高い人材を確保でき、自社を取り巻く環境の変化にも柔軟に対応できます。
ジョブ型雇用で失敗する3つのケース！メリット・デメリットや導入企業の事例について
人事制度のコンサルティング
人事制度の設計では、外部コンサルティングを活用するのも1つの方法です。外部コンサルティングを活用するメリットとしては、以下の3つが挙げられます。
・人事制度について専門的なアドバイスが受けられる
・客観的なデータに基づいた知見を得られる
・制度の根拠を説明しながら効率的に社内に周知できる
外部に依頼する場合は、自社と同じような規模・業界において、実績が豊富なコンサルティング会社を選びましょう。
まとめ
「人材が定着しない」「業績が低迷している」といった課題を抱えている場合は、現行の人事制度に問題があるのかもしれません。人事制度を見直す際は、社会情勢を反映させ、社員のモチベーションが向上するような仕組みを取り入れることが重要です。
自社の現状や課題を分析するためには、タレントパレットの活用がおすすめです。タレントパレットは、社員の情報を管理し、組織の課題を可視化できる機能を備えたタレントマネジメントシステムです。人材の最適配置や戦略的なアプローチ方法に関する資料も用意しているため、お気軽にお問い合わせください。